淺析醫院醫療設備檔案管理的意義和措施

[摘要]醫院設備的現代化程度的重要標志，是醫療、科研、教研、教學工作最基本要素，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件。某些學科的發展相當程度上依賴于設備的發展，起著決定性的作用。因此，做好設備管理已成為醫院管理的重要標志，而設備檔案管理是設備管理的基礎環節。

[關鍵詞]設備管理；重要性；檔案管理

醫療設備檔案，是指醫療設備在從申請、論證、購買到失效報廢的全過程中所產生的各種載體資料，包括文字、圖紙、照片、光喋、軟件包等。為了確保這些資料的真實性和完整性、建立醫療設備檔案信息是非常必要的。

一、建立醫療設備檔案的意義

醫療設備檔案主要形成于申購過程與運行過程，主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術資料等。

首先認識建立設備檔案的重要性。醫療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養記錄、計量設備的相關合格證）等。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對經常出現故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現象及維修經過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。

其次，建立醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備在運轉和使用過程中，由于一些零部件的磨損、腐蝕和松動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設備檔案是必備的條件，它能為設備的使用和維修、保養提供依據。從而縮短停機時間，減少維修費用，降低醫療設備對人體的傷害，減少設備事故隱患的發生率。

再次，設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續。監督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。

二、基層醫院醫療設備檔案管理的現狀

醫療設備檔案工作是醫療設備管理的一項經常性工作，它是醫院醫療設備正常運轉的重要保證和技術支持。在現實工作中，一些醫院的管理部門片面強調對設備的論證和采購環節，只重視設備的考察和引進，設備管理的職能部門對新設備僅僅重視安裝和驗收和調試環節，忽視對醫療設備的相關資料的保存和檔案管理。而醫院的現實情況是，醫療設備的檔案管理工作涉及到設備管理部門、檔案保管部門、設備檔案使用部門等較多的部門。在醫院的具體管理中，三者的責任和分工常常不是十分明確。工作不協調，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發揮各部門職能。加之醫院管理部門如何協調三者的關系，缺乏行之有效的管理和監督手段。特別是醫療設備檔案管理存在的問題不容忽視，醫療設備的檔案管理系統更是薄弱環節。

由于對醫療設備檔案管理工作的意義和重要性認識不足，使得檔案資料管理缺乏科學性，具體表現為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調動時移交手續不清楚。檔案資料保管分散，沒有專人保管，導致檔案資料收集不全，甚至相當一部分資料分散于各科室或個別人員手中，收集困難，甚至發生資料丟失。借閱和歸還手續不嚴格，久借未歸檔的資料沒有及時催還；更深層次的問題是，相當一部分醫院缺乏經過職業培訓的檔案管理專業技術人員。

三、醫院加強醫療設備檔案管理的具體措施

醫療設備檔案的特點及其在醫院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫療設備的科學管理，使之實現制度化、規范化。

首先，確定醫療設備的歸檔范圍。首先要明確管理范圍。對于“三級乙等”醫院，我院規定凡在萬元以上各種進口和國產的精密、貴重、稀缺儀器設備，都必須建立設備檔案。我們根據醫療設備檔案管理要求，結合醫院實際，明確了醫療設備檔案的歸檔內容由兩個部分組成：設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設備檔案。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫院檔案室。同時將有關資料復印下發有關使用科室，讓各科的設備操作者了解認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》和《病案管理規定》等相關法律，增進依法治檔的意識。

其次，明確劃定醫療設備檔案的歸檔范圍。歸檔內容由兩部分組成：設備采購過程產生的文件和設備使用過程形成的資料。①申請及采購過程所產生的文件：采購申請和論證、公開招投標書或采購合同、商務談判記錄、評標和開標文件、中標通知書、正式采購合同、售后服務協議、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、標準配置的裝箱單、貨物運輸單據、安裝調試結果、驗收檢測證明、設備操作說明、維修技術資料，生產制造許可證、注冊登記證、銷售許可證。屬于嚴格監管的特種設備，還需要有政府部門出具的技術鑒定和使用許可。屬于衛生部、省衛生廳嚴格配置的大型設備，必須要有醫療設備配置的許可證。屬于進口的設備，特別是享受國家免稅政策的進出口設備，還需要有機電設備的進口證明、海關免稅證明、報關單憑證、外貿合同、質量保證書、發票憑證、商品檢驗報告、注冊許可證等。②設備使用過程形成的資料有：設備的使用登記、開機負荷累積量、消耗品類型及數量統計、操作規程、故障維修記錄、固定資產的經濟效益分析、使用率與完好率統計、醫療診斷的陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等等。解設備檔案的歸檔內容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

參考資料

[1]國家質量技術監督局.科學技術檔案案卷構成的一般要求.中華人民共和國國家標準，2000，GB/T 11822-2000.

[2]徐璞.轉變觀念創新思維創造大型醫療設備全過程管理模式[J].醫療衛生設備，2004，25（11）：46-47.

[3]王小戈.淺談醫院設備檔案管理[J].中華現代臨床醫學志，2004，2（3A）：2