檔案管理在企業發展中的作用

[摘要]企業檔案就是企業在生產和管理的過程中對國家、社會和企業有保存價值的各種文件材料。范圍涉及較廣，比如會議材料、企業合同、協議書、對企業重要活動的憑證都是企業的檔案。計算機通訊技術的發展，讓檔案管理從原來的實體管理、信息管理轉變成了知識管理。

[關鍵詞]企業檔案；檔案管理

企業的壯大和企業的發展都離不開企業檔案管理，企業檔案管理對一個企業的前景起著決定性的作用。如果企業的檔案管理工作沒做好，那么企業的專利權、專利技術、商標等無形資產都得不到保障。也不能準確的記錄下企業廠房、生產車間、生產設備等有形資產。當企業出現各種糾紛時，也不能及時有效的解決糾紛。企業檔案有良好的管理模式和專業的管理人才，更有利于企業的健康的、持續性發展。

一、企業檔案對企業發展的重要性

（一）企業檔案對企業融資方面的重要性

銀行如果考慮對企業放款的話，肯定是要對企業的實力、資質、管理狀況、社會口碑、項目發展的前景等進行了解。銀行進行發貸的過程時，也會建立相應檔案，保存客戶的資料，便利于下次的合作和交流。這樣，雙方能很快的建立信任、實力和責任的檔案結構。在銷售或者后續服務的時候，能提供很大的支持。

（二）企業檔案對企業發展方面的重要性

企業的發展離不開企業的品牌和信譽、良好的銷售渠道。企業與合作的其它企業相應建立的客戶檔案，對企業的創新、銷售、后續服務、擴大市場充當著不可以或缺的角色。品牌的打造沒有企業檔案的管理的權益保護，品牌可以被別人竊取或者其他問題的出現。它不僅能維護品牌的權益，它還是企業知識產權、專利權、著作權、商業機密權這些無形資產的憑證。這些權益要是失去保障，那企業還談什么發展。企業檔案記錄的企業的創新、獨特是企業發展的突破口，而突破的發展過程和結果、創新點等的記錄就作為企業的保障。當這些出現了外泄、防治、產品權益的時候，企業就要利用這些保障來保護自身的合法權益。

（三）企業檔案管理對企業管理方面的重要性

規范的企業檔案管理制度，有利于企業檔案的工作發展，也能讓企業內部形成良好的規范體系，讓管理活動更加貼切與信息化。良好的檔案管理，讓企業檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、編研等順利進行。從而讓公司的各個部門更快、更好的協作完成公司項目。

檔案管理不僅能大方向上規章企業的管理，也可以從細節上讓企業的管理更加的完善。企業的檔案會把企業員工的資料進行整合，然后經過分析過后再分組管理，可以把每個員工的特點和特長全部的應用到企業上去，特別是在一些活動或者新添項目的時候，更顯得重要。

（四）企業管理對企業專業人才培養方面的重要性

每一個企業的發展和進步，都離不開專業人才的努力。對于專業人才企業都很重視，所以專業人才的培養也是與企業發展密不可分的。企業先從檔案中員工的興趣著手，再制定出合適的培養方案。這必須要有專業的檔案管理人才，首先就要對管理人員進行培訓，讓他們有足夠多的管理方面的知識。然后給與他們足夠實踐的機會，讓他們學會應用管理知識去真正的管理。當然也要有良好的培養環境和導師，這些就需要企業管理部門的支持，也需要檔案工作人員自身興趣問題。這能形成一個良好的循環，能讓企業穩步的向前發展。

二、如何管理企業檔案

（一）管理意識上的培養

企業和檔案管理部門的管理理念應該隨著社會發展，不斷進步、不斷創新。第一，要加強企業檔案管理的觀念，把個人價值和社會價值在檔案管理中明確區分和意識到。部門與部門、部門與領導、領導和領導、領導與工作人員、工作人員之間的交流要加強，明白工作中檔案管理的不足。重新制定一些大眾化、信息化、形式多樣化的檔案管理方案。

（二）檔案管理信息化

采用現代化的信息技術來管理檔案管理部門，對檔案的收集、整理、開發和利用信息的加強。把分散的信息進行整合，在以信息化的形式存儲起來。把檔案信息安全性積極的加強，建立個人身份密碼驗證和防火墻。把檔案管理人員的綜合能力進行加強和提高，檔案管理人員也應該主動參與到計算機知識、檔案管理平臺操作等培訓中，學習到各類的操作能力。讓管理人員在檔案管理信息化建設中，不是走形式化的道路。

（三）檔案管理個性化服務

參考企業的發展歷史，對現狀和以后企業的發展和走勢作出指導和目標，在這一工作上說明了檔案管理工作有服務功能這一大特質。檔案管理工作的宗旨和目標不清楚，導致企業的檔案管理混亂的現狀。所以把檔案工作的服務對象和內容進行梳理，會把檔案管理變得規范，也保證了檔案服務功能。今后檔案工作的重要方向就是個性化檔案服務。

（四）檔案管理的安全保障

檔案的安全問題是檔案管理很重要的一個方面，企業對檔案安全問題也應當十分重視，一個比較完善的安全保障體系的建立顯得格外的重要。檔案信息的復雜性、開放性以及多面性的特色，所以要一個安全防護體系應當具有綜合性、整體性。檔案安全防護體系的高度，決定于體系當中最為薄弱的部分，一個容器中間如果破裂，不管你的容器多高它也只有容納到破碎的地方。所以安全防護系統的每一個環節都不能出現問題，安全系統的崩潰可能就是某一個環節所導致的。所以要構建一個全面的、具有立體化的、全面的檔案安全防護體系，不能讓檔案的任何一個因素受到威脅。在采用最先進的防護措施的同時，設計系統、管理人員、規范制度等方案的實施對檔案信息也進行安全防護。企業要對未來有一定規劃，把目光放遠一些，長期的規劃和持續的運轉，才能實現企業檔案管理對企業最大用途化。

三、總結

全面的安全防護措施，能讓企業檔案得到安全性、長期性、規范性的發展。一個良好的檔案管理體系，能讓企業檔案最大化的幫助企業發展，讓企業穩健快速的發展。檔案對企業來說必不可少，作為推動企業發展的一份子，作為企業最核心的材料。企業檔案對企業的發展是非常重要的，不管從企業資金、長期發展、企業管理、專業人才管理以及對企業權益方面的保護來說，它都是企業的中心。總之，企業的發展與檔案密不可分。

參考文獻

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