房產檔案的數字化管理及應用

[摘要]近些年我國的房地產事業得到飛速的發展，同時與房產有關的檔案數量也在不斷增大，這不但增大了房產檔案管理人員的工作量，也增大了檔案管理難度。為了能夠進一步的提高房產檔案管理水平，使其在房產事業的發展提供有力保障，我們應該在今后的工作中積極實現房產檔案的數字化管理，并不斷提高檔案管理的科技水平。現本文就主要對房產檔案的數字化管理及應用進行探究分析，以供參考。

[關鍵詞]房產檔案；數字化；管理；特點；應用

21世紀是一個經濟發展飛速的時代，也是一個信息爆炸的時代。在當今時代下，各行各業都充滿了各種各樣的信息，房產行業自然也不例外。為了能夠對這些信息進行有效管理來為房產行業提供更優質的服務，就需要采取一定的先進管理技術，盡快實現房產檔案的數字化管理。以下筆者就結合自身工作體會，來談談房產檔案的數字化管理及應用，提出一些提高其數字化管理水平的措施建議。

一、房產檔案管理的特點

自有房產起，就有了房產檔案。房產檔案可謂與人們的生活息息相關，關系到社會民眾的安居樂業。尤其是在近些年，房產問題更是備受關注，使得房產檔案管理工作呈現出一定的新特點。

首先，在房產檔案的管理方面，在計算機信息技術水平不斷提升的今天，房產檔案管理開始實現一定的信息化管理，即管理人員在進行檔案的收集、整理、移交和歸檔等在管理工作時，不需要全部通過手工完成，而是可以采用計算機技術來快速完成這些工作，大大提升了檔案管理的工作效率。同時，這種信息化管理方式也促進了房產檔案管理內容的數字化，一些與檔案管理相關的設備設施、數據庫、軟件等新產品也在不斷的應用在房產檔案管理中。其次，在房產檔案的服務方面，網絡的普及和應用為房產檔案的信息資源共享提供了良好的平臺，這使得房產檔案服務利用的社會服務效率得到了大幅度提升，利用者只要能夠連接網絡，就能夠進行檔案查詢與利用。同時，這也為房產檔案服務多元化提供了便利，房產檔案單位可以建立一定的網站，實現與利用者之間的信息交流與溝通，從而更好的為利用者提供便捷服務。

二、國內房產檔案數字化管理的發展趨勢

在房產檔案數字化管理方面，美國等發達國家的相關技術水平要遠遠高于我國，其在房產檔案數字化管理的相關技術準則、管理制度等方面都已經相對較為完善。這是值得我國學習和借鑒的地方。因為相比之下，我國房產檔案數字化管理由于缺乏先進的理論指導和相關經驗，發展形勢不容樂觀，雖然部分地區取得了較大進展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產檔案數字化管理標準的構建，此外還有不同程度的問題，如數字化管理意識不高、缺乏合理規劃、基礎設施建設不到位、房產檔案信息不完整、管理人員素質不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴重制約著我國房產檔案數字化管理的建設進程，因此我們必須吸收和借鑒先進理念和經驗，立足國情，解決現實問題，促進房產檔案數字化管理健康發展。

三、房產檔案數字化管理的運用

1、實現房產檔案的多樣化查詢

如在電子圖上指到某一幢房屋，即可知道該幢房屋的層次、面積、結構等房屋基本信息，同時也可查到該幢房屋的戶數、產權人、面積、共有情況、分戶圖等產權基本信息。反之，也可以根據房屋坐落、產權人姓名或房產證號等信息查詢到對應的電子產籍圖上的具體位置和周圍配套設施等；甚至可以根據商品房預售許可證或商品房備案合同編號查詢到所在樓盤位置、預銷售信息等。

2、強化圖上查詢統計功能

如在基礎地形圖上劃定相應范圍，就可提供該范圍內所有房產信息的綜合查詢、統計及查詢結果等情況的打印輸出，還可實現圖形輸出打印和專題圖制作及輸出。利用這些功能可對一個物業小區范圍內的房屋情況進行統計，并可在此基礎上對房屋進行一系列的凍結查封限制、物業管理、拆遷管理等操作。

3、發揮數字檔案和檔案原件相互補充、有機管理的優勢

系統可以利用計算機數碼成像技術，建立三維虛擬檔案庫房管理系統，實現數字檔案和檔案原件的一一對應管理。在電腦虛擬庫房內，任意打開檔案架，即可動態顯示檔案。系統會自動進行碰撞檢測，提供導航圖標，引導操作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應的查詢內容，提取檔案，并提供顯示、打印等服務功能。同時對檔案查閱建立相應的權限管理限制，確保檔案實物及電子信息的安全。

4、便于對檔案利用情況的管理

系統對每筆檔案的利用情況都會作詳細記錄，包括借閱人、借閱時間、借閱內容、歸還時間等信息，需要時可按照時間段對檔案的利用情況進行統計匯總。

四、提高我國房產檔案數字化管理水平的策略探討

1、合理規劃數字化建設

在規劃階段，應綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產檔案，然后對其發展作出合理規劃，值得注意的是既應高瞻遠矚構建長遠規劃，又要立足當下完善近期計劃，如針對新增檔案，應在不影響登記發證等日常工作的前提下，可在發證后和實物歸檔前期間實施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數字化檔案庫的利用價值，可首先對當前有效、利用率高的房產資料進行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2、完善數字化管理標準

規范房產檔案信息是實現數字化管理的基礎，因此在建立檔案信息時，應保證信息的真實性、連續性和完整性，具體應涉及產權來源、姓名、身份證、房產類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產權變更的時間、形式、證明等各項房產信息，而且字跡要清晰，排序應規范，圖像、數據等準確無誤，以此保證房產權屬真實、可靠、合法。我國房產檔案數字化管理建設的當務之急就是建立一套針對房產檔案數字化管理的標準和規范，其標準應基于利用價值、安全保密等因素進行設置，以此指導各地房產數字化建設有序開展，優化資源配置，提高房產檔案管理績效。

3、加強基礎設施和人才隊伍建設

基于房產檔案的數字化管理需要一定的基礎設施保障，在完善檔案數字化管理體系的過程中也要充分考慮到基礎設施建設，包括配備標準機房，并保證機房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關要求；配備必要的信息采集設備，如高性能的掃描儀等。另外，與房產檔案管理水平有直接關聯的人員就是檔案管理人員，若其綜合素質較低，是很難進一步提升房產檔案數字化管理水平的。為此還應該加大培訓力度，使所有的檔案管理人員都能夠意識到檔案管理的重要性，并應具備較強的安全保密意識，明確自身職責，保證檔案安全與完整。

五、結束語

總之，數字化管理必然是房產檔案事業發展的主流，我們只有把握機遇，敢于挑戰，著力構建房產檔案數字化管理規范，為其提供完善的基礎保障，方能實現數字化管理的科學化、標準化，從而推動房產檔案管理事業穩健發展。

參考文獻

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