談談國內醫院檔案管理存在的問題和解決方法

[摘要]醫院檔案關系到廣大人民群眾的生命和健康。加強醫院檔案管理對領導決策、醫院發展具有重要意義。我們必須針對管理中的問題找出有效的解決之道，提高檔案管理水平及利用率，為醫院發展及衛生事業改革貢獻力量。

[關鍵詞]醫院檔案；管理；決策

檔案“是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。”醫院檔案包括醫院在醫療業務及相關活動中形成的文件、報表、圖像、圖表、錄音、錄像、光盤等各種檔案。檔案不僅記錄了醫院歷史和現今的管理工作，也包括醫囑、病程記錄、手術記錄、會診記錄、病理報告、X光膠片、各種檢查圖文資料等醫療文書檔案，事關廣大人民群眾的生命健康和醫學學科學的發展。這些信息資源對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。根據檔案管理的客觀規律以及醫院業務發展的特點，認真分析并找出目前醫院檔案管理中存在的問題進而研究解決問題的措施，是醫院檔案管理中的重要任務，也是醫院管理中的一個重要環節。

一、目前醫院檔案管理中存在的問題

檔案管理在醫院運營中的重要性越來越突出，但檔案管理工作仍不能適應醫院發展的需要，主要表現在：

1、檔案意識不強。相當一部分職工檔案意識淡薄，認識不到檔案工作是一種寶貴的信息資源，認為檔案管理只是檔案專職人員的工作，產生與我沒有關系的錯誤認識。

2、檔案管理制度不完善。很多醫院缺乏統一規范的醫院檔案管理制度，隨意丟放或存放檔案材料事件的發生，導致部分檔案資料的丟失，破壞了醫院檔案工作的完整性。

3、檔案管理無遠景規劃，不能適應醫療業務的飛速發展。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、診療科目、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機系統管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

4、檔案工作硬件投入不足，現代管理水平不高。很多醫院檔案用房狹小，不符合檔案保管的“八防”要求，硬件設備老化，即使使用計算機，但也停留在檔案目錄的輸入、輸出和檢索，計算機網絡技術管理檔案的醫院則鳳毛麟角。

概言之，醫院檔案管理面臨深刻的變革，這些問題的出現既是我國管理體制改革的需要，也是科技不斷發展的必然。因此，醫院必須正視現實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

二、加強醫院檔案管理的對策

1、重視醫院檔案管理規劃，保證檔案建設與醫療業務建設同步發展。醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在醫院的建設和發展中是不可缺少或替代的。醫院在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。

2、建立健全檔案管理制度。管理制度是各項管理工作的靈魂，如果沒有一個規劃完整的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。由于現有的檔案管理制度已不能適應新形式發展的需要，根據醫院的需要醫院檔案管理領域也要不斷拓展，及時完善管理制度。醫院應對各項檔案管理辦法進行系統修改補充，使檔案管理制度更加完善和行之有效。

3、不斷提高醫院檔案管理人員的素質。現代社會對檔案信息服務工作的要求越來越高，為提高檔案工作效益，必須注重檔案管理人員隊伍的建設，提高其思想水平和專業素質，增強科學管理能力，更好地勝任本職工作。

4、建立檔案管理現代化方式

（1）建立以反映檔案室內藏和提高利用為目標的檔案信息管理系統。分別建立全宗級、案卷級和文件級的多層面信息存儲、檢索系統，實現檔案信息資源開發、利用和管理工作現代化。

（2）建立維護檔案完整與安全為目的的檔案實體管理系統。設置防火、防盜的自動監控系統、溫濕度自動調控系統，要配置除塵、防磁的設施并防范計算機病毒，以實現檔案實體管理現代化。

（3）改變觀念，樹立創新意識。服務主體由封閉型向開放型轉變；服務方式由實體型向信息型轉變；服務手段由手工型向技術型轉變。

5、建立健全科學的檔案管理規章制度，規范檔案管理行為。要根據《檔案法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，制定檔案綜合管理辦法、檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限、綜合檔案室工作制度等一系列規定和辦法，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作健康、持續發展。

醫院檔案管理工作，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體經營狀況，適時調整管理策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院經營成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。只有不斷用新的理念、新的方法去強化檔案管理，才能提高醫院檔案的有效利用率，才能更好地為社會、為病人服務。因此，做好檔案管理工作對于促進醫院的全面發展、不斷提升醫院在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

參考文獻

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