對電子信息檔案管理的風險分析與其控制探討

[摘要]第三次工業革命以來，現代科學技術已遠超以往的速度發展，辦公室自動化（OA）在企業中的應用范圍也日益廣泛。其中最明顯的變化就是電子信息檔案取代了傳統的文件載體，這種新型的信息記錄手段比之以往顯得更為方便、簡單和快捷。但是在這種科技帶來巨大利好的同時，其自身存在一定的缺陷，具體表現在企業對電子信息檔案的管理存在一定的安全隱患，使得信息和數據有了丟失、泄漏和被盜的風險。針對這些可能存在的風險，企業盡早做好風險的規避、緩解和分散等預防措施，盡力降低風險以及風險帶來的損失。本文重點分析了電子信息檔案存在的風險，并對風險控制的手段進行了研究。

[關鍵詞]電子信息檔案；風險控制；檔案管理

隨著電子計算機在人們工作和生活中扮演著日益重要的角色，其豐富和強大的功能讓生活變得更加方便快捷，尤其是讓企業原本復雜繁瑣的辦公更加的簡單和迅速。隨著信息科技的迅速普及，企業的檔案記錄方式也進入電子信息檔案的模式，全新簡潔的檔案錄入、查詢和交接的功能帶來的巨大的便利，同時也存在著不足。因為電子信息檔案與傳統的檔案模式相比，存在巨大的安全隱患，如果沒有健全、系統的風險管理措施，那么很容易導致企業的數據丟失、泄漏甚至被盜。所以，為了控制電子信息檔案管理的風險，應當積極主動的制定風險管理措施，保障企業信息資源的安全。

一、電子信息檔案管理的風險分析

（一）缺乏系統的電子信息檔案的管理理論

隨著電子信息檔案的發展，傳統的管理理念已經落后于電子信息檔案的管理需要了。由于過去和現在的檔案載體存在巨大的不同，過去的理論很難在電子信息檔案的管理問題上提供足夠的理論支持，而新的理論體系仍在逐步完善的過程中。概而言之，現階段的電子信息檔案缺乏系統、完整的管理理論來指導具體的風險控制工作的開展。

（二）缺乏可靠的電子信息檔案的管理技術

電子信息檔案管理風險防范就是要做好提前預防的工作，規避可能發生的風險，增強信息保護的力度，這些都需要先進的防控技術和管理模式來支撐。現階段，部分檔案管理人對待信息保護的認知度還不夠、缺乏整體認識和風險評估能力，先進防控技術的引進困難，導致了信息安全的風險加大。

（三）缺乏迅速的電子信息檔案的管理反饋

從目前的發展狀況來看，企業電子信息檔案管理風險帶來的損失分為兩個部分。首先是系統受到黑客攻擊之后造成的信息丟失和被盜；另一部分是沒有積極的制定風險補救措施，以此來挽回損失或減少后續損失的發生。前者固然是重中之重，后者也不可忽視。

二、電子信息檔案管理的風險控制

（一）電子信息檔案風險的規避

控制風險作為損失減少的最好方法，繼續進行足夠的預防措施。這樣不但能夠有效的控制風險，更能降低風險控制的成本。引進最新型防控技術，對電子信息技術進行加密，同時培訓專業的計算機技術人員進行系統管理，可以增強管理人員的安全防護意識，防止內部控制力度不足導致的系統漏洞。同時，制定嚴格的風險管理制度，從內部來消除風險發生的可能性。例如，檔案管理的授權制度，進行檔案信息的備份、安全意識講座等。

（二）電子信息檔案風險的緩解

在系統安全的時候，管理者需要預防風險。若存在安全隱患，就應該及時處理。如果當電子信息檔案的管理系統受到外界的攻擊之后，就需要盡可能的把損失降到最小的程度。當企業的檔案信息安全受到威脅之后，不管基于什么樣的考慮，企業都應當積極應對、及時處理，努力將損失減至最小。例如，安全漏洞的補救措施、建立完備的風險應急準備、電子信息檔案的重新布置等手段。

（三）電子信息檔案風險的分散

風險的規避和緩解都是企業從自身進行電子信息檔案的管理，以此提高企業的信息安全系數和減少企業經歷風險之后的損失。而通常的風險控制手段之中，常見的策略就是風險的分散轉移，把客觀存在的風險分散、轉移到企業之外。而這種策略在電子信息檔案管理的應用中，表現為購買意外保險、與服務器供應商訂立合同以及將管理系統外包給專業的公司。這樣的策略簡化了企業的風險管理問題，同時優化了管理資源的配置，更減少了發生危險之后的損失。值得探討的是，這種外包策略固然分散轉移了風險，但是卻創造了新的風險類型，即外包風險。外包對象如果存在不和規范的行為，同樣會造成企業的損失，為了控制這一風險的發生，企業管理人員在進行外包公司選擇的時候一定要對外包公司進行嚴格的審查。

結束語

電子信息檔案的管理風險是廣泛存在的，給企業帶來的損失發生具有不確定性。對企業的信息安全管理者而言，需要加強對于信息安全管理的理論學習，提高對待風險的認知度，保持警惕。從而積極制定科學的風險防控措施，更新有效的防控技術，進一步提高電子信息檔案的管理水平。

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