淺議事業單位檔案的管理

[摘要]事業單位檔案管理工作不僅是事業單位發展的基礎，也是事業單位檔案服務和利用的重要途徑。因此，要科學合理的進行事業單位檔案管理工作，就需要對其中的難點作進一步的研究。筆者在本研究中通過介紹事業單位檔案管理的內涵，進一步闡述剖析了事業單位檔案管理工作中存在的難題，并結合實際情況有針對性的提出了若干解決問題的建議和對策。

[關鍵詞]事業單位；檔案；管理

前言

隨著人類社會由工業經濟時代過渡到了知識經濟時代，事業單位檔案作為一種資源共享方式已經成了人們的共識。事業單位檔案管理是信息時代的必然趨勢，也是事業單位不斷發展的關鍵所在。事業單位檔案管理工作的重要性己引起了政府的普遍關注和廣泛認同。但是由于種種原因，我國現在的事業單位檔案管理工作仍然存在很多難題，解決這些難題成為事業單位檔案管理工作中的一個重點。

1.事業單位檔案管理的內涵

事業單位信息資源屬于信息的一個部分，它與城市和各級政府的信息需求緊密聯系，它不僅僅是可以直接為城市和各級政府提供有用的信息，同時也是反映事業單位發展和生產力現有水平的標志。通過人們的參與，獲取信息并使其成為信息資源，從這一點可以看出人力管理介入對于事業單位信息資源的形成和發展是必不可少的條件，尤其是人類進入信息時代以后，科技進步和社會繁榮已經與信息豐富度成為不可分割的一個整體。事業單位檔案管理過程中通常運用現代科技管理并使之實現最大的存在價值，進而實現事業單位檔案的最佳效用。事業單位檔案管理的主要形式從以圖件文本為主向以電子檔案信息為主發展，這是一個需要長時間發展的過程，需要跟隨時代腳步采用最先進的信息管理技術，從而最大限度地提高事業單位檔案管理效率和利用效率。

2.事業單位檔案管理工作中存在的難題探究

2.1對事業單位檔案管理工作重點的認識不足

事業單位檔案管理水平低，最大的原因還是工作人員對事業單位檔案管理工作的認識不足。尤其是“重管輕用”的錯誤認識比較嚴重，還存在重視管理，忽視利用的問題。這種對重點把握的不到位會導致事業單位檔案管理工作的發展不平衡。針對事業單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規章制度，事業單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規，但是我國的一些事業單位學習國家法律的力度不夠，認識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到事業單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視，就會使得整個事業單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實不到位。

2.2事業單位檔案管理體系尚未全面建立

事業單位檔案管理工作的開展必需在一個完善的管理體制和標準下完成，這是事業單位檔案管理工作能夠順利進行的關鍵所在。因為事業單位檔案管理目前還沒有一個比較完善的標準體系，再加上管理方法欠缺科學性，事業單位檔案管理工作中普遍存在著不規范的問題，不能很好地按照標準進行事業單位信息資源的建設。此外，事業單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財富，但是因為長期對檔案管理工作的不重視，導致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設施十分落后。有些事業單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

2.3信息安全防護不到位

隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，信息化程度也在不斷提高，而信息安全對國家安全的影響非常巨大，因此，信息安全也成為事業單位檔案管理工作中的首要問題。從我國目前信息資源的安全狀況來看，事業單位信息資源管理的重要硬件、軟件和關鍵技術主要還是靠從國外進口，這對事業單位檔案的安全產生了很大的負面作用，使得事業單位檔案管理工作存在很大的顧忌。此外，我國很多事業單位并沒有意識到檔案資源的重要價值，沒有對檔案資源進行充分保護，把檔案管理的重點放在了檔案的收集、整理、保管工作，認為只要檔案不丟失、不磨損便已經實現了有效管理，忽視了對檔案資源的安全防護。

3.針對事業單位檔案管理工作難題的幾點建議和對策

3.1更新觀念，增強認識

在對事業單位檔案管理的過程中，必須明確以下幾個觀念。準確的信息才是取得成功的關鍵，要切實把握信息就是戰斗力的重點，時刻遵循信息資源就是最重要的戰爭資源的原則，把事業單位檔案管理工作擺在增強打贏能力的重要地位，全面穩定落實每一個事業單位檔案管理工作中的細節。事業單位檔案的最大好處在于便于事業單位信息傳播利用，只有在充分的傳播利用中才能發揮其最佳的效用。此外，事業單位檔案管理工作的重點還在于明確事業單位對信息的需求和建設的方向，事業單位信息資源的管理和利用都需要需求來指引。此外，隨著科學技術的進步，信息化的快速發展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養的概念，事業單位檔案管理的工作人員的信息素養對于檔案信息的意義也變得越發重要起來。怎樣在信息化的環境當中提高事業單位檔案管理工作人員的信息素養也成為需要重視的方面之一。對工作人員信息素養的理解主要包括：對事業單位信息的真實性和準確性具備精確的判別能力；能夠做到對事業單位信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么利用獲取的信息。事業單位檔案管理人員需要以自己的專業信息素養為基礎，熟悉事業單位信息的內容及使用方式，掌握事業單位檔案管理工作的關鍵是信息獲取、傳播、處理，包含信息利用在內，這樣才能夠高效的進行管理工作。

3.2加強力度，完善體系

事業單位檔案管理工作在信息化建設中的主體地位，要求我們必須對事業單位信息管理和使用加強力度，使得事業單位檔案管理的發展跟上時代前進的步伐。在這種情況下，必須對事業單位檔案的價值和工作量有所預期，投入相應的財力物力，保證事業單位檔案管理工作與要求相適應。在專項資金和工作人員落實之后，還應該建立完善的事業單位檔案管理體系，確保其運行能夠有一個切實可行的標準的依據和規則。

3.3確保信息安全

信息安全是事業單位檔案管理工作的第一要素。如果信息安全存在隱患，那么事業單位檔案管就很難發揮效用。所以，事業單位檔案必須要進行一體化建設，在信息共享的同時強化信息安全保護意識，保證事業單位檔案在安全的條件下發揮效用。強化事業單位檔案管理工作的安全性，實施嚴格的安全保密措施和管理制度，能夠把信息安全隱患消滅在襁褓中，避免由此造成的嚴重后果。

結語

在這個科學技術飛速發展的信息時代，事業單位的檔案管理工作要求隨之變得越來越嚴格。由于事業單位的檔案管理工作直接影響到事業單位的發展，如何讓這些事業單位檔案信息能夠更好的被管理和服務于事業單位成為值得各級政府和事業單位深思的問題，這也絕對是一個不容忽視的問題。因此，對事業單位檔案管理工作中難題的研究意義非常重大。

參考文獻

[1]胡瑞.淺論事業單位檔案管理系統開發與利用中存在的問題與解決問題的對策[M].北京：中國科學教育出版社，2014：125-126.