淺談醫院設備檔案的管理

[摘要]要根據醫療設備檔案的特點，加強制度化、規范化管理，多形式、多途徑開發利用醫療設備檔案資源。醫療設備檔案管理是醫院管理中的一項重要內容，其管理水平的好壞直接影響到醫院的醫療質量、技術水平和社會、經濟效益的高低，所以加強醫療設備檔案管理是極其重要的。

[關鍵詞]醫療部門；醫療設備檔案；管理

醫院行業是科技含量較高的行業，在醫療實踐活動中；擁有大批先進的醫療儀器設備，這些設備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。如何加強設備和設備檔案的管理，最大限度地發揮設備在醫療、科研中的作用是醫院管理者面臨的重要課題。

一、建立醫療設備檔案的意義

首先，建立醫療設備檔案，能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據，為同類設備的更新換代提供依據。由于一臺先進的醫療設備功能多樣、價格不菲，在引進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創造的效益等。而建立醫療設備檔案，就能為此工作提供證據和參考。

其次，建立醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備在運轉和使用過程中，由于熱力、化學原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設備檔案是必備的條件，它能為設備的使用和維修、保養提供依據。

第三，利用設備保修期和維修期的區別，避免不必要的支出。

二、醫療設備檔案管理存在的問題

1、管理意識淡薄縱觀醫院整體發展歷史，人們普遍存在這樣一種認識：對臨床科室比較重視，往往忽視非臨床科室、后勤部門在醫院所起的作用；對醫療儀器的購置工作非常重視，對其日常的使用情況（利用率）和維修保養等工作缺乏足夠的認識；對醫院病歷、病案資料庫的建立和完善比較重視，對醫療設備檔案資料庫的建立和完善方面缺乏足夠的認識，甚至在某些方面仍是一項空白。這樣往往導致醫院、國家資源的巨大浪費，不能為醫院的發展、壯大發揮最大的效能。

2、設備檔案管理制度不完善由于醫療設備檔案的形成周期長，一般與設備的壽命相同，短則5年，長則20年，環節多而且參與的部門和人員也多，其中某個環節某個部門或某個人稍有不注意或不重視都會影響醫療設備檔案的連貫性和完整性，甚至會造成無法彌補的損失。目前很大一部分醫療單位甚至大型三甲綜合醫院都存在這一現狀：一是有關人員不重視醫療設備檔案資料管理規定，在設備購置驗收時，沒有設備檔案管理人員在現場參與，設備開箱驗收時拿走資料不歸還，造成原始資料的流失。在設備安裝、檢收、試驗等工作結束后，使用科室不上報有關資料或上報內容不全，從而造成設備檔案的殘缺。二是不注意抓平時設備安裝工作中的施工、檢修現場記錄，而是在全部工作結束后突擊填寫相關數據，造成醫療設備檔案數據缺漏或失實。

三、醫療儀器設備檔案的管理體制

1、認真貫徹執行《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識，自覺接受法規的約束和監督。我院醫療設備檔案管理實行分管院長負總責、設備檔案領導小組審查、設備科主任負責、設備檔案兼職管理人員具體實施、設備維修人員參與管理的辦法，實行醫院、科室、操作人員三級管理網絡，統一管理，結合我院實際制定出一整套設備檔案材料形成、積累、整理、歸檔程序，確保設備檔案文件的齊全、完整、準確、系統、安全和及時歸檔。

2、為了建檔的完整性，在設備購置前必須獲取全面的資料。從設備論證到開箱驗收的整個過程中，要注意技術資料收集齊全。當醫療設備到院后，檔案管理人員和設備維修人員要共同開箱驗收并當場填寫驗收報告，將隨機資料收集整理好一并裝入檔案盒，登記建檔。（1）明確管理范圍：凡是醫院醫療用儀器設備，均屬于管理范圍。（2）明確分類方法：以科室為一級分類，按ABCD價值劃分為四類，A類為整機單價≥8萬元以上的設備，B類為價值1萬～8萬元之間的設備，C類為1000～1萬元之間的設備，D類為≤1000的設備。AB類建立完整的設備卷宗，CD類視具體情況收集。（3）明確建檔流程：新購設備建檔流程為：填寫設備卡片→開箱驗收→收集隨機資料→收集相關資料→建立設備履歷表→貼設備標簽→建立使用登記本→建立維修登記本→輸入微機檔案庫→整理歸檔。如設備調撥或淘汰報廢，則為：改動卡片→修改檔案庫→抽調卷宗。（4）定期帳物核查：由醫療設備檔案管理員、設備維修人員、財務人員定期核查歸檔與科室在帳設備，做到帳物相符。

四、建立健全歸檔制度

首先要明確管理范圍。對于中等以上醫院，凡是1000元以上的教學、醫療、科研儀器設備，不論其資金來源、購買渠道如何，均要建立設備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設備，在其選購、安裝、調試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術資料，均應歸檔保存。設備檔案主要形成于申購過程與運行過程。申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術資料等。特大型的設備還包括招標的有關材料、衛生資源配置許可的有關資料。享受國家免稅政策的進口設備，還有海關免稅證明、質量保證書、報關單、外貿合同、發票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維修保養情況記錄、醫療儀器設備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。

總之，醫療設備檔案的建立和完善對資源的充分利用、降低醫療成本和醫院的發展具有重大意義，應該引起足夠重視。在現今信息時代要加強醫療設備檔案動態管理，及時收集和分析信息資源，充分發揮檔案信息的作用，為有計劃引進設備及合理選型提供科學依據，促進醫院管理工作的發展，推動醫療服務水平的提升，更好地為廣大群眾服務。

參考文獻

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