淺談如何做好辦公室工作

摘 要：辦公室在企業(yè)各個(gè)部門中是出鏡率較高的一個(gè)綜合性部門，作為一個(gè)單位的窗口，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的樞紐。辦公室工作如何開展，以及辦公室人員應(yīng)具備怎么樣的素質(zhì)要求，直接影響到整個(gè)單位工作及各項(xiàng)任務(wù)是否能過保質(zhì)保量完成。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，如何在新形勢(shì)下做好辦公室工作，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，是衡量一個(gè)辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)，也是我們面臨的一個(gè)新課題。

關(guān)鍵詞：辦公室；職能；綜合

辦公室在企業(yè)各個(gè)部門中是出鏡率較高的一個(gè)綜合性部門。作為一個(gè)單位的窗口，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的樞紐。辦公室工作如何開展，直接影響到整個(gè)單位工作及各項(xiàng)任務(wù)是否能夠保質(zhì)保量完成。辦公室職能涉及到方方面面，而其綜合性、事務(wù)性與整體性就說明辦公室工作的千頭萬(wàn)緒、錯(cuò)綜復(fù)雜。隨著辦公室工作內(nèi)容的不斷豐富和擴(kuò)展，工作領(lǐng)域也越來(lái)越寬廣，對(duì)辦公室人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高，辦公室人員必須具備多方面的素質(zhì)方能勝任此項(xiàng)工作。那么到底如何開展辦公室工作，或者做好辦公室工作應(yīng)具備怎樣的條件呢。

1、人才隊(duì)伍，素質(zhì)過硬

隨著企業(yè)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，辦公室工作內(nèi)容在不斷豐富，工作領(lǐng)域也越來(lái)越寬廣，對(duì)辦公室人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高。要很好地做好辦公室工作，辦公室人員必須具備以下

素質(zhì)。

（1）作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任感強(qiáng)

要做好辦公室工作，必須要有高度的責(zé)任心。辦公室工作無(wú)小事，哪怕一個(gè)小的環(huán)節(jié)出錯(cuò)，就會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，影響單位整個(gè)大局。這就要求辦公室工作人員要細(xì)心和耐心，在辦文、辦會(huì)、辦事上做到一絲不茍。

（2）廉潔自律，作風(fēng)過硬

辦公室部門作為一個(gè)單位的“管家”，要切實(shí)做到對(duì)單位負(fù)責(zé)、對(duì)所做過的事負(fù)責(zé)、對(duì)自己負(fù)責(zé)。由于辦公室人員身處領(lǐng)導(dǎo)周圍，同時(shí)又參與單位物資采購(gòu)、勞保發(fā)放等敏感工作，身處各種關(guān)系利益中，容易被誤導(dǎo)與誘惑，這就要求我們以身作則，不貪不占，清正廉潔，時(shí)刻保持清晰頭腦，堅(jiān)決抵制不良風(fēng)氣。

（3）文字功底扎實(shí)。辦公室工作的主要內(nèi)容之一就是起草文件、公文處理、撰寫書面材料等。這就要求辦公室人員有扎實(shí)的文字功底，熟悉各種公務(wù)文稿的特點(diǎn)、性質(zhì)和作用，這也是做辦公室工作的最基本的條件。

（4）善于學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)上辦公已經(jīng)成一種“辦公新常態(tài)”，這就要求辦公室人員熟練掌握office軟件、OA系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)交互系統(tǒng)等各種管理軟件，打印、復(fù)印、傳真等操作，遠(yuǎn)程辦公、手機(jī)辦公也是必須要會(huì)的。汽車駕駛同時(shí)也是辦公室工作的一項(xiàng)技能，以備不時(shí)之需。

2、善于協(xié)調(diào)，樂于溝通

辦公室處在溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐位置，承擔(dān)著傳達(dá)上級(jí)指示、上報(bào)下級(jí)報(bào)告、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門關(guān)系的重要作用，協(xié)調(diào)和溝通，對(duì)辦公室工作來(lái)說具有十分重要的意義。

（1）善于協(xié)調(diào)。從雞毛蒜皮的小事到錯(cuò)綜復(fù)雜的國(guó)家大事，無(wú)處不存在著協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)就是一個(gè)秤桿，只有在雙方乃至多方平衡的基礎(chǔ)上，才能順利開展各項(xiàng)工作，所以說做好協(xié)調(diào)是各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)。政策的落實(shí)、工作的開展、效率的提高都離不開較好的協(xié)調(diào)能力。采取合理的方式達(dá)到協(xié)調(diào)，能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作平穩(wěn)有序地開展。

（2）樂于溝通。良好的溝通是成功的開始。溝通是一門學(xué)問，它分為多種形式、多種場(chǎng)合、多種對(duì)象，只有在特定場(chǎng)合下對(duì)特定的人采用特定形式的溝通，才能事半功倍。由于辦公室工作范圍面廣，接觸人來(lái)自各方面、各人性格脾氣、辦事作風(fēng)不盡相同，這就要求我們善于察言觀色，選擇正確溝通方式；

（3）相輔相成，缺一不可。協(xié)調(diào)溝通能力是辦公室人員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，并貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面。在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上更好地溝通。溝通得當(dāng)，才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)單位的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。

3、做好參謀，當(dāng)好助手

辦公室要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，作為單位重要的輔助決策機(jī)構(gòu)，必須要立足不斷變化的新情況和不斷出現(xiàn)的新情況，多動(dòng)腦筋、想辦法、出主意，不斷提高輔助決策能力。

（1）樹立大局意識(shí)。從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，力求參到點(diǎn)子上，謀到關(guān)鍵處。辦公室人員都要站在發(fā)展大局的高度，力爭(zhēng)做到吃透上級(jí)政策、吃透領(lǐng)導(dǎo)意圖、吃透實(shí)際、吃透員工心聲，這樣才能確保寫出的文稿既推陳出新，又符合單位實(shí)際。

（2）超前謀劃意識(shí)。增強(qiáng)預(yù)見性，力求考慮問題早半拍，搶在領(lǐng)導(dǎo)之前。圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)問題，領(lǐng)導(dǎo)未想之事先想，未考慮之結(jié)果先考慮，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和合理化建議，強(qiáng)化參與意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)。

（3）敢于講真話、講實(shí)話。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正確的決策要不折不扣地執(zhí)行，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的決策不妥時(shí)要及時(shí)提醒，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。要多做調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)提供最新、最真實(shí)、最實(shí)際的第一手資料，領(lǐng)導(dǎo)才能做出正確的決策，避免失誤。

4、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

辦公室的工作實(shí)質(zhì)就是服務(wù)，為單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)、為廣大職工服務(wù)，把服務(wù)作為自己的基本工作、重點(diǎn)工作，服務(wù)工作的好壞直接體現(xiàn)辦公室工作質(zhì)量。

（1）為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室除了要為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息之外，還要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，如及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、所需材料等，提醒領(lǐng)導(dǎo)行程安排。

（2）服務(wù)各部門。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間業(yè)務(wù)關(guān)系，協(xié)助制定規(guī)章制度、組織活動(dòng)、分發(fā)文件、提供辦公用品、衛(wèi)生保潔等

工作。

（3）服務(wù)廣大職工。要樹立全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)，拿出百分百的熱情對(duì)待每一位職工，關(guān)心職工工作、職工生活；加強(qiáng)食堂管理、內(nèi)務(wù)管理、辦公環(huán)境管理；豐富職工文體活動(dòng)，切實(shí)為職工做好后勤保障服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：總的來(lái)說，在現(xiàn)代企業(yè)飛速發(fā)展下，辦公室的地位越來(lái)越重要，辦公室的職能也越來(lái)越豐富，對(duì)辦公室人員的要求也更高，我們必須的新形勢(shì)下，在原有基礎(chǔ)為主導(dǎo)的前提下，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，探尋更多、更好、更先進(jìn)的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，把辦公室工作做的更好。