煤炭企業辦公用品的管控和制度建設分析

摘 要：本文探討煤炭企業辦公用品的管控和制度建設措施，確保管理的有效性及規范性，節約成本，增強辦公效率，避免浪費，提高煤炭企業制度建設水平。

關鍵詞：煤炭企業；成本控制；管理

根據煤炭行業實際情況，自各方面提高費用支出管控水平及考核力度，建設合理制度避免辦公用品損耗，自成本源頭降低成本增加效率，遵循勤儉節約制度并使之能夠促進工作效率，對辦公用品管理及應用等環節進行合理規范，提高內部潛力發揮力度，避免鋪張浪費，實施精打細算原則[1]，降低不必要開支，經全面預算管理措施，在滿足辦公用品應用需求的同時，加強節能降耗力度，使辦公用品在應用過程中更具有合理性，使得內部市場化充分發揮杠桿作用。

1.消耗品管理制度

通常在管理中，消耗性辦公用品依照各個部門工作人員使用情況進行定期發放，但某些消耗性辦公用品因工作需要在規定期限內提前使用完畢或所發放量無法滿足正常辦公所需，需再次進行領取的，將對消耗性辦公用品實施交舊領新管理措施，設置交舊領新賬目，內容包括計算器、訂書機、筆芯、鼠標、鍵盤、墨盒、拖把、膠水瓶、紙簍等[2]，在消耗性辦公用品進行領用時，需經領用人進行明確填寫使用表，而且使用表需經使用部門負責人進行簽字確認后方能進行領取，行政部門需將每月的消耗性辦公用品領取表實施詳細統計、裝訂備案，并依據領用表進行下帳處理，方便查看。大頭針、曲別針均應回收復用，而非正式性文件及初稿等，可應用廢棄稿件背面進行打（復）印，有效推動節約風氣的執行。對非生產性支出進行嚴密控制。

2.設備性辦公用品管理制度及維護

制定合理的設備性辦公用品管理制度及維護制度，能夠促進辦公設備有效配置及合理應用，使得各部門工作得到更為良好服務。由于設備性辦公用品屬于固定資產，因此根據設備性辦公用品詳細分類實施合理管理制度具有重要作用。辦公桌（椅）、文件柜、電話機、傳真機、打孔機、復印機、打印機、碎紙機、電腦、空調、投影儀、汽車等物品在應用過程中，均需使用者進行自覺愛護。如辦公桌（椅）等受到正常磨損或在工作時出現意外而導致辦公設備受損無法維修時，需根據管理辦法程序實施合理報廢處理，相關報廢處理需予以制度化，經所使用部門詳細填寫報廢申請單，需部門主管進行簽字確認。經應用部門將設備性辦公用品報廢申請單報至行政部進行合格審批，得到審批后交到財務部予以審核且入賬處理。經主管領導進行審批，獲得審批后可繼續完成報廢手續工作，然后重新領用用品。若出現不正當應用或不合理導致受損則需照價賠付，若不賠付則應按照工資兩倍進行工資扣法，若價格過高無法自當月工資內進行扣出賠付，則應順延，直到將賠款完全扣出。對設備性辦公用品進行維護時需要專人負責，實施統一管理且不定期對各個部門進行詳細檢查，確保公司設備性辦公用品得到良好維護，防止因未及時維護而導致的公司物品損失。對公司電腦實施不定期檢查制度，若在檢查時發現員工未經同意更換配置或私設IP地址導致公司網絡受到影響，需根據公司制度對員工予以處理[3]。對打印機和復印機進行不定期維護，因打印機及復印機屬于設備性辦公用品，在一定程度上也是較為貴重的易受損耗辦公用品，對其不定期予以維修維護具有較為重要的作用，每個使用者都應在使用過程中對其愛護，按照正確的使用方法進行合理操作，若在操作過程中出現不合理使用且發生損壞的，應根據員工獎懲辦法對使用者進行追究處理，但因出現意外情況導致辦公設備受損時除外。員工下班或外出，長時間離開辦公室時，應確保電源已經關閉，若因未確認電源關閉而導致公司出現損失的，將根據情節嚴重程度予以處理。

3.工作作風制度

行政部門應出臺合理嚴格的保密制度。現代網絡雖為信息傳輸提供了便利條件，但同時網絡泄密情況也較為嚴重，因此建立合理網絡管理制度具有必要性。而且辦公室內傳真機也需予以嚴密注意，由于傳真機所接收的資料均對公司利益具有影響作用，因此傳真機具有合理管理制定作用明顯，需建立傳真簽收、登記臺賬制度，且對其立檔備案。傳真機需不定期的嚴格檢查，注意接收、發放傳真是否具有明確詳細的記錄。接收傳真需有獨立傳真登記記錄臺賬，所接收到每份傳真均需明確傳真去向，確定其送達至由關領導、部門等，且注意在其送達后是否經相關領導、部門，防止工作出現漏洞，若情況嚴重極易造成公司損失。對外發傳真需建立獨立傳真登記記錄臺賬，所有對外所發放傳真均需經領導簽字，防止公司機密外漏產生損失。若情況嚴重則需移交司法機關處理[4]。

4.結論

在辦公用品應用過程中實施合理管理措施，可以避免因粗放式造成不必要浪費，使之管理更具有精細化，更符合企業形勢，避免鋪張浪費，最大可能減少不必要開支。辦公用品在實際應用中與井下采煤設備或材料等存在明顯差異，但是實施節約制度依然具有重要意義。明確其節約價值，合理建立有效制度，嚴格執行，形成“節約光榮、浪費可恥”風氣，對于減少浪費提高工作有效性具有重要作用。

參考文獻：

[1]李漢偉.國有煤炭企業投資風險管理機制研究及對策[J].煤炭經濟研究，2014，34（3）：72-74

[2]岳亞凱.鄒議煤炭企業目標成本管理[J].中小企業管理與科技，2013（16）：34-37

[3]王安.煤炭企業集團加強財務管理應實施“六個一工程”[J].煤炭經濟研究，2012，32（11）：92-94

[4]盧愛紅.煤炭企業兩化融合建設研究[J].河北能源職業技術學院學報，2013（1）：31-33