小數據大乾坤

行政事業單位管理會計實務之四，從數據變動中發現玄機。

巧用軟件找問題

打開再熟悉不過的決算軟件，陳實隨機找了一個部門翻看起來。多年的職業習慣，只要一有閑暇，他就喜歡鉆進決算數字堆里，如同警察例行巡街。一方面是了解決算行情，另一方面是及時發現問題，掌握一些數據變動的規律。每次，他都不會空手而歸，總是應了那句話：“功夫不負有心人”。

這回看的是A部門決算，數據總體上看著挺好，無論預決算差異或是收支結構，似乎都在合理的范圍內，沒有發現明顯的問題。正往下翻著，打算“無功而返”的時候，陳實看到了支出明細表中“公務用車運行維護費”和“其他交通費用”兩欄，分別是150萬和200萬。這是什么情況？“公務用車運行維護費”主要是單位公務用車租用費、燃料費、維修費、過橋過路費、保險費等支出，屬于“三公”經費的一項內容，是要向社會公開的；而“其他交通費用”反映的是單位除公務用車運行維護費以外的交通費用，不屬于“三公”經費開支，也不需要向社會公開。一個普通的部門，照理說公務用車的運行維護費是正常發生的，但怎么還會在公務用車以外發生交通工具運行維護費，而且費用還更大？這得好好看看，這部門本級和所屬單位究竟是個什么情況。得到了問題線索，陳實立即打開決算軟件的查詢功能，開始制作查詢模板。

說起查詢模板，這是陳實最喜歡用的一個決算軟件功能，只要輸入想要查詢的指標，設置好查詢條件，一點“確認”就能將符合條件的單位及指標數據全部羅列出來，誰有問題，一目了然，而且直達基層單位。這次陳實新建了一個“公務用車運行維護費”的查詢模板，依次選擇了“單位名稱”、“單位預算級次”、“單位基本性質”、“公務用車運行維護費”、“其他交通費用”和“公務用車保有量”等指標，設置了兩項費用及保有量不為零的條件，開始查詢。結果出來了，這個部門所屬單位大多有公務用車，費用結構卻不盡相同。例如，部門本級12臺車，公務用車運行維護費60余萬元，其他交通費用9萬元；一個研究所7臺車，公務用車運行維護費15余萬元，其他交通費用28萬元；還有一個職業學校沒有車輛數，公務用車運行維護費為0，其他交通費用卻將近100萬元。看著這份單位名單，問題就更明顯了：首先，在正常的公務用車費用以外，為何多家單位都有其他交通費用，而且數額較大；其次，如按公務用車運行維護費計算車均費用，有的單位為4萬元左右，有的單位才2萬元，存在不小的差距；再者，一個學校連一臺公務用車都沒有，卻發生了大額的其他交通費用，不合常理。帶著這些疑問，陳實撥通了該部門財務人員電話，一通刨根問底，真相大白！

原來自中央在黨政機關倡行厲行節約反對浪費以來，財政部門按一定比例對預算單位的一般性支出經費進行了壓縮，并要求單位嚴格執行預算，不得突破。由于各部門對政策把握不同，出了不少狀況，A部門就是其中一個典型。A部門當年為了落實中央精神，大力壓縮一般性支出，甚至包括一些必要的公務用車開支。沒想到的是，當時壓減后的經費數額竟成了以后年度的預算控制數！特別是，這幾年公務用車經費只減不增成了政策紅線，而工作的現狀是部門職責和事務越來越多，公務用車燃料費、維修費等相關成本只增不減，這下子經費不足的問題就暴露出來了。A部門機關本級倒相對還好過些，下屬的事業單位則是叫苦連天。拿公務用車運行維護費為例，近兩年領導干部用車每年的預算標準約5萬元/輛，一般公務用車4萬元/輛，有的單位預算只給了標準的一半，不足部分自行解決；有的新成立單位就壓根沒給安排財政撥款的公務用車經費，全部都得自行解決。這些單位沒有足夠預算，使用公務用車只能從別的名目、別的經費里去列支，就像“公務用車運行維護費”和“其他交通費用”兩個科目，前者有預算紅線控制，那超出的就列到后者里去，若不查就過去了，沒事，但一查就是問題。

陳實一一記下了這些情況和問題。接著，他又打開了其他幾個部門的決算數據，用同一個模板查詢一遍，也發現了類似的情況。這下線索有了，按照這個模板查下去，一定還能發現更多的情況。陳實把手頭的情況和問題整理了下，列出了一個決算分析報告提綱，在建議部分提出：一是要結合公務用車制度改革，摸清各部門公務用車存量，同時按照零基預算原則和預算實物費用定額標準，重新測算各部門公務用車運行維護費需求，在公務用車運行維護費預算總額只減不增的前提下，根據各部門的不同經費需求動態調整預算分配，以保障必要公務的開展。二是要進一步嚴肅財經紀律，遵循先有預算、后有支出的原則，嚴格執行預算，嚴禁單位超預算、無預算安排支出或者虛列支出，加大對單位預算執行、會計信息質量及決算賬表一致性的監督檢查力度，避免不規范的財務會計管理行為。三是要加大預決算信息公開力度，部門預決算應當公開至支出經濟分類款級科目，使社會公眾能夠監督到政府部門的每一項具體支出用途，以公開促進單位改進和規范財務管理。另外，還要厘清公務用車的含義和范圍，是僅指黨政機關等行政單位的公務用車，還是包括事業單位專業業務用車在內的車輛。車輛性質不同，開支標準就會不同，相應的經費預算管理方式也應有所區別。

往來款中“抓”收入

到辦公室坐下后，陳實稍事休息，便打開了電腦中的部門決算軟件，開始查閱決算數據。去年的決算數據剛剛收集起來，其中會有不少新情況和新問題，他要找幾個部門挑一些指標看看，摸摸情況。

陳實打開了一個C部門的數據。這個部門規模不大，就10來個所屬單位，但單位類型較全，既有主管部門本級的行政單位，也有機關服務中心等普通事業單位，還有科研所等科學事業單位，正是“麻雀雖小，五臟俱全”的代表。陳實先看了收入支出決算總表，5億元的總收入中，3億多的財政撥款，1億的事業收入，約4000萬的其他收入；支出主要是基本支出和項目支出，4：6的構成，一組尋常的數據。接著，陳實又打開了資產負債簡表，資產、負債和凈資產的幾個數據看著也還正常。但是，負債中的其他應付款怎么有5000多萬？這相當于本年收入的10%了，似乎比往年都要多出不少。陳實立即打開了部門報送的決算填報說明和分析報告，找到有關財務指標上下年對比情況說明。果然，今年的其他應付款比上年增加了3000多萬，增幅翻番。部門對此的解釋為：所屬事業單位開展科研活動取得的橫向課題經費及其他部門撥付的補助經費增加，相應增加了其他應付款。

那么問題來了，這類經費年底能掛在往來款上嗎？根據《事業單位會計制度》規定，“其他應付款”科目核算的是除應繳稅費等具體事項以外的其他各項償還期限在1年以內的應付及暫收款項，是單位的負債，以后要償還的；而事業單位取得的橫向課題經費，一般是與撥款部門簽訂合同，通過開展專業業務活動提供商品或勞務取得的合法收入，是非償還性資金，依規應記入“事業收入”科目。補助經費更應計入單位的收入了。另外，按照決算編制要求，單位應當在全面核實收入、支出、資產、負債，清理往來款項，并辦理年中結賬的基礎上編制決算，那么單位決算報表上這個“其他應付款”怎么還會越滾越大呢？

陳實在本子上記下幾個數字，又在一旁寫了幾個疑點，拿起辦公桌上的電話，撥了一組號碼。很快，電話那頭應答，是該部門財務經辦人員小劉。幾句客套話后，陳實直入主題，問：“小劉，今年部門收入可好啊？”

“一般一般，要不是財政支持，咱都揭不開鍋。您最知道了，咱家單位創收能力不強。”小劉答道。

“少來這一套，我看你們日子過得很不錯吶，年底你們掛在往來賬的錢可不少啊！”陳實直擊對方軟肋。

“嗯—，這個嘛，我想想。噢，大概有個1000多萬吧，跟往年差不多的。”一被問及掛賬的情況，小劉在電話那頭打起了太極。

“1000多萬？差不多？我看到的可有5000多萬呢，比去年翻了一番！這是怎么回事？”陳實毫不含糊地追問。

“哦，有那么多呢”，眼看確實繞不過去了，小劉開始老實了，“我核實過了，是今年有幾家單位收到的橫向課題經費和其他部門撥的補助經費增加了，我都如實寫在決算說明上了呀，領導。”

“看到了，那我問你，這些單位收到課題經費和補助經費，回頭要還給撥款的部門嗎？”

“不用還。都收到兜里了，怎么還有拿回去的道理？”小劉笑道。

“那能算負債嗎？搞了這么多年財務工作了，你應該知道這些非償還性資金是記入收入而不是掛賬的啊，而且做決算前要清理往來賬，該記收入記收入，該列支出列支出！”陳實一針見血。

“道理我明白，領導。但是，如果我們將這些資金都記入收入，那預決算差異不就很大了嗎？以后年度做預算的時候，會不會因此減少對我們的財政撥款？而且年底這項專項經費結余趴在賬上列到表中，是不是也會影響來年的撥款？如果有影響的話，那這個我可做不了主。”小劉一聽動真格了，也只好實話實說了。

“你還真是‘明白’！少在這叫苦，隱匿收入、少列支出，這都是嚴重的會計問題，做不了主就趕緊上報請示，按照財政財務管理規定進行整改。現在就快要批復決算了，我會跟業務司你們部門的預算分管聯系人溝通這個問題，正式提出整改要求。”陳實強調。

“有您這話，我們立馬整改。”小劉應答。

放下電話，陳實把剛才通話內容簡要做了記錄，并與之前的問題和疑點合并整理，寫下三點意見：一是要求單位規范經濟事項的財務管理和會計核算，對部門橫向撥款、課題收入等非償還性資金應補記收入，資金使用據實列支，結轉或結余資金按規定處理，并在決算報表上反映。二是要求單位編報以后年度預算時要合理、完整編報收入，加強對事業收入、其他收入等非財政資金和結轉結余等存量資金管理，要依據前3年平均收入或一定比率測算，提高預算完整性和資金使用效益，避免決算與預算形成“兩張皮”。三是財政部門和主管部門要加大對決算的審核，在重點審核收支預算執行情況的基礎上，加大對往來款項等資產負債事項的審核，及時糾正單位會計核算問題，規范財務管理，必要時采取賬表一致性專項核查。

寫完，陳實接通了業務司分管C部門的聯系人電話。

（作者供職于財政部國庫司）