高校教學檔案集成化管理模式分析

摘 要：近年來我國高校在國家的支持下取得了明顯的進步，教學水平也得到了有效地提高。教學檔案作為教學管理的重要組成部分，對于高校的科研和教學學習等都具有重要的影響。對于高校教學檔案管理來說目前還處于探索階段，缺少專業化的檔案管理隊伍。教學檔案集成化管理能夠實現學校內部教學資源的整合和統一，對于發揮教學資源的價值具有重要的促進作用，因此有必要加強對高校教學檔案集成化管理的模式研究。

關鍵詞：教學檔案;集成化管理;模式

中圖分類號：G647、G271 " 文獻標志碼：A " 文章編號：1002-2589（2015）20-0081-02

教學檔案是來自于教學一線的教學資料，這是經過實踐檢驗過的教學資源，對于學校的科研以及學科發展等具有重要的參考作用。這些教學檔案是聯系教師和學生之間的重要紐帶，也是學校重要的無形資產，如果能夠借助現代化的手段進行開發，充分挖掘教學檔案的內在價值，對于提高高校的教學水平和質量具有重要的意義。教學檔案的集成化管理實現了信息的有效整合，能夠實現學校資源信息的共享，加快了信息的流轉速度，方便了信息的調取和利用，提高了檔案管理的效率，是教學檔案管理發展的新方向。

一、教學檔案集成化管理的優勢

1.集成化管理簡介。集成化管理一般指在企業工程項目和財務管理方面，通過采取一種能夠調動各個部門的力量，共同完成預期的目標的管理方法，這種管理方式能夠達到整合內部資源，提高管理效率的目的。對于高校教學檔案管理來說涉及的部門比較多，如果采取集成化管理的模式能夠有效提高檔案管理的效率，對于高校的檔案管理和建設工作都具有重要的意義。教學檔案集成化管理滿足了現代檔案管理的要求，不少高校已經開展了相關方面的研究，其方式方法也在逐漸成熟，為其廣泛應用奠定了良好的基礎。

2.檔案集成化管理的優點。對于高校教學檔案管理來說，由于高校在多年的發展中都積累了優秀的師資力量，如果不能夠進行科學化的管理，那么這些知識成果就難以發揮其關鍵作用。因此需要經過有組織、有計劃的管理，實現教學檔案的集成化，這對于提高高校的教學水平具有重要的幫助。集成化管理是為了在學校內部建立門類相對齊全，管理科學、運轉高效，滿足檔案發展要求和高校教學發展規律要求的檔案管理模式。通過集成化管理能夠實現物盡其用，人盡其才的目標，同時也提高了高校檔案管理的水平，能夠更好地服務學校的發展。集成化管理積極的借助了現代信息技術的管理方式，這種管理方式打破了傳統教學檔案管理的方式，能夠極大地提高教學檔案的管理效率，對于教學檔案的調取和應用都帶來了便利。

信息技術的發展，以及網絡在高校的普及，有力地促進了教學檔案的現代化建設，提高了高校檔案管理的效率。特別是隨著數據庫技術以及儲存技術的不斷發展，集成化管理能夠將教學檔案建立統一的數據庫，將相關的教學信息進行整理加工、儲存，并且通過一定的方式來獲取這些教學資源，實現了高校教學信息資源的共享，對于發揮教學檔案的價值以及高校檔案管理都具有重要的意義。

二、高校教學檔案管理的現狀分析

1.對于教學檔案管理不夠重視。近年來隨著高校在科研以及生源等方面的競爭日益激烈，高校將主要的精力和資金都投入了人才建設、硬件設施建設中，對于高校的檔案管理特別是教學檔案管理不夠重視，導致部分高校的教學檔案管理方式落后，難以滿足現代高校的發展需要和檔案管理工作的要求。部分高校對于教學檔案管理的認知還處于傳統的方式，認為教學檔案的價值意義不大，對教學檔案只停留在查閱層次，不重視教學檔案的內在價值和資源共享。特別是難以適應現代檔案的數字化、信息化的發展要求，對于教學檔案的資金投入和人力資源投入都不夠完善，難以發揮教學檔案為高校的教學和科研服務的作用，也影響了高校的辦學水平。

2.缺少專業的現代檔案管理人才。國家對于高等學校的檔案管理人員提出了明確的要求，檔案管理人員應當滿足檔案管理的要求。但是在實際執行中，部分高校的專業檔案人員配備不足，從事教學檔案管理工作中有很多是兼職人員，高校教學檔案管理缺少現代檔案管理的專業人才。在這種管理模式下高校教學檔案存在人員不穩定，難以開展規范、高效、統一的教學檔案管理的現象，難以滿足現代教學檔案管理的要求。對于教學檔案管理來說，只有走信息化、數字化的發展道路，才能真正地發揮教學檔案的服務價值。這都需要既懂檔案管理又懂信息化技術的專業檔案管理人才，只有這樣才能實現高效教學檔案的跨越發展。

3.教學檔案的開發利用效率低。在缺少專業人才和資金投入的背景下，部分高校在教學檔案的開發利用方面的效率比較低下。一些教學檔案管理不夠規范，導致教學檔案數據缺少準確性和完整性，都影響了教學檔案管理應用的效率。還有一些高校內部院系在教學檔案管理方面缺少統一的標準和模式，對于檔案管理缺少嚴謹性，影響了檔案數據的真實性。一些高校在教學檔案管理方面的方法落后，對于檔案的開發和利用率比較低，難以挖掘教學檔案的內在價值，影響了教學檔案的管理質量。

三、教學檔案集成化管理的模式和途徑

1.加強對教學檔案集成化管理的支持。對于教學檔案的集成化管理來說，涉及的部門比較多，需要多個部門的配合和合作。為了實現教學檔案的集成化管理，需要這些相關部門的支持，就需要學校領導層進行組織和協調。同時對于教學檔案的集成化管理來說，也需要領導層提供必要的人力、資金以及設備等方面的投入，只有這樣才能建設滿足現代檔案管理需要的教學檔案資源庫。高校領導要將教學檔案集成化管理納入到高校建設中，為教學檔案管理提供人力、物力支持，要積極引進現代檔案管理的專業人才，實現教學檔案的數字化發展，不斷挖掘教學檔案的內在價值，充分發揮教學檔案的服務功能，更好地服務高校師生的教學和學習，實現資源的共享，提高高校的教學水平。

2.建立有效的教學檔案網絡。隨著信息化的快速發展，網絡應用已經成為高校教學科研學習的重要組成部分，教學檔案也應當自覺納入到校園網絡的建設中，打破傳統教學檔案服務中的地理和空間限制，能夠為更多的師生提供信息服務。教學檔案集成化管理模式是信息時代檔案管理的發展方向，它結合了高校教學發展的實際，是為了提高高校教學管理水平而出現的新方法、新模式。在集成化管理中，要合理利用網絡的手段來提高管理的水平和效率，集成化管理是一種系統管理，需要多個部門的合作，需要整合多種信息，實現信息的內部優化，取得各個部門的最大公約數。網絡化建設成為教學檔案集成化管理的重要組成部分，教學檔案在按照統一的模式建立數據庫之后，更加重要的是如何發揮教學檔案的功能，滿足教學和科研的需要。在高校教學檔案集成化管理中，部分高校雖然已經借助計算機來進行信息處理，但是對于教學檔案的信息資源在開發應用方面仍然處于初級階段，例如對于教學檔案的分類不夠細致，導致信息檢索不夠準確，影響了教學檔案信息資源的應用。對于高校教學檔案集成化管理來說，要及時借助現代信息檢索技術，完善教學原始檔案的整理歸檔等，保證信息數據的規范和準確，這是進行集成化管理的基礎。同時高校也要建立教學檔案信息網絡，滿足師生查詢的需要，這是推進教學檔案管理信息化和現代化發展的重要途徑和方法。高校要對教學檔案管理進行改革，按照信息化技術的發展要求，創新教學檔案信息的工作方法，努力建立教學檔案的信息體系，服務好廣大師生。要進行教學檔案集成化管理的過程中，要加強師生之間的溝通，積極吸納學生的意見，更好地提升檔案信息的服務水平。在構建教學檔案集成化管理模式中，要努力探索，尋找檔案管理信息應用的共性，借助網絡化手段來研究教學檔案管理集成化管理模式的最佳模式和應用需求，使高校教學檔案管理能夠不斷跟隨學校發展的需要。

3.要建立相應的規章制度。教學檔案集成化管理是學校檔案管理工作和學校教學建設的重要組成部分，對于學校的發展具有重要的影響。因此學校應當建立嚴格的規章制度，確保教學檔案資料的嚴謹性、規范性和準確性，這是保證教學檔案集成化管理的基礎。通過建立相應的規章制度，對檔案管理的日常工作提出了硬性要求，確保了教學檔案集成化管理的統一性，防止出現檔案集成化管理因人而異等現象。高校教學檔案集成化管理需要借助信息技術，這對于檔案管理提出了比較高的要求，在規章制度中應當明確規定相應的安全處理辦法，例如日常的安全維護工作，殺毒、查找數據庫的漏洞等，同時還要做好相應的信息資料備份工作，防止資料丟失等，這些都應當涵蓋在教學檔案的集成化管理中。要明確檔案集成化管理中的相關人員的職責，防止出現權責不清、權責不符等現象，導致檔案管理工作出現無人擔責，這些都不利于教學檔案集成化管理工作的需要。

四、結束語

高校教學檔案集成化管理遵循了檔案管理的規律以及教學檔案的應用實際，將教學檔案信息管理和服務工作實現了有機結合，通過全方位、大范圍的集成化管理模式，實現了教學檔案管理的系統性和動態性，緊緊貼合了信息化時代的發展需要。高校教學檔案的集成化管理實現了對檔案信息的全面控制和協調溝通等，實現了多個部門的參與，能夠更好地為高校的教學和科研工作服務，能夠更好地促進教學水平的提高。在教學檔案集成化管理的過程中，要積極借助信息化的手段和方法，打破應用過程中的障礙和藩籬，在保證安全的基礎上盡可能實現教學資源的開放和共享，充分發揮教學資源的內在價值，提高高校的教學質量。

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