淺析企業檔案、圖書、情報一體化管理

隨著改革開放的深入進行，社會主義市場經濟的發展，國有企業不斷轉換經營機制，企業已逐步成為了自我經營、自負盈虧、自我約束的企業法人實體；再加上企業產品設計、生產過程的自動化，設備的智能化以及企業內部管理、外部市場空間的網絡化，以及技術交流、貿易的電子化和所有產品信息化步伐的加快。企業情報、信息、檔案作為企業管理重要的一個組成部分，要想適應企業經營機制的轉變，為企業在市場經營中求生存、求地位、求發展、服好務，就必須從本企業的實際工作情況出發，建立一套適合本企業的檔案資料信息管理網絡系統，造就一支適應當代企業檔案資料信息網絡管理的“復合型”干部隊伍，實行檔案、圖書、情報管理一體化、網絡化，充分開發信息的有用資源，以適應企業深化改革，轉換經營機制的需要，并通過這一現代化網絡管理手段充分為企業的生產和經營服務，這是目前我國企業檔案管理較理想的工作模式。

我們知道，英國工業革命的一個偉大功績是創造了統一的世界市場，它把生產者和消費者的距離拉開。而以信息高速公路為代表的信息技術革命則壓縮了時間和空間，縮短了生產者和消費者之間的距離，即世界各地的人們可以在Internet 上做生意。Internet 強大的功能全方位地改變著企業的經營方式：（1）企業可以獲取商業情報和進行廣告宣傳。利用Internet，通過Gopher.Wais.WWW（world wide web）等查詢工具，企業可以獲取及時而又重要的關于市場趨勢和競爭態勢的情報，對企業決策提供有力根據。還可以在Internet 上公布自己的Web頁面，將自己公司的簡介、新聞、產品發布、文件檔案等放在首頁供一般大眾瀏覽。（2）電子郵件交流業務。Internet 的E-mail信箱功能可以為企業提供方便、迅速和廉價的遠程通信，可以加強企業的國際合作并可以得到反饋而來的關于本企業產品的信息。（3）交互式市場和網絡購物。Internet 可以為消費者提供網絡購物的信息功能。人們足不出戶就可以在電腦里信息選擇自己喜愛的商品、進入企業產品數據庫進行咨詢并做出購物的決策。（4）招聘雇員。企業通過網絡招聘新雇員要比傳統的大眾分類廣告價格低廉。同時企業還可以利用VSENET的newsgroups直接招聘雇員而不必經過中介組織。（5）網上投資。投資商靠個人電腦，在網上可以得到寶貴的投資信息和最低限度的交易費用。以上種種無不與信息傳遞的快慢有著最直接的關系，時間就是金錢的中介是何物？就是信息。

可見，信息產業革命對現如今企業的現代化生產和科學研究的要求必然是檔案、圖書、情報資料的整體性，既需要有比較全面系統的理論依據、數據、參考資料、最新的科技情報和圖書資料，又要有可利用的檔案材料作依據。而我國企業在計劃經濟體制下形成的各成體系、相對獨立、縱向發展的各自獨立的檔案、圖書、情報體系已不能滿足現代化企業橫向發展的多層次的信息需要。具體來說有以下幾點弊病：

（1）造成檔案、圖書、情報資源浪費，不利于資源共享和共同開發； （2）各自為政，縱向發展的封閉系統，既不能適應用戶需要，更不能適應開放社會信息縱橫交流的需要； （3）檔案、圖書、情報同出一體，本是有機整體。即檔案、圖書、情報共同具有信息性、知識性和社會性三種屬性，檔案、圖書、情報可以互相轉化，三者之間相互滲透、相互交叉，有著非常密切的親緣關系。但是由于歷史的原因，使的檔案、圖書、情報進行了分流，各自縱向獨立發展，形成各自的特點，三者之間的差異越來越明顯。隨著信息社會的到來，這種各自為政的縱向發展，就失去了橫向相互聯系，在管理上不利于統籌安排，全面規劃，建立統一的現代化網絡。

當今科學技術的發展和信息社會的到來，給成長著的檔案、圖書、情報工作系統帶來了很大的影響。檔案、圖書、情報在數量、內容和形式上的變化給檔案、圖書、情報的管理工作提出了新的任務，促進檔案、圖書、情報管理一體化：

（1）檔案、圖書、情報資料數量的劇增促進了三者的信息管理工作。

（2）檔案、圖書、情報資料內容交叉、重復的現象促進了三者之間的橫向聯系。促使信息工作者探討各種信息的特點，研究綜合開發、利用的方法和途徑，以提供全、準、精的信息為現代化建設服務。

（3）檔案、圖書、情報資料數量的增加和有效使用時間的縮短，促使檔案、圖書、情報工作部門采取新的對策、措施和技術手段。一是促使三個部門對鑒定對象采取縮微化、微電子化，以解決存貯空間不足的問題，使各種文獻的存貯技術和提取技術有了很大的發展。二是采取文獻檢索的高速化、網絡化，以解決信息部門館藏結構單一，信息不全，提供速度較慢的矛盾，使檔案、圖書、情報資料在其有效期內，發揮最大的效益。

（4）社會對信息需要在數量、質量上的變化，促使檔案、圖書、情報工作者改變工作方式，通過多種渠道和方法提供綜合信息服務。

（5）系統論、信息論和控制論等新理論的出現，使檔案學、圖書館學、情報學的研究趨于整體化、信息化，從而促進了檔案、圖書、情報工作的聯合。

（6）檔案、圖書、情報一體化的整體功能大于各孤立部分的總和。檔案、圖書、情報這三個系統的功能簡單相加的總和，不等于檔案、圖書、情報一體化的功能，而且肯定小于一體化整體的功能。這是因為檔案、圖書、情報融為一體之后，各部分之間存在著橫向聯系和協作，可使檔案、圖書、情報資料共享；建立現代化的統一網絡之后，信息數據庫可相互檢索利用，而檔案、圖書、情報各孤立部分之間是沒有聯系的，即沒有物質、能量、信息的交流，起不到檔案、圖書、情報一體化整體的最佳放大作用。

綜上所述，在企業轉換經營機制的過程中，改革企業信息管理體制，將檔案、信息、圖書一體化管理，是適應當前檔案工作的需要的，是一種權宜之舉，因為它具有這么幾點優勢：

（1）檔案、圖書、情報一體化管理，便于形成企業完整意義上的信息中心，造就優勢互補、整體提高的格局。企業檔案是信息的一種，是一個動態的開放系統，隨時與外界進行著物質、能量、信息的交換。信息則是企業在市場經濟條件下所急需的，它來源于企業自身和外部環境，其大部分來自企業這個系統的外部，它對企業的生產經營具有重要的作用。而圖書則對企業具有參考作用，針對性差。如果將三者統一管理，互相進行信息的交流，就會彌補彼此的缺陷，形成完整意義上的信息系統，為企業發展提供充足的信息資源，從這種意義上講，實行一體化管理益處多。

（2）實行一體化管理，容易抓住企業生產經營的脈博，開發出新的實用信息來。現代企業從生產到經營的每一個環節，都需要大量的信息，而大量的實用信息都是在對已有的信息推測基礎之上產生的。這種預測信息的產生，既需要管理者的膽識，又需要在檔案、圖書、情報的巧妙結合上做文章。如果只有一方面，開發出適應企業發展的信息恐怕是很難的。從這種意義上講，檔案、信息、圖書三者巧妙的結合，可以衍生出企業所需要的信息來。

（3）實行一體化管理，可以增強企業檔案、圖書、情報管理人員的參與意識，調動他們的積極性，為企業振興發展獻計獻策，讓他們有作為，有地位。一體化的管理體制使他們更貼近企業發展的思路，從而認識到，不能單純為管理而管理，管理的生命在于開發利用，在于為企業服務，為經濟發展提供可靠信息。從而調動積極性，充分發揮其主觀能動性，在企業發展中扮演新角色。

（4）實行一體化管理，可以避免不必要的浪費，節省人力、物力、財力。分散管理，各自為政，企業都須對其投入。鑒于三者在管理模式上大體相同，實行一體化管理是有必要的。

檔案、圖書、情報一體化管理可以充分發掘和綜合利用檔案、圖書、情報信息資源，發揮系統整體的功能，并使系統的成長運行保持平衡，使系統正常地發展。但從目前企業信息工作來看，要實現檔案、圖書、情報一體化管理還有一定的距離，還需要從以下幾個方面作出努力：

（1）加強檔案、圖書、情報標準化工作的完備工作，并在此基礎上，建立信息一體化的現代網絡。檔案、圖書、情報的標準化工作是信息一體化管理的基礎。沒有統一標準、綜合加工、檢索信息，信息一體化管理網絡的建立就無從談起，用計算機等現代化設備和手段進行一體化信息服務更無法實現。目前，檔案、圖書、情報界需要標準化的方面很多，例如，在信息的著錄、標引、分類、檢索以及計算機、通訊設備的通用性等方面都應進行標準化。圖書、情報界已普遍使用了《中國圖書館圖書分類法》、《漢語主題詞表》和《文獻著錄條例》等標準；檔案界頒布了《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》等一系列標準；國家標準局發布的《情報與文獻工作詞匯基本術語》，則用于檔案、圖書、情報各部門。標準化工作應該從全局著眼，在小范圍內著手進行，也就是要從信息一體化管理的前景考慮標準化工作的進程。檔案、圖書、情報的標準化工作，在考慮其特點、個性的同時，也要考慮一體化管理的共同性和實用性。在購置現代化設備時更應注意這個問題，否則既影響一體化管理工作，又造成資金和設備的浪費。總之，標準化工作的腳步應該加快，以便為檔案、圖書、情報信息的一體化管理創造良好的條件。

（2）加強計算機、縮微和通訊設備的推廣工作。目前，雖然已有很多檔案、圖書、情報部門配置了計算機、縮微和通訊設備，但上網觀念和網上形象策劃、形象宣傳、產品介紹的意識還很淡薄。今后我們還應加大硬軟件的配置，建立一個立體信息網絡交互管理系統，為共享信息資源創造一定的物質條件。

（3）要擁有一支思想解放、知識結構合理，并能掌握現代化科學技術的新型專業隊伍，為一體化管理提供保證。隨著企業轉換經營機制，信息對企業的生產規模、產品的種類、數量、質量、銷售情況、產品的更新換代，企業的全面管理等起著非常大的作用。企業對于產、供、銷活動實行全面管理，客觀上要求檔案、圖書、情報部門提供全面、準確、鮮活的信息，如果沒有一支適應當代企業檔案資料信息管理的“復合型”檔案干部隊伍，是很難實現的。目前，各大中專院校和一些電大班、業大專科班、短訓班、再教育學習班都開辦了檔案學、圖書館學和情報學的綜合教育課程，為造就這樣一支適應當代企業檔案資料信息管理的“復合型”檔案干部隊伍提供了一定的客觀條件，當然還需要企業主管者的主觀努力、支持才行。

（4）提高企業對檔案、圖書、情報一體化管理的認識，統一思想。

（5）用信息論、系統論的觀點，從一體化管理的角度出發，全面規劃企業檔案、圖書、情報工作。

（6）檔案、圖書、情報工作應經常協調，彼此參加有關業務會議、學會的學術活動，并在此基礎上，先搞好情報源一體化，從全局出發，做到圖書資料網絡化。

總之，隨著企業從生產型向生產經營型轉變，特別是建立社會主義市場經濟體制以后，企業對信息的需求日益強烈。一個企業只有把握企業內外方面的數據，才能占有全面準確的信息，在競爭中站穩腳跟。企業的領導者和決策者，要使自己作出的決策準確無誤，要對企業面臨的各種情況迅速地作出準確的反映和明智的抉擇，就要知己知彼，努力掌握企業內外的各種信息。企業內部信息，包括企業內部的生產、技術、經營、科研、基建、行政等各方面的檔案文件及部分圖書資料。外部信息即企業通過各種渠道和方式獲得的情報，如購買或交換來的刊物，參加會議、談判、看展覽等得到的情報等等。這些信息如果分散管理，很容易造成收集不全，開發不夠和利用不便的狀況。然而，如果在企業內部對它們進行綜合管理，成立企業的信息中心，或把檔案、圖書、情報相對集中起來，就可以充實企業信息，改變信息結構單一的狀況。同時，可以提高企業信息質量，避免大量重復，減少人力、財力、物力上的浪費，更重要的是可為企業領導和科研人員獲得信息提供方便。可見，企業檔案、圖書、情報一體化管理是一種趨勢，不僅具有現實意義，而且具有戰略意義。我們有理由相信并可預見到，在社會主義市場經濟體制下，企業為轉換經營機制而建立企業檔案、圖書、情報一體化的信息中心，必將為企業帶來一場新的革命。

（作者單位：湖北省電力公司）