淺談檔案信息化建設(shè)

摘 要 檔案信息化建設(shè)已成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。通過考察檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，提出了轉(zhuǎn)化思想觀念，加大資金投入規(guī)模；制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃；重視資源建設(shè)，健全服務(wù)體系；充分關(guān)注信息安全問題；加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等建議。

關(guān)鍵詞 檔案 信息化建設(shè) 思路

一、引言

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，社會(huì)生產(chǎn)力正經(jīng)歷著巨大的變革，人們的生活方式也發(fā)生了顯著的變化，人類社會(huì)高歌猛進(jìn)地步入到信息時(shí)代，信息化建設(shè)已成為時(shí)代的主題，信息化戰(zhàn)略成為國(guó)家戰(zhàn)略。檔案信息戰(zhàn)略成為國(guó)家戰(zhàn)略的重要組成部分。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門紛紛將檔案信息化建設(shè)納入本單位工作的長(zhǎng)期規(guī)劃。檔案信息化是支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，它是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)為手段，以檔案資源為核心，以檔案法規(guī)、制度為保障，按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。其實(shí)質(zhì)就是檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，即由注重保管向注重提供社會(huì)服務(wù)利用的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息利用社會(huì)化。當(dāng)前，檔案信息化已成為檔案界普遍關(guān)注的話題。

二、我國(guó)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

檔案作為“信息資源之源”，是社會(huì)信息資源的重要組成部分。檔案信息化建設(shè)已成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分，是提升檔案部門服務(wù)效能及應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害保護(hù)實(shí)體檔案的重要途徑。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，才能適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展。從國(guó)際上看，自上世紀(jì)90年代以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，使世界各國(guó)的檔案工作朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。美國(guó)最早建成了全國(guó)檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全國(guó)數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為首個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國(guó)家。隨后，加拿大、英國(guó)、澳大利亞等國(guó)也先后著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。我國(guó)在此情形下也開始了檔案信息化建設(shè)的步伐，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》正式拉開了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的序幕，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)綱要》明確了檔案信息化建設(shè)的方向、基本內(nèi)容和要求，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程已被提上各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)重要工作日程，成為各檔案機(jī)構(gòu)開展工作的重點(diǎn)內(nèi)容。經(jīng)過近些年的努力，我國(guó)檔案信息化建設(shè)取得了長(zhǎng)足發(fā)展，但暴露出的問題也不少，如地方政府和一些單位對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，資金投入有限，導(dǎo)致檔案的軟、硬件設(shè)施配備低，達(dá)不到信息化的要求，影響了檔案信息化的進(jìn)程；檔案部門從事信息化工作的技術(shù)人才數(shù)量嚴(yán)重不足，結(jié)構(gòu)不甚合理，人才引進(jìn)培養(yǎng)、激勵(lì)約束機(jī)制等方面存在制度性缺陷，成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素；忽視檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一健全的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，通用性差，資源浪費(fèi)嚴(yán)重；安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，缺少嚴(yán)格的管理，檔案信息安全受到很大威脅。這些問題的存在，對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)深具影響，需要引起重視并加以解決。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的思路

1、轉(zhuǎn)化思想觀念，重視檔案信息化建設(shè)。檔案信息化是適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)的戰(zhàn)略要求，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案部門的工作必須從思維方式、管理模式等方面進(jìn)行改革，由傳統(tǒng)管理逐步走向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理利用，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)化固有觀念，以服務(wù)社會(huì)為目的，樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，一定要把檔案信息化建設(shè)工程放在重要位置，并給予政策方面的傾斜和扶持，加大資金投入規(guī)模，改善基礎(chǔ)設(shè)施條件，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2、制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃。目前全國(guó)檔案行業(yè)都在按著自己的想法進(jìn)行著信息化建設(shè)，致使信息化建設(shè)處于無序、混亂的狀態(tài)，造成了一些無謂的浪費(fèi)，影響了信息化建設(shè)的整體步伐。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，為加快檔案信息化建設(shè)，檔案部門要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以及信息化的階段性任務(wù)和具體實(shí)施步驟，使檔案部門能夠有據(jù)可依，更規(guī)范更科學(xué)的開展信息化建設(shè)。

3、重視資源建設(shè)，健全服務(wù)體系。這是檔案信息化建設(shè)的重要條件。要將檔案資源建設(shè)擺在突出位置，并與服務(wù)設(shè)施建設(shè)有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案信息服務(wù)體系，方便社會(huì)公眾利用檔案資源。為此，既要重視傳統(tǒng)檔案實(shí)體資源的開發(fā)利用，更要重視數(shù)字化檔案信息資源的整合共享，建立大容量的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案信息資源庫(kù)，形成基于網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息資源查詢利用平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)不同來源、不同平臺(tái)、不同形式的檔案信息資源共享利用創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的增值服務(wù)，更好地體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。

4、充分關(guān)注信息安全問題。檔案信息共享會(huì)增大系統(tǒng)安全的風(fēng)險(xiǎn)。信息共享渠道增加了獨(dú)立系統(tǒng)的進(jìn)入點(diǎn)，不僅會(huì)使系統(tǒng)管理復(fù)雜化，還會(huì)增加被侵害的機(jī)會(huì)，這也是很多系統(tǒng)不希望深層次共享的原因。為此，保證檔案信息共享系統(tǒng)的安全至為重要。要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)，通過嚴(yán)格的規(guī)章制度、有效的監(jiān)督措施及相應(yīng)的技術(shù)手段，確保信息安全，這樣檔案信息共享才能更加順利，檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步推進(jìn)，并取得實(shí)效。

5、加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才是最重要的資源。檔案信息化建設(shè)本身又是最具有知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代特征的新興領(lǐng)域，因而人才無疑是最重要的建設(shè)源，是保證檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。因此，必須重視檔案信息化人才的培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要管理、檔案、信息技術(shù)、法律等多方面的人才組成的結(jié)構(gòu)合理的隊(duì)伍。要從檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā)，采取加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，引進(jìn)和聘任信息技術(shù)人才和法律人才等方式，盡快建立一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊(duì)伍，并建立科學(xué)的績(jī)效考評(píng)、薪酬分配和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為檔案信息化人才營(yíng)造良好的發(fā)展空間，保證檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：荊州市中心醫(yī)院）