對城市建設檔案管理工作的探討

摘要：城市建設檔案指的是在城市規劃建設和管理中形成的應當保存的文字圖表聲像等各種載體的文件、資料。城市建設檔案可靠、高效的記錄了城市發展的歷史過程和現實狀態，能很好的幫助我們在城市規劃發展和設施建設等各個方面出現的問題上提供書面參考。在城市建設的同時，檔案的管理工作同時也需要不斷的進步，才能適應如今城市的發展形勢，為城市中各項社會事業的發展做良好后盾。

關鍵詞：城市建設;檔案管理;探討

0.引言

在城市現代化高速發展的今天，為了能順利解決城市在飛速發展的同時出現的多方面的需求，對城市建設檔案管理工作的要求也不斷增加。在當今城市的發展狀態下，如何對城市建設檔案進行管理，怎么才能適應這個高科技發展迅速的時代，如何把高科技和城建檔案有效的結合在一起，是檔案管理部門面臨的一個難題。

1.城建檔案存在的價值和意義

一個城市是由各種建筑物、道路、輔助設施、景觀等等組成，城市建設檔案是和城市建設同步的，不僅僅詳細記錄城市的歷史發展，也對城市在未來的發展有一定的引路作用。城市建設檔案的存在主要是為了迎合城市的發展，是城市發展的衍生產物。它的進步更多的是依賴于城市的建設，也是為了更好的服務于城市中的各類社會事業。

城市建設檔案在城市的發展之路上有著非常重要的作用。城市的文化特色主要體現方式就是通過城市規劃，而城市檔案為城市規劃提供了良好的參照和基礎。一個城市的特色就在于城市的歷史文化，而通過城建檔案，我們能真實的重現城市的發展軌跡，一個良好的城建檔案管理機制能更恰到好處的弘揚一個城市的文化特色和歷史沉淀。

城市檔案在真正的城市建設中也有著不可替代的作用，對城市的每個環節、每個領域從整體到細節都有著詳細的記錄，能有效的監督項目的進行和發展。是實現城市可持續發展的核心力量，它不僅反應了城市的發展水平，也能敏銳的洞察到城市發展中出現的各類細節問題，在長遠方面推動城市的進步。

2.城建檔案管理的特點

城建檔案在管理上主要有三個特點：復雜性、動態性和準確性。

2.1復雜性

城建檔案中包含了城市各個方面的特征，城市是由各類設施和建筑物構成的，更重要的，是對城市安全的防護的責任，例如城市安全法規、抗震防災等等，記錄的形式也分為不同的文字、表格等形式。

2.2動態性

城市的發展是日新月異的，每時每刻都在經歷著變化的過程。城建檔案的職責就是如實記錄城市各個方面的變化，這就是動態性。城建檔案管理需要及時、有效的更新城建檔案，將城市建設中的最新信息記錄，輔助城市的建設。

2.3準確性

城市發展是一個廣義的概念，而在城市建設中會遇到各式各樣的問題。如各類設施的增建或改建，地下設施的建造更是城建檔案需要著重關注的部分，甚至是一套房子出現的法律糾紛問題，都需要城建檔案如實的記錄在冊，一旦城建檔案的準確性不可靠，那么對城市所造成的巨大損失將難以估量。

3.城建檔案管理目前的主要弊端

目前的城市建設檔案管理中主要有三個問題：設施建設滯后，隊伍行動力不足，管理層問題。

3.1設施建設滯后

設施建設滯后主要表現在，很多城市的城建檔案管理依舊停留在紙質檔案的階段，很多檔案資料的歸類和整理都需要人員去手動操作。導致工作效率低，并沒有將自動化和信息化完全的利用起來。目前有很多城建檔案的管理對計算機都沒有物盡其用，大多數只是用來儲存，造成對資源的極大浪費。并且很多城建檔案由于沒有信息網絡化，導致信息共享有困難，對工作效率的影響非常明顯。所以想要改善城建檔案的管理，對信息自動化的改進是非常必要的。

3.2隊伍行動力不足。

城建檔案管理是一項專業性很強的工作，很多隊伍人員不穩定，并且專業水平低，整體素質不高。很多城建檔案管理部門都缺乏高技術人才，其中想要找到專業性的人才更加困難。所以即使部門中并不缺少現代化的設備，但是由于缺少可以善于利用的人才，也是導致城建檔案管理難以進步的一個主要問題。所以對于城建檔案管理人員的培養就非常重要了，需要有較高的專業知識，而不能僅僅局限于普通的電腦操作。

3.3管理層問題。

很多城建檔案管理層的管理不夠規范，保存的資料不夠全面，管理層的監督上的力度不夠高，也是城建檔案管理工作中的一個問題。

4.加強城建檔案管理的主要措施

4.1增強管理人員的整體素質和工作意識

上面提到過，城建檔案管理的專業性非常強，目前很多管理人員的專業性不夠，這個可以慢慢培養。另一方面，管理人員的素質和工作意識是則是需要好好審查的地方，城建檔案管理工作需要管理人員有高度的工作責任感以及良好的職業道德，需要細致的工作態度。所以加強人員的專業性只是一個方面，更重要的，是要培養城建檔案管理人員的公共意識、服務意識和現代化意識。三種意識間相互影響并密不可分：公共意識需要城建檔案管理工作人員認識到自己不僅僅是在一個部門工作，而是在服務大眾，在為社會各個基層提供幫助;服務意識則需要工作人員認識到自己工作的性質，認識到自己是為社會提供服務的人員而并非公務人員，真正的為城市建設貢獻出自己的力量，為社會公眾提供服務;現代化意識就是需要工作人員了解更多的現代化知識，一貫的沿用過去的城建檔案的管理方法，會導致工作效率降低，在高科技發展迅速的今天，將現代化知識應用到城建檔案管理上，才能更好的提高工作效率，更好的城市建設上提供助力[1]。

4.2加強城建檔案的安全性

如果在檔案中某個環節出現了問題，對于整個安全體系來說都有很大的隱患，甚至帶來一些難以估量的后果。所以城建檔案的安全性也是一個非常重要的部分，要從整體到局部全面分析，梳理相互之間的因果關系，建立起一套立體的城建檔案安全防護系統[2]。在防護對象上，不僅僅要保證檔案的安全性，還要保證檔案信息的安全性，提高城建檔案管理人員的防護意識，無論是管理人員還是利用人員，要形成對城建檔案的危機感，相互監督，意識到保密的必要性。其次，運用現代化技術，對城建檔案實行無縫隙的保護。還需要在法律法規上對城建檔案實行保護，建立起一個全面的、立體的對城建檔案進行保護的安全網。

除此之外，城建檔案管理人員想要管理好各類檔案，還要熟悉檔案文件的形成和歸檔范圍，從項目規劃開始，就對城建檔案進行全程跟蹤的整理工作。在城市建設過程中，城建檔案管理人員需要經常和項目之間保持聯系，在現場進行跟蹤檢查，在出現問題之后及時記錄，并監督改進，盡量減少返工頻率以及無用的檔案材料，為項目驗收時減少阻力。

在如今這個現代化的社會里，在繼承傳統方法的基礎上，熟練運用現代化技術，能更好的進行城建檔案的管理。例如在網上展覽特色數據庫個性化查詢服務等資源，經過互聯網的傳播之后，信息受眾面擴大，傳播速度更快，方便了各個部門之間的協調工作。

4.3保證城建檔案存放地點的安全

城建檔案無論是現代化設備，還是紙質文檔，都很容易因自然災害或人為遭受損失，所以城建檔案必須配備基本的一些配套設施，如閱覽室、計算機用房、保護技術工作用房等等。在檔案的防護上也需要進行全面的檢測和防護，做到最起碼的防盜、防火、防潮等等防護措施。

4.4對現代化手段的防護

隨著科技發展，城建檔案必然需要通過計算機來進行管理。雖然計算機給城建檔案管理上帶來了很大的方便，但是計算機的安全性也一直是一個不安定的因素。電子文件的數字信息化，由于信息和載體的可分離性，以及信息的易修改、易丟失、易共享等屬性，所以在城建檔案管理上，現代化手段的防護一定是要著重強調的，要采用大量的安全措施來保證信息的安全[3]。

5.結語

在中國經濟飛速發展的今天，城市的發展對于城建檔案的管理提出了更高的要求。所以在完善城建檔案管理上我們要快速、有效的進行改革，與國際接軌，創造出一流的城建檔案管理機制，為國家城市建設提供更好的服務。

參考文獻：

[1]高原.城市建設檔案管理的困境與建議[J].檔案管理，2011，02：41-43.

[2]吳娟.城市建設檔案管理工作如何與時俱進[J].城建檔案，2010，11：41-42.

[3]楊云明.城市建設檔案管理問題研究[J].福建建材，2012，06：107-111.