辦公應用系統(tǒng)建設的改進思路

引言

每個企業(yè)在進行信息化建設時，都會先建設一個辦公系統(tǒng)。而具有一定信息化程度的企業(yè)，都有著稱為“OA系統(tǒng)”、“綜合辦公系統(tǒng)/平臺”或“協(xié)同辦公系統(tǒng)”等不同名稱的一個或多個辦公支撐系統(tǒng)。

本文就企業(yè)辦公系統(tǒng)建設時遇到的一些基本問題進行梳理、討論，為企業(yè)制訂辦公系統(tǒng)建設方案時提供參考。

企業(yè)辦公系統(tǒng)建設及應用通常存在的主要問題

通過對多個企業(yè)辦公應用系統(tǒng)的調(diào)研、分析，我們認為多數(shù)企業(yè)辦公系統(tǒng)的建設和應用不同程度地存在以下需要解決的問題：

缺乏合理的總體規(guī)劃、技術(shù)方案不完善。

存在不同技術(shù)路線和技術(shù)平臺，直接增加了總體的建設和應用費用。

面對各種產(chǎn)品定位不同、系統(tǒng)功能各異、品牌繁多的辦公軟件產(chǎn)品，不知如何選擇。

定制化需求實現(xiàn)周期長、成本高，導致辦公應用的需求得不到及時滿足。

集團型企業(yè)內(nèi)辦公應用需求重復度較高，但沒有較好地實現(xiàn)應用系統(tǒng)或模塊的復用，存在重復投資。

為了改善辦公應用系統(tǒng)的建設質(zhì)量和應用效果，梳理系統(tǒng)建設思路，需要從系統(tǒng)組成、需求及定位等多方面進行分析。

辦公應用系統(tǒng)的組成

從“協(xié)同辦公”的視角來看，協(xié)同辦公系統(tǒng)完整的架構(gòu)通常包含5個層面：展現(xiàn)層、協(xié)同交流層、業(yè)務應用層、開發(fā)平臺層、基礎(chǔ)平臺層。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的不同層級可以由一個廠商的產(chǎn)品組成，微軟或IBM都有完整的解決方案，也可以由不同的產(chǎn)品組合搭建而成。

盡管“社交化辦公”是大廠商協(xié)同辦公產(chǎn)品的演變方向，但受限于企業(yè)管理理念的差異，國內(nèi)絕大部分企業(yè)在社交化辦公的成功實踐還較少，僅在部分知識密集型企業(yè)和跨國企業(yè)有成功案例。由于社交化辦公的價值是在改善溝通方式、提高溝通效率的基礎(chǔ)上提高工作效率，而國內(nèi)企業(yè)的需求大部分還處在業(yè)務規(guī)則的實現(xiàn)上，認為基于社交的辦公模式不如基于流程的辦公模式可控制、可管理，社交化辦公的應用還不會廣泛。同時，由于智能手機、平板電腦的普及，“協(xié)同”的方式也在快速演變，社交化辦公模式還在變化。

因此，目前企業(yè)辦公系統(tǒng)建設的思考重點主要是業(yè)務應用層的實現(xiàn)。

（有關(guān)協(xié)同交流層以及“社交化辦公”建設和應用的思路，我們將在以后進行討論）

辦公應用系統(tǒng)在企業(yè)IT架構(gòu)中的定位

如果問辦公系統(tǒng)的用戶，辦公系統(tǒng)的應用范圍是什么？可能獲得最多的回答類似于“主要是辦公室的職能”、“應該就是行政辦公的范圍”。事實上，我們考察不同企業(yè)的辦公系統(tǒng)的應用范圍時看到，大多數(shù)辦公系統(tǒng)應用覆蓋的職能范圍十分廣泛。涉及行政、人事、財務、黨群、生產(chǎn)、銷售等各個方面，并沒有明確的職能范圍。

從辦公應用的建設方式來看，我們可以發(fā)現(xiàn)一個比較重要的事實：ERP、CRM、eHR等系統(tǒng)通常是采用產(chǎn)品套件進行實施，核心的業(yè)務規(guī)則在產(chǎn)品中已經(jīng)具備，而大部分辦公應用的業(yè)務規(guī)則是在系統(tǒng)的定制開發(fā)時實現(xiàn)的。在小型企業(yè)中，通常受預算和能力的限制，在進行需求簡化后，往往選擇已具有常用應用模塊的OA產(chǎn)品。但隨著企業(yè)規(guī)模擴大，信息化需求會越來越復雜，也會要求進行大量的定制開發(fā)。

盡管辦公系統(tǒng)經(jīng)常被看成是企業(yè)員工使用管理信息系統(tǒng)的第一入口，但從企業(yè)信息化整體的技術(shù)架構(gòu)視角來看，辦公系統(tǒng)重點關(guān)注在業(yè)務應用層面，門戶、服務總線、BPM、用戶身份認證、內(nèi)容搜索引擎等技術(shù)功能通常應該由相應的專業(yè)產(chǎn)品實施、搭建。

由此，我們可以把辦公應用系統(tǒng)的邊界劃分的比較清晰。

辦公應用系統(tǒng)的需求功能類型

通常情況下，辦公應用需求沒有復雜的業(yè)務邏輯，不需要采用專有的信息處理的技術(shù)能力。比如一般不進行地理信息處理、數(shù)據(jù)挖掘、大型樹型結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的處理、財務帳務形式的數(shù)據(jù)處理等。

在這4種功能類型之外，還存在一個應用的功能同時具有兩種類型或三種類型的情況。比如流程協(xié)作+臺賬管理、流程協(xié)作+文檔管理、流程協(xié)作+文檔管理+信息發(fā)布等。

經(jīng)過長期建設和應用的積累后，通常可以看到辦公系統(tǒng)中流程協(xié)作類應用比重較大，占比可能超過50%；在沒有統(tǒng)一建設文檔管理系統(tǒng)或知識管理系統(tǒng)的企業(yè)中，文檔管理類應用占比可能超過30%。

辦公應用系統(tǒng)的需求來源

從辦公應用的需求部門及應用范圍來看，可以分成三個不同的需求目標。

不同的應用范圍、需求重復程度，帶來不同的質(zhì)量要求、功能要求和管理要求，建議企業(yè)對此采用不同的建設策略。

辦公應用系統(tǒng)的建設和應用的主要改進建議

1）選擇辦公應用的開發(fā)平臺，首先關(guān)注流程管理、文檔管理、臺賬管理的功能實現(xiàn)能力。

通過較強的開發(fā)平臺快速滿足定制開發(fā)的業(yè)務應用需求。

2）集團型企業(yè)應統(tǒng)一辦公應用的技術(shù)路線，并應進一步實現(xiàn)統(tǒng)一的開發(fā)平臺，完善開發(fā)平臺的技術(shù)水平。

收益1：通過統(tǒng)一的開發(fā)平臺可以落實信息化管控要求

推動信息化管理體系、技術(shù)體系的標準化，有助于落實開發(fā)和運維的標準和規(guī)范；

強化信息安全；

提高技術(shù)自主可控程度；

保障協(xié)同辦公應用信息系統(tǒng)建設、運維的質(zhì)量要求。

收益2：通過統(tǒng)一的開發(fā)平臺為集團成員企業(yè)提供信息化共享服務

總部信息部門可以在技術(shù)、開發(fā)和運維方面發(fā)揮作用；

發(fā)揮總部技術(shù)優(yōu)勢，快速引入新技術(shù)，降低技術(shù)門檻；

提高辦公應用信息系統(tǒng)建設、運維的質(zhì)量水平；

推動信息資產(chǎn)的共享與復用；

直接降低系統(tǒng)采購成本；

降低辦公信息化的總體投入。

3）集團型企業(yè)應建設辦公應用“商店”，促進復用、減少重復建設、提高應用水平

針對辦公應用存在較多重復性開發(fā)、優(yōu)秀的應用沒有推廣機制的情況，應梳理出重用需求較高的應用模塊，選擇效果好的應用實踐進行模板化的集中建設，采用辦公應用“商店”形式進行推廣與使用。配合應用“商店”集團建立激勵機制鼓勵各級用戶單位的應用創(chuàng)新。

辦公應用“商店”的主要特點：

各級用戶單位都能夠看到各應用的介紹、管理理念、評價、改進意見、使用經(jīng)驗；

各級用戶單位都可以參與評價、提出改進意見、發(fā)表使用經(jīng)驗；

各級用戶單位可以按需隨時選擇使用“商店”中的應用；

“商店”中的應用應具有較高的需求適應能力，并具有用戶自己配置和管理的能力。