辦公應用系統建設的改進思路

引言

每個企業在進行信息化建設時，都會先建設一個辦公系統。而具有一定信息化程度的企業，都有著稱為“OA系統”、“綜合辦公系統/平臺”或“協同辦公系統”等不同名稱的一個或多個辦公支撐系統。

本文就企業辦公系統建設時遇到的一些基本問題進行梳理、討論，為企業制訂辦公系統建設方案時提供參考。

企業辦公系統建設及應用通常存在的主要問題

通過對多個企業辦公應用系統的調研、分析，我們認為多數企業辦公系統的建設和應用不同程度地存在以下需要解決的問題：

缺乏合理的總體規劃、技術方案不完善。

存在不同技術路線和技術平臺，直接增加了總體的建設和應用費用。

面對各種產品定位不同、系統功能各異、品牌繁多的辦公軟件產品，不知如何選擇。

定制化需求實現周期長、成本高，導致辦公應用的需求得不到及時滿足。

集團型企業內辦公應用需求重復度較高，但沒有較好地實現應用系統或模塊的復用，存在重復投資。

為了改善辦公應用系統的建設質量和應用效果，梳理系統建設思路，需要從系統組成、需求及定位等多方面進行分析。

辦公應用系統的組成

從“協同辦公”的視角來看，協同辦公系統完整的架構通常包含5個層面：展現層、協同交流層、業務應用層、開發平臺層、基礎平臺層。

協同辦公系統的不同層級可以由一個廠商的產品組成，微軟或IBM都有完整的解決方案，也可以由不同的產品組合搭建而成。

盡管“社交化辦公”是大廠商協同辦公產品的演變方向，但受限于企業管理理念的差異，國內絕大部分企業在社交化辦公的成功實踐還較少，僅在部分知識密集型企業和跨國企業有成功案例。由于社交化辦公的價值是在改善溝通方式、提高溝通效率的基礎上提高工作效率，而國內企業的需求大部分還處在業務規則的實現上，認為基于社交的辦公模式不如基于流程的辦公模式可控制、可管理，社交化辦公的應用還不會廣泛。同時，由于智能手機、平板電腦的普及，“協同”的方式也在快速演變，社交化辦公模式還在變化。

因此，目前企業辦公系統建設的思考重點主要是業務應用層的實現。

（有關協同交流層以及“社交化辦公”建設和應用的思路，我們將在以后進行討論）

辦公應用系統在企業IT架構中的定位

如果問辦公系統的用戶，辦公系統的應用范圍是什么？可能獲得最多的回答類似于“主要是辦公室的職能”、“應該就是行政辦公的范圍”。事實上，我們考察不同企業的辦公系統的應用范圍時看到，大多數辦公系統應用覆蓋的職能范圍十分廣泛。涉及行政、人事、財務、黨群、生產、銷售等各個方面，并沒有明確的職能范圍。

從辦公應用的建設方式來看，我們可以發現一個比較重要的事實：ERP、CRM、eHR等系統通常是采用產品套件進行實施，核心的業務規則在產品中已經具備，而大部分辦公應用的業務規則是在系統的定制開發時實現的。在小型企業中，通常受預算和能力的限制，在進行需求簡化后，往往選擇已具有常用應用模塊的OA產品。但隨著企業規模擴大，信息化需求會越來越復雜，也會要求進行大量的定制開發。

盡管辦公系統經常被看成是企業員工使用管理信息系統的第一入口，但從企業信息化整體的技術架構視角來看，辦公系統重點關注在業務應用層面，門戶、服務總線、BPM、用戶身份認證、內容搜索引擎等技術功能通常應該由相應的專業產品實施、搭建。

由此，我們可以把辦公應用系統的邊界劃分的比較清晰。

辦公應用系統的需求功能類型

通常情況下，辦公應用需求沒有復雜的業務邏輯，不需要采用專有的信息處理的技術能力。比如一般不進行地理信息處理、數據挖掘、大型樹型結構數據的處理、財務帳務形式的數據處理等。

在這4種功能類型之外，還存在一個應用的功能同時具有兩種類型或三種類型的情況。比如流程協作+臺賬管理、流程協作+文檔管理、流程協作+文檔管理+信息發布等。

經過長期建設和應用的積累后，通常可以看到辦公系統中流程協作類應用比重較大，占比可能超過50%；在沒有統一建設文檔管理系統或知識管理系統的企業中，文檔管理類應用占比可能超過30%。

辦公應用系統的需求來源

從辦公應用的需求部門及應用范圍來看，可以分成三個不同的需求目標。

不同的應用范圍、需求重復程度，帶來不同的質量要求、功能要求和管理要求，建議企業對此采用不同的建設策略。

辦公應用系統的建設和應用的主要改進建議

1）選擇辦公應用的開發平臺，首先關注流程管理、文檔管理、臺賬管理的功能實現能力。

通過較強的開發平臺快速滿足定制開發的業務應用需求。

2）集團型企業應統一辦公應用的技術路線，并應進一步實現統一的開發平臺，完善開發平臺的技術水平。

收益1：通過統一的開發平臺可以落實信息化管控要求

推動信息化管理體系、技術體系的標準化，有助于落實開發和運維的標準和規范；

強化信息安全；

提高技術自主可控程度；

保障協同辦公應用信息系統建設、運維的質量要求。

收益2：通過統一的開發平臺為集團成員企業提供信息化共享服務

總部信息部門可以在技術、開發和運維方面發揮作用；

發揮總部技術優勢，快速引入新技術，降低技術門檻；

提高辦公應用信息系統建設、運維的質量水平；

推動信息資產的共享與復用；

直接降低系統采購成本；

降低辦公信息化的總體投入。

3）集團型企業應建設辦公應用“商店”，促進復用、減少重復建設、提高應用水平

針對辦公應用存在較多重復性開發、優秀的應用沒有推廣機制的情況，應梳理出重用需求較高的應用模塊，選擇效果好的應用實踐進行模板化的集中建設，采用辦公應用“商店”形式進行推廣與使用。配合應用“商店”集團建立激勵機制鼓勵各級用戶單位的應用創新。

辦公應用“商店”的主要特點：

各級用戶單位都能夠看到各應用的介紹、管理理念、評價、改進意見、使用經驗；

各級用戶單位都可以參與評價、提出改進意見、發表使用經驗；

各級用戶單位可以按需隨時選擇使用“商店”中的應用；

“商店”中的應用應具有較高的需求適應能力，并具有用戶自己配置和管理的能力。