基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

摘 "要：企業需要管理大量客戶的檔案，通常這些工作都是由業務部門負責的，而對于客戶比較多的企業，需要對客戶檔案進行分散管理，在分散管理過程中遇到了一系列的困難，企業要想實現自身的戰略目標，就需要對檔案管理制度進行合理的、科學的制定，不斷加強客戶檔案管理，這對于管理與利用效益的提高非常有利。在檔案管理模式建立過程中，需要將管理理念和技術結合在一起，這時基于知識服務的檔案管理模式才得以產生。鑒于此，本文針對該檔案管理模式展開相應的理論探索，供大家參考。

關鍵詞：知識服務;檔案管理模式;理論

近年來隨著我國社會經濟的快速發展，科學技術也得到了極大的提高，在信息時代的引領下，基于知識服務的檔案管理模式也發生了一系列的變化。但是各企業都存在屬于自己的特點，在選擇檔案管理模式時，應該與企業的實際情況相結合，選擇適合本企業的檔案管理模式，這樣才能為企業的發展貢獻一份力量。

1.基于知識服務的檔案管理模式概述

1.1基于知識服務的檔案管理模式的內涵

實際上基于知識服務的檔案管理，就是建立管理規則和制度，并利用計算機技術在企業的檔案管理系統中進行編碼，對現有的檔案管理流程進行簡化，以滿足不同用戶的實際需求。基于知識服務的檔案管理模式堅持服務為本，力爭為用戶提供優質、高效的服務，為了對工作的質量及效率進行保證，在實施該模式的過程中需要不斷優化系統，這樣才能使用戶不斷增長的要求得以滿足。與傳統檔案管理模式相比，這種基于知識服務的檔案管理模式與其存在較大的區別，利用這種模式進行管理時，面對的對象時系統的中的所有數據資源，具體包括檔案、資料、文件等相關信息，這種管理模式的實施實際上就是整合知識的過程。該模式在實施過程中始終堅持服務顧客的宗旨，通過互聯網實現與用戶之間的互動，而傳統模式只能針對用戶檔案展開管理，檔案和其他資源之間的關聯性受到了限制，同時檔案資源開發價值的實現也受到了嚴重影響。

1.2基于知識服務的檔案管理模式的理論依據

基于知識服務的檔案管理模式的理論依據在于知識編碼及人性化的服務。檔案管理的主要目的在于為用戶提供有效服務，在編碼時需要融入一些人性化的理念，這樣才能保證檔案管理模式的合理性與科學性。知識編碼實際上就是利用合理的方式編排知識，最終實現知識的共享，促進知識的交流。在知識編碼的過程中，檔案知識體現出有序化的特點，對各領域信息進行匯集，對于經驗的總結非常有利，領導者的決策也會更加科學化，大大提高了服務的針對性。此外，在知識編碼過程中，應注意堅持人性化的總之，為用戶提供高質量的服務，滿足用戶在企業服務中的要求，獲得歸屬感，這樣才能保證企業的健康發展。

2.基于知識服務的檔案管理模式的構建

2.1基于知識服務的檔案管理模式的系統集成

檔案管理實際上就是知識管理，在檔案管理工作開始之前，應對管理體制、管理機制以及具體流程之間的關系確立起來，實現系統集成。首先，應堅持支持與被支持原則。將檔案管理和企業戰略愿景聯系到一起，企業要想實現發展目標，就要將檔案管理體制的作用發揮出來，這種情況下要求檔案管理部門將企業管理和檔案管理聯系到一起，使檔案管理工作的層次上升一個臺階，滿足上一級的管理要求。其次，發揮指導與被指導的作用。在檔案管理過程中，管理機制發揮了重要作用，檔案工作領導關系硬與企業組織關系相匹配，與企業中部門之間的工作相協調，這樣工作才能順利開展。最后，堅持監控與被監控的原則。在系統開發過程中，需要對檔案監督加以考慮，及時監督和反饋才能保證檔案轉化得到協調發展，資源利用率也會相應提高。

2.2基于知識服務的檔案管理模式的目標實現

獲取利潤永遠都是企業發展的目標，檔案庫構建也應該將利潤最大化作為目標。雖然整理檔案的過程并不能為企業創造利潤，但是整理完成后檔案就會被賦予隱性價值，這種隱性價值可以在適當的時機為顯性價值，換句話說檔案整理對實現企業目標是有利的。檔案管理應隨著外界環境的變化做出及時的調整，實現管理過程的創新。總之，檔案部門應該注意將目標意識納入到檔案整理方案中為檔案整理的過程增添動力，為企業未來的發展奠定基礎。

2.3基于知識服務的檔案管理模式的資源整合

在資源整合過程中，不僅需要對檔案及資料進行有序化管理，同時還要實現資源的整合，這種情況下企業檔案管理部門需要利用“大檔案”的思維對其展開管理，從檔案管理全過程對檔案進行整合，整個過程中都需要企業對其展開指導和監控，這樣才能促進檔案資源的轉化與創新。通過檔案的收集、整理等服務，找到檔案之間存在的聯系，一旦遇到困難，需要針對管理系統進行組合與協調，從而為企業的大戰帶來更好的經濟效益，促進整個檔案工作的順利發展。

結語：

綜上所述，隨著近年來我國社會經濟的快速發展，檔案資產作為企業的一筆隱性資產，對企業的發展存在十分重要的意義。因此，需要針對現有的管理模式進行不斷的管理和創新，而基于知識服務的檔案管理模式得以應用以后，企業檔案管理改革速度開始加快，企業發展獲得了極大的進步，企業檔案管理的整體工作水平都得到顯著提升。本文針對基于知識服務的檔案管理模式的內涵及理論依據進行了分析，并在此基礎上對企業檔案管理模式的構建進行了重點闡述，以實現檔案管理工作的改善，促進檔案管理隱性價值朝著顯性價值的方向轉化，以更快的實現企業的發展目標。

參考文獻：

[1]王鸞. 有關知識服務的檔案管理模式下檔案管理的理論探討[J]. 經營管理者，2014，（33）：286.

[2]劉永，周文迪，許燁婧. 嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用探討[J]. 檔案管理，2015，（1）：4-10.

[3]馬宏正. 基于知識管理的數字檔案館問題研究綜述與分析——基于文獻計量法與內容分析法的分析[J]. 廣州廣播電視大學學報，2013，（4）：101-106+112.