基于企業辦公室管理創新與實踐的研究

摘要：近幾年，隨著社會經濟的發展以及經濟全球化的深入，我國企業的發展將面臨巨大的挑戰。在競爭激烈的市場環境下，很多企業都在積極尋找方法來提高自身的競爭力，以求得自身的可持續發展。而提高管理水平，學習國外先進的科學技術，對企業實施全方位管理將會有效的加強企業競爭力。企業眾多管理中，辦公室管理直接影響整個企業的運行，因此，必須不斷改革創新辦公室管理。本文簡單敘述新的經濟形勢下辦公室工作面臨的問題，并深入探究企業辦公室管理的創新與實踐。

關鍵詞：競爭激烈;辦公室管理;創新;實踐

一、前言

新的經濟環境下，我國企業想要在競爭中謀求自身持續性發展，辦公室管理制度的改革以及創新勢在必行。辦公室管理的好壞關系到企業發展的方向，新形式下，要求辦公室管理堅持人文化管理，堅持與時俱進，堅持方式的創新^[1]。管理方式的創新既可以調動企業職員的工作積極性，提高工作效率，又可以節約資源，減少損耗，實現企業可持續發展。

二、辦公室管理的特征

在整個企業中，辦公室具有很強的綜合性。它既是一個管理服務部門，也是企業生產活動正常運轉的紐帶，在企業正常運轉方面占據著不可替代的地位。它具有全局性、操作性、輔助性的特征。

（一）全局性特征

在企業管理服務部中，辦公室綜合能力很強，全局性是它首要的特征。企業得以正常運轉，辦公室發揮很大的作用。辦公室工作貫穿于企業發展的每一個階段，涉及到企業每一個部門，集管理、服務于一體。所以，要求它具備很強的全局性，在工作中可以統籌兼顧。

（二）操作性特征

企業和外部以及企業和企業內部之間進行聯系的主要渠道是辦公室，它處在承上啟下，聯系左右，溝通內處的樞紐地位，具有協調部門間關系，進行信息的溝通以及傳遞的功能。所以，辦公室的操作性特征可以調節、改善關系，加強團隊間的合作，同時也可以建立一種和諧的工作氛圍。

（三）輔助性特征

輔助性特征是辦公室的一個顯著性特征。它在管理者決策上發揮公共關系管理的全局作用，對決策者起輔助性支持，利于企業設計規劃總方向和企業實現整體的目標。

三、辦公室管理的職責

由于全局性是辦公室具有的特征，因此，它的職責包括以下幾點。

首先，對工作的管理，作為企業的信息處理中心，辦公室管理工作主要是管理好各類公文、檔案和日常事務。企業發展過程中，對信息量的需要非常大，能否合理有效的將信息數據進行分類整理影響著企業的發展。此外，由于企業科學管理實現的基礎是對日常事務的管理，因此，企業辦公室管理工作必須加強對日常事務的管理。

其次，對關系的協調。辦公室所具有的全局性決定了它需要和其它部門以及企業外部進行溝通協調。對內，安排好企業各類會議及組織開展重大活動和公共事宜。對外，負責接待外來訪客^[2]。其中，最重要的是辦公室要服務于管理者，輔助管理者將企業的工作安排表達給相關的執行部門。

最后，對領導決策的輔助。由于市場競爭激烈，而管理者的能力是有限的，它需要大量有用的建議和資源信息，因此，辦公室在領導者決策時，為其提供有價值的信息，切實實行輔助職責。

四、辦公室管理存在的不足

為順應社會發展，符合企業經濟運行要求，辦公室管理急需新的管理理念和工作方式。在辦公室管理工作的過程中，它的缺點也逐漸被呈現出來。

（一）辦公室人員的素質不高

由于辦公室管理工作既繁瑣又重要，需要辦公人員有很強的思維能力以及良好的綜合素質。現實工作中，辦公室工作量大而且范圍涉及較廣，工作人員沒有時間參加專業技能培訓，也沒有時間參加各種繼續教育，使得一部分辦公室人員綜合素質不能提高。

（二）辦公室督查工作不嚴

企業管理者所制度的各種目標和決策，能夠順利落實的關鍵是辦公室的督查。辦公室應該根據企業的管理制度，建立起有利于企業發展目標實現的督查部門，為企業決策得以正常開展提供保障。

（三）辦公室管理制度不完善

當前企業的管理制度雖然正在不斷改革并且日益完善，但辦公室作為企業工作的紐帶，管理機制仍需在工作中根據實際情況不斷總結經驗，建立出最新的、最貼近實際情況的管理制度。

（四）辦公室應對突發事件處理能力不足

企業的正常運轉需要一個平穩的發展環境，但是，實際工作中總會遇到一些突發性事件，比如突然停電、談好的合作方案對方突然毀約等。這些在一定范圍上將會給企業帶來一定程度的影響。但是，對于這些突發性事件，辦公室在管理過程中經常缺少合理快速的處理方式^[3]。

五、企業辦公室管理的創新與實踐

在企業辦公室管理部門中，為確保行政管理能力和綜合能力達到要求，要不斷提高辦公人員的綜合素質;為保證各項規章制度能夠得以落實，要不斷提高辦公室的督查能力;為幫助管理者進行科學決策，要不斷加強辦公人員的責任意識、服務意識。

（一）加強辦公室人員綜合素質的培養

辦公室工作協助管理者管理企業的基本要求是能夠具備高素質的綜合能力。企業應利用各種有利條件組織開展形式各樣的活動，比如崗前培訓，技術等級考證，專業定向培訓以及繼續教育等。通過這些活動，可以充分調動他們的積極性，提高綜合素質。此外，為符合社會發展需要，辦公室人員不僅要會基本的文字功能以及具備良好的溝通能力，還應該學習更多的知識，比如法律、計算機等。

（二）提高辦公室管理的督查效率

辦公室有權檢查、督促限期完成的工作任務。每個企業都難免存在一些消極對待工作的員工，這需要辦公室人員切實履行督查職責。以確保企業的工作任務能夠具體落實到位，企業計劃目標能夠按時完成。辦公室應根據相關法律、法規編制企業各項行政管理制度，建立方便、快捷、有威信并且運轉自如的監督部門，切實圍繞企業重心開展工作，提高督查效率，促進企業發展。

（三）提高辦公室人員的責任意識

工作意味著責任，只有不負責任的員工，沒有做不好的工作。企業應提高辦公室人員的責任意識，讓他們認識到辦公室管理的責任和義務，增強自身服務的意識，轉變舊的觀念，在新形式下切實發揮自身輔助功能作用，幫助管理者制定合理科學的決策^[4]。同時，辦公室是企業形象的代表者，工作效率會影響企業的效率，素質的高低也反映出企業的素質。所以，辦公室人員要有強烈的責任意識，嚴格要求自己。不論在外面還是在辦公室，待人處事時都應有品位、有形象、有人格。無論是管理事務還是打理后勤服務，都應保持高度的敏銳性。

（四）提高辦公室對重大突發事件的反應能力

隨著社會經濟的不斷發展，企業在生產經營活動中也會遇到各類突發事件，這會給企業的經濟發展和聲譽帶來負面影響。這就要求辦公室管理工作具有超前意識，擬定并不斷完善企業突發事件應急預案，并與各個部門構建信息網絡。辦公室工作人員要提高敏銳性，及時搜集可能發生突發事件潛在風險的有關信息，科學定性，掌握動向，根據突發事件的性質、特點和危害程度，啟動相應級別的應急處置程序，能夠快速做出決策，運用有效的方式處理突發性事件。從而有效控制、減輕和消除突發事件引起的各種危害。

六、結束語

隨著新型企業管理制度的創新，現代化企業的發展，企業辦公室管理面臨一個新的發展機遇。作為掌握全局，有綜合功能的輔助管理部門，辦公室既可以向企業反映大量的信息，也可以使企業在正常運行中減少工作量，提高工作效率。辦公室職員要注意時刻關注員工的工作情況，調節好員工之間，管理人員和員工之間，企業和外面的聯系，實做好落實管理、協調、服務這三項事項。

參考文獻：

[1]趙曉林.企業辦公室管理的創新與實踐探究[J].辦公室業務，2012，（19）：8-10.

[2]欒伊瑩.芻議企業辦公室管理的創新與實踐[J].辦公室業務，2013，（01）：10.

[3]周海偉.國有企業辦公室管理創新與發展[J].技術與市場，2013，（10）：161-164.

[4]王景軍.企業辦公室管理的創新與實踐[J].中國城市經濟，2012，（02）：127-128.