基于房產登記淺談檔案管理要點

青海省樂都區房地產管理局 青海樂都 810700

摘要：本文以房產檔案管理為例，深入分析了房地產登記檔案管理的特點，并從房產檔案信息系統建設、保障房登記檔案管理、房屋的全生命周期檔案管理及房地產檔案信息查詢管理四個方面展開了詳細的探討。

關鍵詞：房地產檔案；信息化建設；檔案查詢

前言

傳統的房地產檔案管理以實物檔案管理為主，但在信息真實性、動態性、管理效率、協同查詢等方面均存在問題，嚴重制約了檔案的有效利用。隨著信息技術發展與應用，檔案管理信息化建設已經成為房地產檔案管理的重要課題，特別是新的住房制度頒布實施以來，房地產檔案管理信息化的重要性進一步突顯。

1、房地產登記檔案管理的特點

1.1 政策性、專業性強。房地產登記檔案是依據法律、法規和相關政策規定對房地產物權從設立、變更、轉讓等全過程的記錄，合法合規性是其首要特征。同時，登記檔案信息要符合檔案管理的相關專業特征和要求，內容上反映房地產權利狀況和房地位置和面積大小，反映房地產權利狀態的來龍去脈，因而又有很強的專業性。

1.2 動態性、時效性強。登記檔案形成后，房地產權利和房地情況會隨著產權人的變化、房屋的損壞倒塌以及房屋買賣、交換、繼承、贈與等引起的房地產物權轉移而不斷發生變化。隨著我國經濟和城市發展，房屋的拆除、翻改、擴建、土地分割、合并等變更又不可避免，因而房地產處于不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。為保證檔案信息的真實準確，檔案登記信息必須及時有效地記錄變更情況，從而確保房地產信息是動態的、真實的，使登記檔案成為有效的可利用的“活”檔案。

1.3 真實準確性強。登記檔案是房地產物權狀態的真實歷史記錄，這種記錄必須與實際相符。記載的權利人、權利范圍必須清楚，能在權利審核和排解權利糾紛中起憑證和參考作用。真實性是登記檔案的生命，也是發揮檔案現實效用的基礎和前提。

2、加強房產檔案信息系統的建設

2.1 加強房產檔案信息系統建設不是純粹的把手工管理模式搬到電腦上，而是以數據的形式，對儲存數據進行合理的存儲、分發和運算，房產檔案信息管理需要構建檔案信息資源共享體系，構建互聯互通、分布共享的檔案信息服務通道，從而使得房地產檔案信息的共享將成為可能。這就需要檔案管理部門要加強對房產檔案信息的采集工作，房地產檔案信息系統要與房地產交易系統有效結合，房地產交易中產生的房產信息可以便捷的進入房產檔案管理系統，保證了全面有效的房產信息資源。

2.2 對于以往的房地產檔案信息也要采用有效手段，以掃描、手工錄入或者相機拍攝等手段歸入房產檔案系統，海量的房產信息在搜集完畢后，還要進行有效的歸類和組合，建立清晰的房地產檔案信息數據庫。

2.3 由于房地方市場交易的頻繁變動導致房屋產權不斷進行調整，作為檔案管理部門要及時對新的房產信息進行更新和整理，對檔案管理軟件不斷升級，保持信息與產權變動的同步性，實行房地產檔案的適時管理。

3、加強保障房登記檔案管理

隨著我國保障房建設規模的擴大，保障房登記檔案管理工作的重要性開始凸顯。國家房地產管理部門明確要求，市、縣級住房保障主管部門，應當依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請、審核、分配、復核、退出等管理工作服務，為房屋管理、使用、維護提供依據。且應當依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度，規范公開和查詢行為，依法保障住房保障對象的合法權益。市、縣級住房保障主管部門應當配備必要的檔案管理人員，確保檔案安全，統籌安排檔案管理經費，確保足額到位，并嚴格按規定用途使用，不得擠占、挪用。要求對住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則，在申請人獲得住房保障后三個月內完成歸檔。住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況，在房屋分配使用后三個月內完成歸檔；成套房屋應當按套建立檔案，宿舍應當按間建立檔案。建立紙質檔案并同步建立電子檔案，相互印證。對于有不按規定歸檔、涂改偽造檔案，以及擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉讓檔案等行為的責任人員，依照公務員法、檔案法等法律法規給予處分；構成犯罪的移交司法機關依法追究刑事責任。

4、建立房屋的全生命周期檔案管理

隨著經濟社會的發展，近年來我國已建成房屋建筑物的面積不斷增加。由于不同時期建造的房屋有不同的設計標準，在使用過程中，材料老化、房屋改造裝修等，嚴重影響了房屋的使用安全及使用壽命。目前的房地產檔案信息大多集中于房屋權屬、面積、戶型以及交易過程等信息，反映不出來房屋質量狀況目前，我國還沒有比較完整的針對房屋建筑物在長期使用直至拆除階段安全管理的法律法規，相關機構和資金也不能有效應對房屋建筑物的安全管理工作。為了全面掌握各類房屋的“健康”狀況，可以建立房屋的全生命周期檔案，包括建于什么年代、什么結構、設計者和施工者是誰、產權人是誰、曾經遭受過怎樣的自然災害、什么時候對房屋進行過維修，以及什么時候進行過安全鑒定等，從房屋的開發建設到最終的拆除，所有的情況將全部計入檔案中。而且該檔案也會實時動態更新，“比如某房屋的公共部位進行了維修，物業公司隨后就要把相關記錄上傳，記入檔案。”可供業主或者其他相關權利人查詢。從房屋的開發、建設到交易、登記情況，再到建成后的物業管理、使用維護直至最終拆除，房屋在其全生命周期之中的各種情況都將一目了然。將為政府的宏觀決策提供支持。同時，也將服務于一些具體的工作。比如住房限購中核查購房人已有住房的情況，保障房資格核查申請人住房情況，差別化稅收和貸款中核查首套房、二套房等，都可以利用全生命周期檔案查詢。

5、加強房地產檔案信息查詢的管理

目前針對主要由于居民房產檔案信息泄露而出現的“房叔”、“房妹”等事件，房地產交易中心將嚴防居民房產信息泄露，防止“以人查房”和“以房查人”的現象。廣州“房嬸”事件的發生，就是因為當地房產交易登記中心的一名編外人員受人所托，未經任何審批違規查詢公民房產信息，隨后被別有用心的人在網絡上發布。房管部門已經對泄露他人隱私相關責任人進行處理。在這之前發生的“房叔”事件已由廣州市房地產檔案館將泄露房產信息的責任人撤離崗位并對其給予行政記過處分。“個人住房信息系統”是房地產檔案館在全面實行房地產宏觀調控后，按照現行政策，為滿足限購、差別化貸款、契稅優惠等業務需要，專為權利人出具《個人（家庭成員）名下房地產登記情況證明》和登記查考而建。《出具家庭成員名下房產情況證明業務流程》規定有嚴格的使用條件：“權利人自己申請，必須提供本人有效身份證明原件；權利人委托他人辦理的，除提供權利人及受托人身份證原件外，還必須提交載明查詢事項的授權委托書，不能提供權利人身份有效證明原件的，委托書必須經過公證”。“房叔”“房嬸”事件的發生，客觀上反映出市房地產檔案館在個人住房信息系統及其管理上確實存在薄弱環節，個別工作人員存在責任心不強、業務不熟的實際問題。今后要有效堵塞管理漏洞，對系統及查詢制度、流程進行全面清理，并從加強人員管理教育、提升技術防控手段兩方面進行整改。

6、結束語

總之，加強房地產檔案登記管理，已成為當前房地產檔案管理工作的重要課題。作為房地產檔案管理人員要充分認識到這一點，在實際工作不斷探索檔案管理的手段和方法，切實提高房產檔案管理水平。