MS PROJECT在水利水電多項目成本管理中的應用

杭州華辰電力控制工程有限公司 310000

項目管理是一個多目標的復雜的系統(tǒng)工程。進度、資金、質量與人、機、料、能等單項管理很難在企業(yè)管理中獲取最大的經濟效益。利用MS Project軟件可以協(xié)助項目管理人員構建和管理多項目、多任務和多項目成員。可以增強計劃的可執(zhí)行性，提高資源的有效配置，進而提高項目的管理水平。作為成本管理人員，我們通過Project2003項目管理軟件可以加強成本管理，節(jié)約資金，提高企業(yè)的競爭能力。

多項目管理可以利用MS Project Server，制定項目計劃，根據(jù)人力資源忙閑狀態(tài)進行項目任務的分派，實時跟蹤、掌控項目進度和項目狀態(tài)等。使用此軟件對多項目進行管理，有許多諸如可分層設置用戶與組及相應的權限、信息發(fā)布和共享、使項目管理的工作計劃與分配、溝通和信息交換管理工作便捷、高效，但也帶來了相應的成本：

A）使用此軟件對多項目管理提高了應用成本；

B）使用此軟件對多項目進行管理，對網絡提出了新的要求，即提高了網絡和服務器的成本；

C）使用此軟件對多項目進行管理，對項目經理和操作人員提出了新的要求，即提高了管理的培訓成本。

針對公司項目管理剛剛起步的現(xiàn)狀，我們在不具備MS Project Server，僅利用MS Project研究簡單高效的多項目管理工作。

多項目管理是指企業(yè)同時對多個項目進行評估、決策、計劃、實施，控制、以及收尾等各項工作，還包括對多項目中的人力資源成本進行核算，從而使所有項目在公司管理下的綜合執(zhí)行效果達到最優(yōu)的項目管理方式。

多項目管理與單一項目管理最大的不同是：多項目管理以公司經營方針為導向，更注重公司的整體利益，講究整體性、協(xié)調性、系統(tǒng)性，追求資源利用率的最大化。從成本管理的角度出發(fā)，多項目管理對人、機、料、能的成本核算提出了更高的要求。其中人力成本核算又分為一人參與多項目的成本核算與多人參與多項目的成本核算，下面結合具體的工程案例進行闡述。

一、MS Project項目管理軟件的應用

MS Project是由微軟公司推出的目前最為流行的項目管理工具軟件之一。主要功能包括項目的范圍管理、進度管理、成本管理、資源管理及信息管理等方面。本文闡述MS Project在杭州華辰電力控制工程有限公司水利水電多項目成本管理中的應用。

二、成本管理

成本管理是項目管理三大目標（成本、進度、質量）之一，就是在工程項目實施過程中對生產經營所發(fā)生的費用，進行科學管理，有效監(jiān)督，時時調節(jié)和有效控制，并及時糾正將要發(fā)生和已經發(fā)生的偏差，把各項工程項目費用控制在預算時的計劃成本范圍之內，以保證成本目標的有效實現(xiàn)。

1、成本管理的內容

在運用Project2003管理軟件進行成本管理中，首先要分清成本的兩個類別，一類是固定成本，另一類是資源成本，兩者相加便得到項目的總成本。即：

項目的總成本=項目的固定成本+項目的資源成本.

1.1項目的固定成本

項目的固定成本是無論項目任務工期或者資源完成的工時是多少，始終保持為常量的一組任務成本。比如項目經理的管理費用，必須付給項目經理，它是固定不變的，不受任務工期和資源多少的影響。

1.2項目的資源成本

項目的資源成本是使用資源所帶來的項目成本。資源成本是一種可變成本。所以項目成本的動態(tài)計算，主要是對資源成本的計算。

資源是推動項目的原動力，包括人力、物力、財力、機器和設備等。資源管理是Project 軟件的一個非常重要的內容，利用它可以管理項目中每個資源的詳盡信息，編制資源庫，并按類別組織起來，把資源分配到各個任務上，同時幫助檢查分配的資源是否超出了現(xiàn)有的強度，以及調配平衡資源。

在Project運用中還應注意區(qū)分資源的類別，即資源可以分為兩類：一類是材料類資源，另一類是工時類資源。同樣：

資源成本=材料類資源成本+工時類資源成本.

1.2.1材料類資源成本

a、材料類資源成本的組成與管理流程

材料類資源成本有固定成本和可變成本組成。材料的每次使用成本被稱為固定成本，而資源的材料費用與材料用量被稱為可變成本，例如項目打印用紙、辦公用品等。為提高企業(yè)管理效率，一般采用將材料類資源成本中的可變成本匯總，再按項目大小分攤到各個項目中。

杭州華辰電力控制工程有限公司——是一家主要從事電站機電設備總承包以及水利樞紐等的計算機監(jiān)控系統(tǒng)、繼電保護系統(tǒng)等軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成等業(yè)務的公司。

公司承接的水利水電工程項目，通常具有工程任務多、施工單位多、相互干擾大、影響因素多等特點。歷經十余載，我們通過不斷管理實踐，形成了一套適合公司生產的操作流程。

其中，材料類資源可變成本的管理流程為：

◆目經理根據(jù)簽訂的項目合同要求，提交相應材料設備采購清單。

◆主要部分材料設備經公司相關人員（包括公司總工、經營人員、采購人員、項目經理等）綜合評估確定，再提交給公司采購部門統(tǒng)一采購。（材料設備品牌的選定是根據(jù)公司多年積累形成的供應商體系，并結合各項目產品要求及實際生產應用經驗來確定的。這樣可以避免很多問題：例如綜合評選避免了選型不合理，不符合項目適應性、經濟性要求等問題。）

◆公司預算部門負責編制各個項目的材料類資源成本作為正式的文本文件下發(fā)項目經理進行項目運轉。如圖所示。

b、通過project軟件管理材料類資源成本

把材料類資源成本輸入到project軟件中進行管理，具體操作如下：

在[甘特圖]視圖中，執(zhí)行[視圖]→[表（B）：成本][-]→[成本]命令。然后在任務對應的[固定成本]域中輸入固定成本值即可，如圖所示。

在Project中，還可以為摘要任務輸入固定成本值。這里需要注意的是：無論是摘要任務，還是摘要任務的子任務，他們各自的固定成本只屬于自己，并不是子任務的固定成本累加后變成他們摘要任務的固定成本。

1.2.2、工時類資源成本管理

工時類資源成本管理可以通俗的理解為人工成本管理，也由固定成本和可變成本組成。工時資源包括資源費率、資源工作時間與資源數(shù)量等。

a、人工成本管理與概念

項目人工成本管理是指項目組織按照擬訂的計劃和標準，通過各種方法，對項目實施過程中發(fā)生的實際人工成本和計劃進度進行對比、檢查、監(jiān)督和糾正，使實際人工成本控制在預算范圍內的管理過程。

在不同行業(yè)的項目中，人工成本所占比例存在很大差異，在知識密集型的項目中，人工成本比例很高，如信息化項目、ERP項目，這類項目只需要少量的設備費、原材料費，主要支出是軟件或知識產權的研發(fā)費用和人工費。公司“抽水蓄能電站智能輔助系統(tǒng)應用研究 ”這個項目就是典型的研究型項目；而在工程項目中，原材料費和設備費占主要地位。例如 “土耳其MIDILLI購銷合同”，主要以設備費為主。

在多項目環(huán)境中，往往人力資源的使用狀況很復雜，各個項目的人力資源負荷不均衡，項目間有時難以實現(xiàn)人力資源調配，個別人員利用率不高，甚至造成人力資源浪費，導致人工成本增加。這種情況下我們正希望通過運用MSP軟件進行項目管理來解決這些問題。

b、項目人工成本管理

◆人工成本構成

項目人工成本是以任務工時費、外派津貼、工資為主，附加差旅費、住宿費等構成。

◆人工成本管理主體

每個項目都是獨立核算單位，人工成本管理的責任主體一般是項目經理。

◆人工成本管理對象特點

項目組是臨時性的組織，項目成員的工作也具有臨時性的特點，當其完成了承擔的項目任務后，就從項目組撤離。人力資源變動頻繁，控制對象動態(tài)變化，增加了人工成本管理難度。

C、利用Projebt軟件進行項目人工成本管理

公司成本管理研究小組經過很長一段時間研究討論，通過理論操作與公司實際情況結合，形成了一套簡便有效的制度：公司對各項目編制工時類資源成本概算。

工時類資源成本概算與材料類資源成本概算一樣，是公司成本管理工作流程的重要環(huán)節(jié)。編制工時類資源成本概算時，對工時類資源成本中的人工總工時數(shù)、工時總費用、項目經理管理費（包括差旅費、業(yè)務招待費等）分類作出規(guī)定。項目經理接到項目概算后，按照規(guī)定進行項目管理。如圖所示。

2、PROJECT軟件應用

◆計劃工時與公司概算工時問題的對策

以往，計劃工時與公司概算工時通常為兩個互不相干的概念，即公司概算工時只是作為公司結算的依據(jù)，而計劃工時則是項目經理開展工作憑經驗預估的數(shù)值，二者互不干涉。這就導致了公司無法掌握資源的利用情況。并且項目計劃變更頻繁，隨意性大，最終很難確定計劃工期和變更工期，同時因為計劃變更不能及時反應在項目管理中，導致人力成本難以統(tǒng)計、成本核算困難等問題。為了解決這個問題，我們通過反復練習、實踐后得出：在編制PROJECT計劃時，使計劃工時數(shù)與公司概算工時總數(shù)保持一致。

例如：桐柏抽蓄上庫2號改造項目，公司下發(fā)工時資源成本概算中工時總數(shù)為280工時，則編制PROJECT計劃時，相應工時即按280編制。如實際小于280工時，則效率提高；大于280工時，則說明效率降低。

這樣，通過軟件的運用，我們加強了計劃管理，使公司的資源管理趨于可控，將變更反映到項目管理中，進而反映在成本核算中，體現(xiàn)了成本管理的科學性和真實性。

◆通過實際項目完成情況計算節(jié)約或超支工時。

這樣既可以對項目進度進行管理，同時成本管理內容也簡單容易計算，如按概算工時數(shù)完成，則按概算正常計算；如有節(jié)約或超時現(xiàn)場，則分別統(tǒng)計節(jié)約與超時量，根據(jù)公司制度，節(jié)約達到多少工時，公司予以獎勵，而項目經理可以提前進入下一項目，創(chuàng)造業(yè)績；反之，超時的話，采取相應措施或予以調配資源，另行計算相應增加的工資等費用，作為考核指標。

◆查看資源成本信息。可以通過視圖或是對話框進行資源成本查看。

Project 軟件提供了豐富的可視報表模板，如任務分配狀況、資源使用狀況、工作分配使用狀況等共6個類別。執(zhí)行報表--可視報表命令即可打開報表。如圖所示。

3、項目人工成本管理的幾點注意事項

由于項目人工成本與資源約束、項目進度、質量要求等因素存在相互依賴與制約關系，所以，控制人工成本具有一定的難度，在實踐中，利用Project軟件進行項目人工成本管理應注意以下幾點：

◆預算約束原則

人工成本預算是人工成本使用計劃和控制標準，編制合理的項目人工成本預算是進行人工成本控制的基礎。

預算中應詳細規(guī)定每個活動投入的人員種類與數(shù)量，并與項目進度計劃結合起來，將成本預算合理分解到整個工期內。預算一旦得到批準，就成為一個剛性約束，項目組應嚴格執(zhí)行，有效控制預算外支出。公司人工成本預算首先是以書面形式進行相應管理，正式確定，待項目經理編project項目計劃時，則把書面人工預算成本中相應各項列入相應成本框內。

◆項目各要素保持平衡

項目成本與進度、項目質量、項目范圍之間存在復雜的關系，在編制預算時這幾個要素之間保持平衡。不能片面強調壓縮人工成本而導致項目質量下降或工期拖延。在預算內完成項目是項目團隊的直接目標。人工成本管理應充分考慮多種因素，在保證項目目標實現(xiàn)的前提下，合理加以控制。

◆嚴格控制項目變更

項目變更是引起成本上升的重要因素，包括項目范圍變更，設計內容、進度計劃調整和質量標準變化等，都可能影響到對人力資源的需求變化，產生額外的人工成本。因此，每個項目都應防止出現(xiàn)不正確的、未核準的變更。對必需的項目變更申請，通過變更管理流程進行評審，估算其對人工成本的影響。

◆建立項目間人力資源配置平臺

由于項目分布范圍廣，每個項目獨立運作，其人員配置及工作負荷信息是相互孤立與封閉的。平行進行的項目間沒有隸屬關系，項目經理無權從其他項目中直接調配人員。在企業(yè)層面建立項目間人力資源配置平臺，及時掌握各項目的人力資源負荷情況，進行跨項目的人力配置，能提高項目人員使用率，減少人工浪費。

◆建立企業(yè)項目管理信息系統(tǒng)

企業(yè)要想對多個項目進行有效的監(jiān)控，必須解決三個問題：一是及時獲取項目中關于進度、質量、成本的信息。二是及時處理、分析這些信息，發(fā)現(xiàn)問題，提出應對方法、策略。三是指令能夠快速高效地反饋到項目組，并能對項目組的執(zhí)行情況進行追蹤。如果企業(yè)自身項目管理信息系統(tǒng)網絡完善，那么就能迅速獲取信息，并傳達信息，就能有效地實施管理，達到節(jié)約成本的目的。

◆資源共享

企業(yè)實施的多個項目在業(yè)務內容或技術上存在共性，則實施過程中出現(xiàn)的技術難點、實施過程也具有共性。因此，可以把相關項目共性的知識梳理出來，建立一個完備的知識管理系統(tǒng)，提供給項目組借鑒，各項目組通過知識系統(tǒng)獲取所需的知識，這樣可以大大節(jié)約共性知識搜索的時間及成本。知識系統(tǒng)中不能解決的某些問題，再匯總并通過公司層面來解決。

三、項目管理存在的其他問題及對策

在沒有應用MS項目管理軟件之前，項目經理按合同工期進行項目計劃編制，在項目進行中，經常出現(xiàn)計劃跟著項目走的情況，即項目實施推遲了，項目計劃也跟著推遲。例如：某項目因為業(yè)主要求推遲一個月交貨，項目經理就按推遲后的時間安排生產工作，而中間空余時間往往因為計劃的空缺造成了浪費，導致公司整體生產力偏低。公司理想的狀態(tài)是：不能因為外部因素變化造成公司資源的浪費及效益降低，通過項目管理，把項目進度、成本、質量控制在要求范圍內，提高公司的整體效益。自MS Project軟件應用后，我們充分考慮之前項目管理中的問題，有針對性的進行設計，得出以下幾點經驗：

1、工期的正確定義與應用

項目工期可以分成很多，包括建設工期，施工工期等。每個項目工期的編制都應根據(jù)合同簽訂的具體工期進行編制。舉例說明：每個項目都有相應合同工期，合同工期在我國基本為日歷工期，即包括星期六、星期天及節(jié)假日在內的工期；而國外項目工期很多是不包括休息天在內的工期。這個對我們編制計劃有很重要的指導作用。如果合同寫明按日歷天計算，在編制計劃時，應把默認的工作時間重新設置為包括星期六、星期天在內，否則工期會產生很大的偏差，任務進度也難以進行控制。

2、工時計算需要根據(jù)各公司管理水平確定

Project中默認工時單位是小時。因為MS Project軟件是國外的薪酬體系，基本上是按小時為單位計算，但我國的實際情況，目前還主要以工日薪酬計算，兩者看起來只是單位不同，但實際增加了管理難度。這就要求我們應根據(jù)公司自身情況，靈活應用。

3、MSP軟件應用的兩個重要環(huán)節(jié)

如今，項目管理對企業(yè)的重要性不言而喻。越來越多的企業(yè)把項目管理作為一種在高度競爭環(huán)境中保持和提高競爭能力的重要手段。然而，有些企業(yè)起步早，較早地認識到項目管理對企業(yè)生存和發(fā)展的重要作用，從而項目管理發(fā)展到較高的水平，達到比較成熟的狀態(tài)，例如國外著名的惠普、北電網絡、通用電器等，項目管理已是它們獲取競爭優(yōu)勢的重要方面。但是不可否認的，我國很多工程公司，在項目管理與應用中發(fā)展遲緩，企業(yè)的項目管理整體水平較低。

是什么原因導致這樣一種結果？個人認為，像前面敘述的，因為MS Project軟件應用，需要通過與國情、企業(yè)自身情況結合，不斷實踐并總結才行。而這一項新技術的應用，根據(jù)我們的實踐，需要培養(yǎng)骨干和普及培訓兩個環(huán)節(jié)（二者缺一不可），目前國內許多企業(yè)在項目管理這個領域還沒有足夠的重視這兩個環(huán)節(jié)。

四、怎樣從不成熟走向成熟和卓越

在項目管理方面，組織如何提高自己的管理水平，如何從不成熟走向成熟，達到卓越的狀態(tài)？這是當今項目管理發(fā)展的熱點問題，我們也將持續(xù)實踐研究project軟件在項目管理中的應用技術，發(fā)揮在Project平臺上進行二次開發(fā)的功能，使之更貼近水利水電工程的習慣和格式和特點，并使施工、監(jiān)理、業(yè)主各方技術人員可以互相及時傳遞信息，動態(tài)掌握工程的實施情況，以提高工程的科學管理水平。同時，企業(yè)也應加大對項目管理的培訓力度，從外部聘請專業(yè)講師及內部培養(yǎng)骨干中堅力量，在學習、創(chuàng)新的氛圍中，使我們的項目管理水平更上一個層次。