淺談無紙化辦公在政府機關的應用

【摘 "要】隨著社會信息化水平的提高，辦公方式也逐漸從傳遞文件向無紙化辦公轉換，不但節省了成本，還提高了效率，也有利于一些政策的傳達和公開。目前，政府機關辦公提倡采用無紙化的辦公方式，如何做好無紙化辦公的應用需要不斷的實踐與探討。

【關鍵詞】無紙化辦公;政府機關;應用

新的時代要求人們提高對資源環境保護的重視程度，在我國政府機構中，傳統文件傳達的方式以紙質文件傳輸為主，送上到下，各個層級每天都要消耗大量的紙張。文件的增多，首先在紙張的使用上，是一個十分巨大的消費，對于文件的歸檔留存來說，在占用空間和文件檢索方面也是一個比較沉重的負擔。隨著信息技術的提升和普及，政府辦公在簡化冗余步驟，利用信息手段，使部分工作實現了無紙化

一、無紙化辦公的內容

1.無紙化辦公的組成要素

無紙化辦公隨信息化的發展而產生，無紙化辦公的整體環境構建要求有以下幾個關鍵要素：一是整體辦公環境設施。無紙化辦公需要通過一個高速、及時、整體的環境來控制，因此無論是企業還是政府機構、控制信息走向的部門一定是文件發起的源頭，需要由專門的科室負責技術上的支持和管理，有的是“辦公室”，有的是“綜合管理部”。二是完整的通信設備。在信息化的不同發展階段，信息化辦公的側重方式有不同，例如開會的方式，電話會議，到電視電話會議，到遠程視頻會議，現在也可以用手機視頻開會。因此，需要針對時代特征，不斷的更新通信設備以跟得上時代要求，提高辦公效率。三是先進的網絡環境、數據信息、系統應用軟件等辦公系統。不同時期、不同領域，其辦公網絡系統和軟件系統也是不同的，因此“辦公自動化”、“OA（Office Automation） 協同辦公”、“協同管理”、“多維智能管理” 等從軟件到觀念上不斷的演進，形成了現在各個行業不同方式的無紙化辦公方式。

2.我國政府機關無紙化辦公的發展歷程

無紙化辦公的思想要從“辦公自動化”說起，在八十年代的中期，全國召開的第一次辦公自動化規劃會議，首先對我國政府機構和直屬國企的辦公自動化進行了設計，隨后逐步由個別企事業單位發展到了社會各行各業。政府辦公自動化的代表要從1986 年的國務院電子振興領導小組辦公自動化會議開始，對辦公自動化系統功能及模式等諸多細節做出了規定和指示。隨后國務院率先開發了“中南海辦公自動化系統”，是政府機關無紙化辦公邁出的第一步。經過三十年的發展，我國目前政府機關辦公自動化的發展歷程，可以歸納為三個階段：第一個階段是電子文件型OA（Office Automation）階段，是以國家政府機關開始的，以電腦、WPS、MISOFFICE 等辦公軟件為主要辦公方式，逐步代替傳統獨立的打字機實現了數據統計和文檔寫作的電子化，即將辦公信息載體從原始紙介質方式轉向電子文檔方式，將電子郵件的形式逐漸開始取代電報形式，這是一個從形式上的質的飛躍，最顯著的效果是為當時的文件傳輸節省了大量的中間時間和電報成本。第二個階段是協同型 OA 系統階段，是從 90年代中后期，借助互聯網絡技術，在一些文件傳輸和聊天軟件的支持下，開展協同工作，在公文流轉、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理等功能上，在網站或是專門軟件上面就能實現工作流程的簡化。例如，文件檔案的歸檔，雖然還保留簽字制度，但是在文件臺賬的整理上和某些文件的傳輸上，已經形成了電子化的形式。第三個階段是公開的信息平臺。21世紀至今，隨著網絡端、手機端的結合，以及大眾對信息的敏感程度提高，政府機關以“門戶”為技術手段，整合信息資源，將信息第一時間的通過專門內外平臺，實現對內管理與對外公示，加強了政府與社會各界的交流，加強了政府與人民的聯系。

二、政府無紙化辦公技術應用現狀

無紙化辦公在企業，尤其是私企和外企的發展更為迅速，與市場接軌的更加密切。無紙化辦公的技術內容已經包括了計算機技術、網絡技術、通信技術、管理學、行為科學、人機工程學、系統工程學等領域，對于一個現代化企業來說實現無紙化辦公的程度高低已經成為衡量實現現代化管理好壞的標準。

而對于政府機關來說，由于其辦公特點的性質所限，無紙化辦公的內容和應用程度與企業比還有很大的區別。首先，就是不能實現全面無紙化。從檔案管理的角度來說，政府的一些決策性文件或是涉密文件，必須要求紙質形式，甚至在發行份數上有嚴格限制。從歸檔的形式上看，一些不能有電子文檔的形式，必須要有法律效用的簽字才能歸檔。因此，不能實現全面無紙化，不是技術達不到，而是管理制度要求。其次，政府機關辦公對象的區別。無紙化辦公不僅僅指的是對內辦公，還有一些窗口單位的對外辦公，例如一些面向人民的窗口，這就涉及到了窗口開放程度，政府機關不但要做到信息的公開，還要做到不誤導人民。再次，政府機關由于層級龐大，軟硬件更新有時滯。從國家到地方，不同的政府部門層級較多，設備的差異也較大，因此，無紙化辦公的水平也有差異，不能將辦公要求一律等同，有時候會造成辦公的時間上的對接不上，這就要求政府在信息化的發展上，加快腳步。

三、政府機關無紙化辦公方式

（一）對文件是否可以實現無紙化辦公進行分類

政府無紙化辦公是以先進的計算機信息處理技術和網絡安全技術為基礎，以實現各層級機關部門日常辦公導向、以非涉密公文的傳達、流轉、處理為核心，遵循快捷、節儉協同辦公理念，按照統一規劃、統一平臺系統、確保安全的原則，采取集中管理的方式，建立的辦公交互體系。因此，根據安全、保密、快捷、協同的原則，首先要對能夠實現無紙化辦公的文件進行分類，并需要部門對文件的傳達與接收進行簽名。需要各層級對文件是否能通過電子文件形式做出監管。

（二）建設統一的信息系統

建設與上下級政府機關無縫對接的協同辦公系統軟硬件平臺及輔助系統，并在整體的平臺上為接入相關部門形式上相對獨立、步調上統一的辦公系統。政府機關內部要形成公文處理、日常行政管理及跨部門開展文件、信息交流服務三方面完整的平臺。建成一個在基本職能想各級貫通的信息系統。

（三）完善無紙化辦公制度

根據中央的辦公信息化的一系列規定和政策，政府機關在內部管理與窗口服務方面，要不斷完善自身的無紙化辦公管理制度，不但要控制文件傳輸上的風險，還要做到責任具體化，不斷的完善無紙化辦公體系，形成對信息的有效監管。既要保證政府辦公的信息化安全，又要使信息暢通，確保無紙化辦公落到實效。

四、強化政府無紙化辦公的建議

（一）加強組織領導

推行綜合的無紙化辦公系統的開發和應用是政府機關政策性和技術性很強的工程。整 個工作需要由各級黨政一把手統一部署，要由辦公室統一管理及協調文件的傳輸和管理，需要建立獨立的信息化工作辦公室負責設備和系統的管理。實施各級信息工作辦公室的對接。

各級領導干部要提高認識，帶頭學習、帶頭使用，促進無紙化辦公工作的順利開展。

（二）加大建設投入

無紙化辦公需要以先進的技術作為支撐，因此，不但要做到軟件上的更新，還要在各級機關做好硬件上的更新，因此，要加大信息、通信、計算機上的投入，以確保信息系統的順利運行和無紙化辦公通道的順暢。

（三）健全制度，確保安全

根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中華人民共和 國電子簽名法》、《中華人民共和國檔案法》等政府文件的規定，對照本級政府機關在無紙化辦公制度、方式、管理、實施上面的辦法，查找漏洞，完善管理制度，明晰權責，做好體系的完善。

強化安全管理，規范身份認證、權限管理、系統準入等制度，規范上報和下行文檔電子印章的使用，確保用戶身份的唯一性和辦公的痕跡唯一性，確保文件使用和傳遞的合法性。同時，重點對涉密文件進行管理，不適合無紙化辦公的要嚴格按照涉密文件辦理手續進行。

參考文獻：

徐慧瓊. "OA系統的設計與實現[J]. 機械工程與自動化. 2011（03）.