淺析高校圖書館行政管理工作

[摘 要]高校圖書館行政管理是高校圖書館整體管理的重要組成部分，其管理水平的高低、管理方法的科學與否，直接影響為學校科研服務的質量和效率，關系到學校的建設發展等。本文淺析了高校圖書館行政管理工作上存在的一些不足，并提出了一些優化對策，以求能夠使高校圖書館行政管理工作更全面地做好。

[關鍵詞]高校；圖書館；行政管理

高校圖書館行政管理是高校圖書館整體管理的重要組成部分，是業務建設和讀者工作的調控中樞，是全館各項工作的重要保證。所謂高校圖書館行政管理就是要遵循高校圖書館的自身特點及其運作規律，通過管理者采取計劃、組織、指揮、控制、協調、創新等行為，最合理地使用和最大限度地發揮高校圖書館的人力、財力、物力、信息、時間等資源的作用，已達到辦館的目標和最佳效益的過程。

1 高校圖書館行政管理工作的內容

圖書館行政管理的內容主要包括：人的管理、制定和督促執行各項規章制度、經費管理、設備管理和后勤服務等。

1.1 做好人的管理

所謂管理，歸根到底是對人的管理，同時直接影響著工作效益的高低。高校圖書館工作關系到文獻資源的開發利用和信息時效；關系到服務態度和服務質量；關系到圖書的流通、讀者獲取信息和知識。因此，作為高校圖書館行政管理應把人的管理放在首位，以調動人的積極性、主動性、創造性作為管理的核心。

1.2 建立健全規章制度

建立健全合理的規章制度是圖書館實行科學管理的重要依據，也是圖書館改進工作作風，提高工作效率，加強職工隊伍建設的一項極其有效的措施。圖書館要進行科學管理，必須根據圖書館自身工作特點和發展規律，依法治館，制定一套行之有效的規章制度，以限制與約束人們行為準則，才能保證管理沿著科學化、規范化的方向發展，以充分發揮決策正確、督促有力、協調有方的管理模式，從而使圖書館的工作達到最佳的狀態，保證圖書館總任務和總目標的實現。

1.3 搞好經費管理

隨著學校對圖書館投入的不斷加大，圖書館也面臨著如何更好地把有限的經費科學地管理及有效地使用等問題。尤其我國目前經濟還不夠發達，制約圖書館發展的物質因素不可能在短時間內得到解決。這就要求行政管理工作發揮主導作用。運用管理的手段，使有限的財力最大限度地發揮作用。

1.4 加強自動化設備管理

隨著信息化時代的到來，加強對自動化設備的管理顯得尤為重要。管理核心應有兩點：一是培養和配置專職設備管理員，充分調動管理人員的積極性、主動性；二是保證設備的完好率和提高設備利用率。要對設備進行科學化、標準化、規范化的管理。

1.5 優化館內讀書環境

高校圖書館作為學校對外開放的重要窗口，一個政治、經濟、文化、教育等綜合水平的重要標志，環境的好壞直接影響著讀者的心態，同時也影響著讀者的數量。怎樣為讀者創造良好的學習環境，吸取精神的營養，受到文明的熏陶，收到更好的學習效果，是行政后勤工作的一項重要內容，也是圖書館工作的宗旨。

2 高校圖書館行政管理工作存在的問題

高校圖書館的館辦工作存在這樣或那樣的不足，總體上可以歸納為以下三個大問題。

2.1 規模小，人員少，職能多而亂

就遼寧省的諸多高校而言，絕大多數圖書館辦公室只配備1人，少數配備2人。然而，辦公室的常規工作卻一項不能少，包括制定工作計劃和規章制度、統計分析、工作考核、起草文件、檔案管理、對外溝通、對外宣傳、開展讀者活動、辦公用品的管理、資產管理等眾多工作。其中有些可以歸屬其他部門負責，有些只需要館辦協調處理，卻全由館辦包辦，這直接影響了自身的工作效率與對外聲譽。

2.2 資金少，條件弱，信息化不足

高校圖書館自身辦館經費不充足，館辦工作也常常缺乏信息化的系統管理來輔助工作，問題主要體現在：①文件與檔案管理處于原始計算機化，即一般采用單機存儲電子稿而收藏打印稿的方式。②固定資產管理運用卡片、單證等紙質介質來進行，不能與學校層面的系統共享資源或對接。③工作人員一旦不在崗，時間安排、進度檢查、事務提醒、效果檢查等工作就會受影響。④人工填表的考勤工作不能直觀體現細節和統計，也不利于領導及時掌握職工出勤情況。⑤工作量、文件、固定資產、考勤管理等都需要一套科學的、準確的、真實的、相對固定的辦法，手工處理不但慢且易出錯。

2.3 頭緒多，素質欠，辦事效率低

辦公室工作的上傳下達中樞地位決定了其工作經常處于矛盾的焦點，既有圖書館領導的嚴格要求，也有群眾的高度關注，協調不好就會產生矛盾。另外，近些年不少高校進行了人事改革，實行雇員制的不在少數，而圖書館工作多數由正式編制的老同志承擔。面對現代化辦公室管理工作要求，老同志在信息化素養、設備使用、工作方法創新等方面還比較欠缺，習慣老一套的辦事方式，當工作量增大、事物頭緒繁雜的時候，往往跟不上節奏，影響了工作效率。

3 高校圖書館行政管理工作優化的對策

3.1 強化專業性，吸納高級管理人才

高校圖書館很多行政管理人員的專業背景往往與管理無關，缺乏對該領域新知識、新理念、新方法的學習，自身專業素質還存在一定缺陷。在行政管理工作中，經驗與套用是大多數行政管理人員開展管理工作的法寶，管理者的個人學識和素養在這里起到了關鍵作用，管理效果的不穩定性較大。隨著社會的迅速發展，這種憑借工作經驗的行政管理模式已經難以適應新時期下圖書館行政管理模式日益增加的各種需求。基于此，筆者認為圖書館的行政管理工作可以效仿企業的管理模式，引進專業的行政管理人才，以專業的角度來審視圖書館的行政運行管理，對各項工作的環節進行梳理，并提出、制定出科學的管理機制，進而提高管理水平，推動圖書館業務的不斷發展，適應周邊環境不斷變化的各種需求。

3.2 轉變單一行政管理模式，充分發揮行政管理人員才能

政府主導、計劃調節，是我國高校基本的體制環境，計劃性、指導性管理模式在高校各個部門的管理運行中影響極深，在公辦院校中尤為突出，圖書館也不例外，事業經費由上至下按計劃統一撥付，員工薪酬按級別定量撥付，經濟基礎的固守必然導致運行機制的刻板。圖書館的工作核心是服務，服務質量受到個人素養和積極性的雙重影響，因此，即便專業素養很高，也不一定就能提供很好的服務。單一的行政管理模式已無法適應當前的發展，高校圖書館作為高校行政管理工作的重要成員，應當對這種情況采取客觀的態度，同時結合高校的實際情況，及時轉變圖書館的單一行政管理模式，從而滿足新時期的發展需求。筆者認為，高校圖書館的行政管理可以參照優秀企業的管理模式，改變從上至下的命令運作，將主動權下放至基層，管理層作為政策的服務者，以基層管理者為服務對象，全方位服務其運行所需。基層管理者在業務的實現上發揮更大的自主性，創新管理模式，使各項制度與流程更符合實際工作需要，從而發揮出圖書館人力、智力、物力的綜合優勢。

3.3 建立健全行政管理制度，提高管理工作透明度

法度是治國之本，制度即是治館之根，工作的推進與引導均可通過制度體現出來，因而，建立系統、完備的行政管理制度是圖書館完善行政管理工作、推動業務工作的重要保證。健全的制度源于廣泛的參與，管理者在制定各項規章制度的過程中應廣泛征詢一線工作人員的意見和建議，力使工作流程符合工作實際，人員管理符合工作需要和人性訴求，這有利于規章制度的落實，有利于調動員工參與的積極性。

3.4 加強經費的利用與管理，提高運行經費使用效率

圖書館的資源建設以及相關的管理工作都離不開經費的支撐，經費可以說是圖書館的命脈，是高校圖書館能夠正常運作的基礎與保證。如上文所述，經費的短缺是大部分高校圖書館所面臨的棘手問題。基于此，從高校方面來看，相關的高校需要加大對于圖書館的資金投入；而從圖書館的方面來看，則需要加強對所擁有的經費的利用與管理。通過科學安排工作流程，縮減不必要的開支，把運行經費更多地使用在讀者服務、信息挖掘、信息推送、對外交流、人才培養、提高員工積極性等方面，圍繞提高服務水平和服務效果合理使用經費。

4 結 語

高校圖書館行政管理是高校圖書館工作的重要組成部分，是搞好讀者服務工作的關鍵，新時期的高校圖書館的行政管理工作才能更全面地做好，是每一位高校圖書館行政管理人員必須面對和努力解決的重要課題，還有待于我們在工作實踐中更進一步探索。

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