公司員工自助報(bào)銷流程設(shè)計(jì)

摘 要：近年來公司財(cái)務(wù)集約化管控優(yōu)勢日趨明顯，但隨著集中管控而帶來的管理效率問題也凸顯出來，本文將以公司省級財(cái)務(wù)集中管理中的中支公司日常費(fèi)用報(bào)銷流程為例，提出公司切實(shí)可行的自助報(bào)銷流程，為公司全面落實(shí)省級財(cái)務(wù)集中管理拋磚引玉。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)集中；自助報(bào)銷；流程

近年來，公司財(cái)務(wù)集約化在預(yù)算管控、會計(jì)核算、資產(chǎn)購置等分支機(jī)構(gòu)管控方面的優(yōu)勢愈加明顯，財(cái)務(wù)集中管理的理念已深入人心。但在集約化深入推廣的實(shí)際過程中，傳統(tǒng)分權(quán)式報(bào)銷轉(zhuǎn)為集中式報(bào)銷模式突顯了報(bào)銷流程過長、原始單據(jù)保管等具體操作性問題，很可能影響基層單位對集中管理理念的認(rèn)識和投入，因此切實(shí)可行的流程設(shè)計(jì)迫在眉睫。

一、日常費(fèi)用報(bào)銷的現(xiàn)狀分析

1.現(xiàn)行費(fèi)用報(bào)銷的現(xiàn)狀

中支公司報(bào)銷流程：中支內(nèi)勤人員填寫紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)，經(jīng)中支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，將紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)郵寄至分公司財(cái)務(wù)進(jìn)行票據(jù)審核、預(yù)算審核和財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，分公司財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)送至相應(yīng)歸口管理部門審批，經(jīng)分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批同意后，進(jìn)行賬務(wù)處理和付款。

中支內(nèi)勤崗負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)費(fèi)用報(bào)銷的票據(jù)驗(yàn)真和單據(jù)初審，同時做好臺賬登記；分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)的復(fù)核、流轉(zhuǎn)、賬務(wù)處理、款項(xiàng)支付與歸檔等；分公司歸口管理部門負(fù)責(zé)審核報(bào)銷的合理性及合規(guī)性；費(fèi)用報(bào)銷的最終審批人是分公司總經(jīng)理。

2.現(xiàn)行費(fèi)用報(bào)銷流程的優(yōu)劣

（1）集中報(bào)銷模式相比傳統(tǒng)分權(quán)式報(bào)銷模式優(yōu)勢如下：①降低運(yùn)營成本，各分支機(jī)構(gòu)僅需配備機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)一名。②降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，減少分支機(jī)構(gòu)為追求規(guī)模導(dǎo)致違法違規(guī)行為的可能性。③提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)性，各分支機(jī)構(gòu)費(fèi)用審批流程的統(tǒng)一、完整，核算口徑的準(zhǔn)確、一致。

（2）集中報(bào)銷模式也產(chǎn)生了新的問題：①報(bào)銷流程繁瑣導(dǎo)致效率低下。在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷流程的基礎(chǔ)下，實(shí)行集中報(bào)銷不僅增加了審批流程，全人工處理的過程更是延長了報(bào)銷時間周期。②人工管控導(dǎo)致預(yù)算管控相對滯后。預(yù)算系統(tǒng)與費(fèi)用報(bào)銷仍處于脫節(jié)狀態(tài)，財(cái)務(wù)人員無法實(shí)時掌控費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行情況，造成預(yù)算余額數(shù)據(jù)和預(yù)算支出數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差。③郵寄形式傳送報(bào)銷單據(jù)增加憑證遺失風(fēng)險(xiǎn)。省級分公司與中支公司多分隔兩地，中支公司集中報(bào)銷多需要以快件形式寄送原始報(bào)銷單據(jù)，使得原始報(bào)銷單據(jù)遺失和財(cái)務(wù)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)不斷增加。

相對于原有的分權(quán)式管控，集中管控符合公司強(qiáng)化分支機(jī)構(gòu)管控和加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的總體需求，但凸顯的問題很可能影響基層單位對集中式管控的積極性與能動性，因此加強(qiáng)費(fèi)用管理改造財(cái)務(wù)流程已刻不容緩。

二、員工自助報(bào)銷的運(yùn)用和流程設(shè)計(jì)

1.員工自助報(bào)銷的簡介

員工自助報(bào)銷是基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的在線報(bào)銷流程，公司員工可以在任何時間、任何地點(diǎn)提交費(fèi)用報(bào)銷申請，相關(guān)審批權(quán)限人僅通過報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上業(yè)務(wù)審批，財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)后可自動生成記賬憑證，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上銀行直接支付。員工自助報(bào)銷具有如下優(yōu)勢：①實(shí)現(xiàn)報(bào)銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高審批工作效率。②強(qiáng)化費(fèi)用預(yù)算的控制手段，使預(yù)算管控落到實(shí)處。③提高公司無紙化辦公效率，對于異地報(bào)銷而言更是減少了票據(jù)遺失的風(fēng)險(xiǎn)，提高費(fèi)用報(bào)銷程序的透明度。

2.自助報(bào)銷的集中化報(bào)銷流程設(shè)計(jì)

（1）集中化報(bào)銷流程的管理組織結(jié)構(gòu)

在集中化報(bào)銷流程下，省級分公司的費(fèi)用管理組織架構(gòu)主要分為四層：第一層是預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷的申請單位；第二層是預(yù)算及費(fèi)用審批人，主要包括費(fèi)用歸口部門及省級財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；第三層是系統(tǒng)運(yùn)維與保障部門，主要為信息技術(shù)部門；第四層是審計(jì)部門，包括總公司或區(qū)域公司審計(jì)部門；第五層是省級分公司領(lǐng)導(dǎo)管理層。

（2）集中化費(fèi)用報(bào)銷的流程再造

①申請單位初始流程

費(fèi)用報(bào)銷經(jīng)辦人負(fù)責(zé)紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)的填制，同時在員工自助報(bào)銷系統(tǒng)中完成初始錄入，主要包括：一是經(jīng)辦人應(yīng)對原始單據(jù)報(bào)銷事項(xiàng)及報(bào)銷票據(jù)的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，系統(tǒng)錄入報(bào)銷事項(xiàng)應(yīng)與紙質(zhì)原始單據(jù)保持一致；二是注重報(bào)銷費(fèi)用項(xiàng)目的預(yù)算支出提示，如已超出預(yù)算或預(yù)算不足，則應(yīng)終止報(bào)銷，嚴(yán)禁串用預(yù)算項(xiàng)目；三是相應(yīng)的佐證材料務(wù)必齊全無誤，票據(jù)及相關(guān)佐證材料應(yīng)完整無遮擋的平鋪粘貼并完整無誤地掃描進(jìn)入自助報(bào)銷系統(tǒng)。四是收款人信息及費(fèi)用屬性等信息應(yīng)完整無誤，確保審批完成后自助報(bào)銷系統(tǒng)自動準(zhǔn)確完成資金支付并進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偂?/p>

機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)對紙質(zhì)原始單據(jù)進(jìn)行初審，并在員工自助報(bào)銷系統(tǒng)中完成初審。主要包括：一是機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)應(yīng)對費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性、規(guī)范性負(fù)責(zé)；二是做好報(bào)銷原始票據(jù)的真?zhèn)螐?fù)核和佐證材料的復(fù)核工作，確保系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)原始單據(jù)一致；三是對自助報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)的費(fèi)用預(yù)算情況及輔助核算情況進(jìn)行初審，確保費(fèi)用項(xiàng)目性質(zhì)和預(yù)算動支準(zhǔn)確無誤；四是紙質(zhì)原始單據(jù)的編號與保管工作，確保審批完成后附上完整的簽批頁并對原始單據(jù)歸檔。

機(jī)構(gòu)審批權(quán)限人在自助報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)完成費(fèi)用報(bào)銷的審批工作。

②省級公司審批流程

分公司機(jī)構(gòu)會計(jì)等審核人員負(fù)責(zé)在自助報(bào)銷系統(tǒng)中審核費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目、費(fèi)用險(xiǎn)種性質(zhì)及預(yù)算項(xiàng)目等信息是否符合要求，對于需要相關(guān)權(quán)限部門會簽的報(bào)銷事項(xiàng)提請相關(guān)部門審批；相關(guān)權(quán)限部門以及省級分公司領(lǐng)導(dǎo)管理層依據(jù)歸口費(fèi)用職責(zé)在自助報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行審批。

③審批結(jié)束的財(cái)務(wù)處理

分公司共享中心主管會計(jì)對自助報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)報(bào)銷數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)處理結(jié)果復(fù)核，并對報(bào)銷費(fèi)用會計(jì)科目使用的準(zhǔn)確性、賬務(wù)處理的及時性以及輔助核算的合理性負(fù)責(zé)；分公司共享中心資金崗對自助報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)主管會計(jì)制單確認(rèn)后的報(bào)銷單進(jìn)行電子支付；支付成功后由機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)在自助報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)打印費(fèi)用報(bào)銷審批頁，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中打印憑證頁，與紙質(zhì)原始單據(jù)整理歸檔。

3.集中化報(bào)銷流程的管控重點(diǎn)

（1）預(yù)算的管控。自助報(bào)銷系統(tǒng)須事先導(dǎo)入預(yù)算數(shù)據(jù)，因此預(yù)算的編制與配置顯得尤為重要。當(dāng)前公司推行全面預(yù)算，以成本控制為基礎(chǔ)，以現(xiàn)金流量控制為核心。在費(fèi)用預(yù)算在制定并下達(dá)后，各成本中心在預(yù)算動支時，應(yīng)嚴(yán)格要求實(shí)際費(fèi)用支出不得超出預(yù)算使用，不得跨費(fèi)用類型使用，同時通過做好事前審批、事中控制、事后監(jiān)督的方式不斷加強(qiáng)預(yù)算管理。

（2）報(bào)銷過程的管控。自助報(bào)銷系統(tǒng)均為自定義審批流程，自動將費(fèi)用報(bào)銷人的報(bào)銷申請傳遞至下一環(huán)節(jié)的審批人審批，報(bào)銷過程亦可進(jìn)行一定調(diào)整，如增加會簽人員等，但原則性的報(bào)銷流程不得隨意更改，例如省略關(guān)鍵崗位審批；相關(guān)的審批人員應(yīng)隨時查詢上級審批人員的意見和建議，以便對該項(xiàng)費(fèi)用動支作出獨(dú)立判斷，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合規(guī)。

（3）信息化的管控。為確保集中化報(bào)銷流程的順利實(shí)施，需要建立強(qiáng)大的自助報(bào)銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)起著信息收集平臺的作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集、規(guī)范、共享和集成，同時為公司的網(wǎng)銀支付、財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接提供有效的手段。為此，除了開發(fā)完整的自助報(bào)銷系統(tǒng)，配套的掃描儀、服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫等均不可少，其穩(wěn)定性、開放性、易用性、安全性也至關(guān)重要。

三、總結(jié)

財(cái)務(wù)集約化是一項(xiàng)長期復(fù)雜的工作，集中化報(bào)銷流程僅僅是其中之一，公司應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，按照財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中的程度逐步實(shí)施或設(shè)計(jì)，從省級或區(qū)域集中模式逐步實(shí)現(xiàn)全國集中模式；通過費(fèi)用報(bào)銷的集中管控，逐步改造實(shí)現(xiàn)人力成本集中管理、固定資產(chǎn)集中管理等等，以全面改善公司的經(jīng)營管理水平，為現(xiàn)代化公司經(jīng)營目標(biāo)而努力。

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