文書檔案的信息化管理工作探析

摘要：作為新時期檔案管理不可或缺的重要部分，我國文書檔案的管理也迎來了新的機遇，從傳統的手工方式實現了信息化的管理，本文主要介紹信息化建設的構成與功能，提高信息化管理水平。

關鍵詞：文書檔案；信息化；管理；問題；對策

隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。為了實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢

在生活學習及工作中記載的具有保存意義和價值的文字或其它形式的對個人過去的真實記錄叫做檔案。國家規定其下面的檔案管理部門根據自己部門的實際情況進行有序統一的計劃安排和具體組織工作。大范圍應用現代化信息技術重新對檔案及相關的文書資源進行整理、管理。并建立一個電子系統方便其查詢和利用。若全面實現文書檔案的信息化管理，運用最多的是電子系統，其需要的管理資金就會大大減少文書管理經費。換個角度，對于文書檔案的特點，由于人們的需要，紙質檔案會經常被查詢，翻閱，時間長了，紙質檔案或多或少會受到一定的破壞，甚至有時會丟失。但是，在信息化背景下對檔案實現信息化管理，利用計算機和互聯網對檔案信息進行整理、記錄、保存、分類。這樣，完全信息化以后，檔案管理工作就會更加方便、簡潔。會大大的降低文書檔案管理者的負擔與工作量。總而言之，文書檔案信息化在我國社會信息化發展中是絕不會缺少的。

二、傳統文書檔案管理工作中存在的問題

受到傳統思想的影響，很多企事業單位仍然采用傳統的方法進行管理，采用傳統方法進行檔案的收集、整理與歸檔，導致管理中的問題頗為突出，除了借閱的實效性較差，還有管理的難度較為復雜，每次都要進行登記，同時，文檔非常容易破損，尤其是多次被借閱的文檔，常會導致文檔損壞，很多珍貴材料流失。

三、現階段文書檔案信息化管理的優勢分析

1.改善了辦公的效率

從計算機出現至今，大大改進了信息處理水平，改善了傳統手工操作的弊端，強化了資料的完整性與齊全性。運用計算機軟件后，文件的資料收集、儲存與分類等工作都更加完整且整齊，工作變得更加簡單，大大提高了辦公的效率。

2.實現了新信息的共享

傳統的手工操作無法實現信息共享，導致大量信息被閑置，導致資金浪費，獲取信息難度增加。計算機技術運用后，傳統的檔案管理從案卷級深入到文件級，實現體系化管理。同時，網絡技術的快速進步，檔案信息與載體被分離開來，與其他信息系統建立合作關系，改進了工作的效率與質量。同時，也改進了信息的查準率，降低了空間的制約。同時，網絡平臺的建設也可以在第一時間了解到檔案部門的工作狀況，實現動態化的控制管理。

3.保存文件的穩定性有了明顯提升

電子文件的優勢在于保存壽命長，這是與傳統紙質檔案最大的區別，受外界環境的影響較小，尤其是近年來科學技術水平不斷提高，電子技術水平不斷提高，電子載體設備日益完善，可以根據需求選擇合適的載體，便于傳遞，易于存儲，穩定性有了明顯的提高。

4.改善了文件傳遞的便捷性與安全性

過去，在傳遞文件的過程中常會受到不同因素的影響出現破損或丟失的問題，過于依賴傳統的郵政速遞方式，受到距離影響較大。同時，受到環境等因素的影響，也常會導致文件丟失或延誤，造成檔案人員工作的困擾，而計算機技術的應用則徹底改變了這一問題，實現了網絡傳輸，提高了傳遞的速度與安全性。

四、文書檔案信息化管理中存在的問題

1.降低了文件的保密性

受到信息化特征的影響，電子文件的保密性要低于傳統文件，形式多變，常會被別有用心的人更改，而且沒有痕跡，盡管防偽造的技術在不斷提高，但其內容的變動仍要大于紙質文件，應用的人無法了解檔案的原貌，對其原始性認識不夠，而且無法為每份電子文件蓋章、簽字處理，無法憑借這一媒介判斷文件的真偽，這都給電子文件的保密工作者提出了新的要求。

2.對檔案管理人員提出了更高的要求

隨著電子技術的應用，傳統紙質檔案的管理方式無法滿足需求，因此，在當前形勢下要加強檔案管理人員對計算機技術或數據通信技術的應用水平。這是當前制約我國檔案管理水平提升的首要問題，尤其缺乏復合型的檔案管理人員，影響檔案管理的信息化技術水平，盡管現代化設備在不斷增多，但利用水平低，實現信息化成為一種口號。

五、幾點應對方法

文書檔案的信息化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

1.信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明，只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代發展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

六、結束語

作為人類實踐活動記錄的重要組成部分，檔案可以還原歷史真實，是信息家族的重要組成部分，因此，在新時期強化檔案信息化建設迫在眉睫，是社會進步的重要組成部分。