淺析促進檔案信息化發展的措施

摘 要：檔案信息化建設是檔案管理的發展方向，也是促進檔案工作創新發展的客觀要求。檔案工作的信息化建設能夠適應新時期檔案工作的需要，能夠達到創新檔案工作的目的。文章對檔案信息化建設的意義進行了分析，同時，也提出了檔案信息化發展的措施。

關鍵詞：檔案信息化；意義；發展措施

前言

社會在不斷發展過程中，檔案的作用非常大，其能夠為社會發展提供必要的依據。檔案工作開展過程中也要不斷進行創新，實現信息化發展，對檔案的收集、發展、保存以及利用都要進行優化。加快檔案信息化建設能夠實現檔案工作的各個環節都實現現代化，對檔案工作的日后發展也有很大的意義。

1 檔案信息化的意義

1.1 提高工作效率

檔案信息化建設以后，管理人員可以從之前的繁重手工勞動工作中解脫出來，目錄的完成無需進行手工操作，這樣管理人員可以更好的進行檔案的收集工作和編研工作，在工作效率方面也將有很大的改善。

1.2 提高技術水平

檔案工作的信息化發展是為了迎合社會發展的大方向，在技術水平方面有很大的改善。檔案工作的信息化能夠方便人員進行查詢，同時，也能更好的適應外界環境的變化。

1.3 有效的進行檔案的收集工作

檔案的收集工作需要管理人員付出大量的勞動，同樣，檔案的分類、整編也要付出大量的勞動，因此，要是沒有一個好的發展平臺就無法保證檔案收集的全面性，檔案的收集工作也無法很好的進行。

1.4 有效的為科研服務

檔案工作的信息化實現了在網絡上將檔案共享的效果，要對檔案進行查閱的人員可以在任何計算機上都對檔案進行查找，在使用效率方面有了明顯的改善。尤其對科研人員而言具有重大的意義，檔案資料的電子化更加有利于科研人員進行再次開發利用，科技成果在競爭力方面也有了改善。

1.5 有效的為決策服務

檔案作為寶貴的無形資產，需要檔案人員付出辛勤的勞動，要對檔案進行分類、編目，最終會成為具有價值的資料。很多的檔案在信息價值方面非常高，對信息的使用者來說非常具有價值。檔案信息能夠更好的對檔案進行利用，為決策提供了依據。

1.6 形成完整的檔案信息網絡

很多的紙質實體檔案不能形成完整的信息網絡，這樣在檔案發展、統計、對外交流方面都會出現很多的不方便之處。紙質檔案的使用在工作效率方面出現了很大的問題，檔案信息化的建立能夠形成一個更加完整的檔案信息化網絡。

2 檔案信息化發展的措施

2.1 提高檔案發展人員的業務素質

檔案人員的業務素質對檔案工作信息化建設有直接的影響。檔案信息化建設涉及到的方面非常廣，在信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化等方面都會進行利用。檔案管理人員要對檔案學基礎理論以及檔案發展知識都進行了解，同時，要對自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術以及相關的操作技能等都掌握，主要體現在以下方面。

首先，要對信息工具進行熟練掌握。檔案管理人員要在自身素質方面進行完善，對計算機理論知識和運用技能都進行掌握，這樣才能更好的利用現代信息工具為開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

其次，要對檔案信息能夠進行捕捉。信息時代的來臨，社會發展對信息服務功能的要求也越來越高，因此，檔案工作者要具備較強的信息捕捉能力。檔案管理人員要能夠熟練快速的找到檔案館中所藏的信息，提供給使用者，還有對網絡的便利性進行利用，對網上的檔案信息資源進行熟悉，這樣能夠引導使用者獲得更多的檔案信息。

再次，檔案管理人員要能夠對檔案信息進行有效的鑒定，這樣才能將有價值的檔案信息傳遞給檔案的利用者，這也是檔案部門信息服務質量評價的重要標準。在網絡環境下，信息量非常的大，在內容方面也非常的蕪雜，檔案工作者因此要具備更加強大的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒定、選擇和分析，從中選擇更加有價值的信息，以此為使用者提供優質服務。

最后，信息社會中，檔案工作者要具備提煉檔案信息的能力，很多檔案的使用者只是使用原件上的信息并不能滿足其需求，這樣就需要檔案工作者對檔案信息進行加工和提煉。通常情況下，檔案都具有多重價值，從不同的角度進行加工，能夠將其中的無用信息進行剔除，然后進行重新的組合，這樣能夠形成新的檔案信息產品，實現檔案信息的滲透增值能力，更好的達到利用高效的目的。

2.2 加快檔案信息化基礎設施建設

建設數字化檔案館在庫房建設、館藏建設、檢索工具建設、規章制度建設等方面都要進行重視，對軟硬件基礎設施以及檔案信息應用系統的建設也要進行重視。為了更好的實現數字化檔案發展，對計算機和網絡技術的應用程度也要進行提高，這樣才能在檔案信息化水平方面進行提高。

2.3 加強檔案資源的數字化建設

檔案信息資源的建設一個非常重要的方面就是檔案資源的數字化，大量電子文件的出現推動了檔案信息化的發展，對電子文件進行收集和歸檔也非常重要。要對沒有歸檔的電子文件進行收集，同時，還要將其和辦公自動化進行有效的接軌，使其成為新的電子檔案，為檔案的使用者提供服務。對電子檔案的接收、保管、利用方法都要進行分析，也要保證電子檔案的真實性、完整性以及有效性，這樣才能更好的實現信息存儲數字化。

2.4 檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括發展性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，檔案信息化法律法規和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最只能建立在標準規范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。實行檔案館室規范化發展可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量。高科技的發展設備，是跟緊時代步伐的重要體現，在檔案建設的工作上，更是能夠大幅度提高發展工作的效率，電子檔案建設也必然是檔案發展未來的方向。只有順應時代的發展，才能得心應手，事半功倍。

2.5 要實現檔案發展現代化

通過檔案信息化，檔案的日常發展、分類、查詢等工作都可以由信息系統來完成，通過計算機錄入大量的檔案信息并編制各種專題目錄，真正實現檔案資料方便快速檢索，實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡，從而大大提高了檔案檢索的效率；全面啟動檔案館館藏檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫建設；建設互聯互通的現行文件、檔案信息發布平臺和查詢利用系統，實現檔案信息資源社會共享，最大限度地發揮檔案館的社會服務功能。真正把檔案館建設成為一個面向社會，面向大眾，為廣大人民群眾服務的信息中心和文化陣地。

3 結束語

在信息化快速發展時期，信息量的需求也越來越大，傳統的檔案發展模式不能滿足人們對檔案信息的使用需求，因此，要對檔案發展模式進行改善，這樣才能更好的適應時代發展。

參考文獻

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