有關檔案管理社會化問題探討

摘 要：在本文之中我先進行檔案管理重要性的介紹并分析說明檔案管理社會化的可行性，接下來我會對目前已經存在的檔案管理社會化的一些現象做出介紹和說明，最后分析應該才去怎樣的措施來加強檔案管理的社會化。

關鍵詞：檔案管理；社會化；可行性

隨著經濟和科技的發展，檔案管理的方式和手段也在不斷地進步和發展，現在還出現的一個很明顯的現象就是檔案管理越來越體現出其社會化，這使得檔案管理更能適應社會發展的需求，是一個很好的現象。

1 分析檔案管理的重要性及其社會化可行性

1.1 分析檔案管理的重要作用

檔案管理是一個單位管理中一個很重要的部分，而人事檔案管理正是檔案管理中一個很重要的部分，一個員工的檔案記錄著這個員工的重要信息以及憑證，我們必須對檔案進行科學有效的管理。在現在的市場之中，員工的流動性是很大的，那么也就造成了檔案的流動性也越來越大，在這樣的情況下如果不采取有效的方法對檔案進行管理就會帶來很多的麻煩和不便。檔案管理要保證信息的真實性，也要保證檔案的安全，嚴格有序的檔案管理是一個單位中一個必不可少的工作部分，對檔案的管理絕對不能輕視。我們要對檔案進行合理的管理這樣才能減少員工與企業之間的矛盾，也能減少員工之間的人事糾紛。

1.2 檔案管理社會化需要技術支持

在經濟科技都快速發展的今天我們必須知道檔案管理的社會化需要技術作為支持，只有信息技術取得了高速的發展，檔案管理才能更快更好地發展和進步。檔案管理人員在信息技術的幫助之下可以更快地取得一些必要的信息，方便了對檔案信息的核對以及查看，并且還可以通過反饋機制，高效快速的完成信息的反饋工作，提高工作的效率。

1.3 使用合適的手段并營造良好的市場環境

全球化越來越明顯的今天，一個單位的業務范圍也在不斷地擴展，隨之而來的就是檔案工作的復雜化，要更好的完成檔案管理的工作就需要我們在進行檔案管理的時候采取一些更為先進的手段和方法。目前來說人力資源與管理工作之間存在著越來越嚴重的矛盾，我們在進行管理的時候就要注意減弱這兩者之間的矛盾，這時就需要我們采取一些更為有效的措施和手段。

現在人們對于檔案管理的重要性有了更深的認識，隨著國家一級各地方的相關政策的出臺，涌現出了越來越多的檔案管理中介機構，并且檔案管理的市場也在不斷地擴大。面對這樣的情況，我們應該意識到構建一個良好的市場氛圍以及有序的市場秩序是很重要的，并且在服務的過程之中，也應該要有意識地提高檔案服務的質量，全面提高檔案服務中介的綜合能力和水平。

2 對目前檔案管理社會化的一些具體表現的介紹

2.1 集中統一的管理體現社會化

目前來說，提到檔案管理的社會化，大多數的人都會想到目前對檔案集中統一管理的現象，顯然這就是檔案管理社會化的最明顯的特征和開端，對檔案統一集中的管理，能使檔案管理變得更加科學有序。如果不同的檔案分散在不同的地方，我們就不能很快的實現信息的收集和匯總，會經常出現一些不可避免的混亂現象，也會出現檔案丟失不全的現象，這對于檔案管理是很不利的。

2.2 檔案管理正向高效科學的方向發展

在進行檔案管理的時候，我們經常會發現存在著很多的困難，例如在管理的過程之中無法確保信息的完整以及安全，但是檔案管理的社會化就會很好的避免這些問題。檔案管理的社會化現象表現為管理方式以及手段的科學化以及高效化，它往往會通過計算機網絡完成數據化的管理工作，這樣做的好處是使得檔案管理的工作效率得到了很大的提高。不僅如此，科學高效率的管理方式還能夠方便大家對于檔案信息的查閱，這就使得我們對一些流動的檔案管理更加方便，一些繁瑣的工作就可以通過科學的計算機管理系統來完成，減少了人工的工作量。

2.3 自帶檔案的現象依然存在但此現象應該杜絕

在企業投資服務中心工作時，我會注意到一個問題，就是在進行檔案管理的時候，如果出現自帶檔案的情況，檔案管理工作就會變得更加麻煩，這主要的原因就是因為自帶檔案更容易造成檔案的流失。例如一個員工的檔案對于每一個員工來說都是很重要的，一旦丟失就會讓員工在今后的工作之后遇見更多的問題，所以我們一定要確保員工檔案的安全，杜絕員工自帶檔案的現象。

3 促進檔案管理社會化的一些建議和措施

3.1 提高檔案服務質量、構建更好地平臺

當我們需要提供更好地服務的時候，也應該要注意到檔案管理工作的社會化這一現象，并且我們也要注意到其社會化帶來的好處，并做出研究和思考促進檔案管理的社會化。工作人員應該意識到加大對于檔案的管理力度是很必要的，優化對檔案管理的手段和方式，將檔案管理的范圍進行擴展和延伸能夠促進對于檔案的管理。并且我們應該要強化檔案管理的意識，切實地采取方案和措施來提高檔案管理的質量，為廣大的群眾搭建一個更廣闊的平臺，構建一個更為高層次的服務機制促進服務質量的提高。

除此之外，我們還可以借助現在先進的科技，利用計算及構建一個較為完善、范圍較廣的檔案管理的數據庫，簡化檔案管理工作的流程，實現檔案管理工作的自動化是我們的目標。

3.2 信息公開相關的建設也是必不可少的

我們在生活和工作之中經常會需要查閱一些相關的檔案和信息，可是一些較為核心的信息往往是較難查詢到的，這就為我們造成了很多的麻煩，面對這樣的情況信息公開建設就是很重要的了。相關的機構應該構建一個真正能夠為百姓服務的檔案館，這個檔案館應該能夠實現更好的信息公開的服務，要方便大家對于信息的公開查詢，方便大家更快地了解政府的相關資訊。

4 結束語

檔案的管理對于一個單位來說是很重要，對檔案進行科學有序的管理，能夠為將來的工作減少很多的阻礙和麻煩，也能夠更好地保證員工的權益。檔案管理的社會化是現在社會發展前提下出現的一個很好的現象，它對單位檔案管理帶來了很多的便利，網絡化和數字化的檔案管理手段為檔案管理工作減少了很多麻煩。

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