提高檔案管理工作效率的措施

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作受到了更多專業人士的關注。檔案管理使得很多的珍貴物品、文件等得到保存。檔案管理工作應該跟隨社會發展的腳步不斷地進行創新。檔案管理工作的主要特點是機密性高、專業性強。各級管理單位都應該對內部的檔案管理工作高度重視。文章主要闡述了當前檔案管理工作存在的主要問題及相應的措施。

關鍵詞：檔案管理工作；存在問題；措施

雖然我國的檔案管理工作起步比較早，但是在發展過程中還是存在很多的問題，直接影響了檔案管理的科學性和有效性。傳統的檔案管理工作仍然在一些單位中應用，十分不利于檔案信息資源的整合和查詢。總的來說，檔案管理工作存在著認識不足、管理體制不科學、檔案管理設備落后，管理人員素質不高、整體規范性不夠，檔案的利用率低等問題。下面我們就具體的對這些問題進行分析，希望能夠對相關人員起到積極作用。

1 當前檔案管理中存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：（1）管理意識不強，檔案利用率低：檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。（2）檔案管理制度不健：全檔案管理不夠規范。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題。主要表現在：第一，檔號不規范；第二，案卷標題不規范；第三是大部分案卷缺少卷內目錄；第四是組卷混亂現象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。（3）檔案檢索效率不高：檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。（4）檔案硬件投入及經費不足：近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化檔案保管條件簡陋。

2 提高檔案管理效率的措施

改變目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現檔案管理的規范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要解決的問題主要有以下幾個方面。

2.1 健全檔案管理制度

管理制度是否健全直接影響檔案管理工作的進行。為了能夠建立更加科學的檔案管理制度，我們應該做到以下幾點：一方面相關規章制度的建立應該重點突出科學性和合理性，同時還要考慮到整個單位的實際情況。另一方面，規章制度的建立就是為了在工作的過程中有章可循，所以其必須具有可操作性，而且還要簡單易做，這樣才能夠使規章制度起到指導作用。第三，單位主要就是由領導和職工組成的，所以制定的規章制度必須能夠對這兩方都有所約束。領導的行為會直接影響制度的實行，員工是制度約束的主要對象同時也是制度的執行者，應該給予重視。第四，制度要有嚴肅性。作為檔案管理部門既是制度的制定者也是實行者，在實際的工作中應該盡量維護規章制度的權威性。

2.2 改進和完善檔案功能

傳統檔案之間是靜態的，而且相互之間的聯系也不夠。當前對檔案功能的重新定位是全面的、動態的。一方面我們應該在發展新型檔案管理的同時對傳統的檔案管理采取“取其精華，去其糟粕”的態度。由于過去檔案管理工作受到一定條件的限制不能夠進一步的豐富和擴大，如今我們應該發揮出檔案管理的優勢更好地為相關單位和部門服務。

2.3 采用信息化管理手段

信息技術的快速發展對檔案管理工作提出了更高要求。為了能夠適應社會發展的趨勢，我們應該使用現代技術和管理手段，提高檔案管理工作的效率，實現信息化檔案管理。計算機在檔案管理中的應用，不僅使檔案管理數字化，還提高了檔案管理工作的檢索能力，提高了檔案管理工作人員的工作效率，延長了檔案的保存時間。例如信息管理系統在檔案管理中的應用，能夠把電子文件妥善保管。檔案管理部門應該積極地參與到信息檔案管理中來，使信息技術成為現代化檔案管理的重要手段。

2.4 做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平

檔案管理工作主要是為部門人員服務的，作為檔案管理人員應該樹立服務意識，不斷地增強自身的服務意識，把“服務”作為工作的出發點，在服務的過程中應該明確自己的工作態度，提高服務的質量。檔案工作者的職業道德中就包含服務的好壞。檔案管理人員應該對檔案的內容全面掌握，發揮好檔案信息的作用，為部門人員服務，為社會主義建設服務。

2.5 提高檔案工作人員專業技能和素質，充分調動檔案管理人員工作積極性

人員是檔案管理工作中的操作者，檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理的發展。作為檔案管理單位一方面應該控制好檔案管理人才的引進，根據自身發展的需要引進一些專業知識強、創新能力高的人才，充實檔案管理隊伍，加強檔案管理隊伍建設。另一方面，隨著外界環境的不斷變化，檔案管理部門應該對人員進行繼續教育，這也是檔案管理人員提高自身素質的重要途徑。檔案管理人員的作風建設不容忽視，只有責任心強、作風良好的人員才能夠對檔案管理工作的發展有利。通過大量的實踐證明，檔案管理人員的好壞對檔案管理工作的影響很大。作為一名檔案管理人員，在自身專業知識的技術上通過培訓、自學的方式不斷地提高自身的綜合素質，掌握科學的管理方法，不斷地對檔案管理技術創新，提高檔案管理的質量。新的管理模式是需要檔案管理人員在工作中不斷摸索的，為社會的發展提供有價值的資源。

2.6 實現管理現代化，拓寬服務領域

信息科學的逐漸發展，檔案管理信息化是當前檔案管理事業要實現的目標和未來發展的方向。檔案管理部門要想提高檔案管理的效率就應該利用現代信息技術，這也是手工檔案管理向信息化檔案管理轉變的過程。此外，使用現代的信息技術能夠方便政府機關、學校、科研部門查閱，提高了使用檔案管理的效率，實現了檔案的自身價值。這也加強了各個部門之間的聯系與合作，提高了工作的效率。

2.7 硬件支柱，保證檔案管理工作質量

硬件設備在檔案管理中起到十分重要的作用，也是提高檔案管理質量的重要方面。根據單位的實際情況設置專門檔案室，采購一些檔案管理的專業設備，檔案管理人員根據檔案的性質、類型等進行分門別類，做好編號，對于一些重要的紙質檔案應該做好防火、防潮、防曬、防蟲等方面的措施，保證材料的安全。

綜上所述，文章通過對當前檔案管理工作存在的問題及采取的措施進行分析，也說明了當前人們對檔案管理的重視度正在逐步提高。在市場環境的發展下對檔案管理工作進行科學管理是每個檔案管理人員應該做到的。

參考文獻

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