現代檔案管理探討

摘 要：文章對現代檔案管理的現況以及存在的問題進行了分析，在現代檔案管理過程中應用了很多的新技術，數字檔案管理成為了必然趨勢。對數字檔案管理的必要性進行分析，并且對數字檔案的管理具體步驟進行了討論，希望能夠針對出現的問題找到更好的解決措施，這樣能夠為檔案管理者提供必要的參考。

關鍵詞：現代檔案管理；數字檔案管理；管理流程；措施

檔案是一種歷史的記錄，不僅僅是記錄個人的成長過程，同時，也會對整個社會的發展情況進行記錄，因此，在社會發展過程中檔案的作用非常重要。對現代檔案進行科學化的管理是一個非常重要的問題，目前傳統檔案館正在逐漸消失，取而代之的是電子檔案，因此，數字檔案館的地位越來越重要。未來的檔案館在服務方面要能夠做到以技術手段快速向社會提供必要的信息，其也慢慢成為了檔案館建設的重要衡量標準。數字檔案管理是現代檔案管理的一個必然結果，因此，對數字檔案管理一定要重視。

1 檔案管理現狀

1.1 現代檔案管理

現代檔案管理流程和紙質檔案管理存在著很多的相同之處，分為收集、鑒定、整理、分類、保管、利用等流程，而且還要具備特殊的傳遞功能。時代不斷發展，社會也在進步，傳統檔案制度雖然仍在運行，但是，出現了不能很好適應時代發展的現象，因此，現代檔案管理有了很大的發展。現代檔案材料在收集渠道方面非常的廣泛，而且收集制度都比較的完善，但是，因為材料的收集會涉及到很多的部門，這樣在實踐過程中就出現了很多的問題。導致一些檔案內容只是能對個人的生平基本情況進行反映，但是對人才的選拔、培養等不具備很大的影響，在社會發展中起到的作用也非常有限。現代檔案管理中對其真偽進行辨別是非常重要的組成部分，其要求材料必須真實、準確和完整。檔案在形成過程中，存在著部門監督不完善的情況，很多的領導干部對員工的檔案隨意進行更改，導致出現很多的暗箱操作事件，最終出現了很多的假檔案。為了避免出現這種情況，檔案監督工作也要進行重視。

1.2 現代檔案管理弊端

1.2.1 檔案檢索效率不高

檔案的檢索方式分為手工檢索和計算機檢索兩種方式，在現在，傳統的手工檢索還占用很大的比重，這種檢索方式人們比較熟悉，但是，這種方式會出現浪費時間的情況，導致檢索工作經常會出現質量不高，效率低下的情況。

1.2.2 部分單位在檔案硬件設施上投入不足

檔案室在很多的單位中重視程度不一，其應該是管理規范而且環境良好的地方，但是，一些單位在建設過程中只對硬件設施進行了完善，對檔案管理方面沒有進行規范，導致檔案利用受到影響。

1.2.3 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

對檔案管理工作沒有進行重視，檔案管理人員配備方面也存在著一定的問題，通常情況下檔案管理人員都是由其他人員兼任，這樣在管理手段方面就出現了比較陳舊的情況。很多的檔案管理人員對檔案管理不了解，在調閱檔案方面都是采用比較原始的手工操作方式，這樣會導致檔案出現發黃、字跡褪色的問題，對檔案的完整性以及安全性會產生很大的影響。

1.2.4 檔案收集工作力度不夠

檔案管理要有一套完整的收集歸檔管理制度，這樣才能對檔案的全面性進行掌握，同時，材料要是在內容和形式上相同，也會導致檔案的真實情況無法體現，這樣就使得檔案的建設沒有任何意義。

1.2.5 檔案管理的信息化程度不高

在科學技術快速發展過程中，計算機技術被應用到了各行各業，其在現代辦公中起到的作用非常大。但是，在檔案管理中，計算機技術并沒有得到廣泛的應用，對管理效率的提高沒有幫助，同時，也導致了資源浪費的現象出現。

2 數字檔案的必要性

傳統的檔案擔負著信息采集、存儲、傳播以及版權控制方面的重任，數字檔案也兼具著同樣的任務，只是在內容、采取手段以及服務方式上發生了變化。數字檔案的建立有如下原因：首先，因為數字檔案是虛擬和現實的結合，這樣就會出現大量的數字化信息存儲在很多的磁盤上，利用計算機使其和網絡形成一個系統。和傳統的檔案相比，數字檔案占用的物理空間更小。其次，數字檔案在收藏方面主要是數字形式信息，除了紙質的書刊資料，還會對一些視頻、音頻等資料進行收錄，這樣能夠滿足查閱者的多種需求。數字檔案的建設要以數字信息為主，這樣能夠在互聯網上形成整體的優勢，將原件保存在更合適宜的環境中，對原件進行復制，能夠更好的實現查閱功能。最后，數字檔案使用者不需要和檔案管理人員進行面對面的接觸，只需利用網絡平臺進行交流，這樣用戶可以實現隨意的瀏覽、查詢以及下載打印功能。數字檔案的用戶范圍也在不斷的擴大，傳統檔案的使用在地理位置上存在著一定的限制，但是，數字檔案使用者可以在任何地方以任何身份進入。

3 數字檔案建設

3.1 檔案錄入和修改

檔案錄入、整理、歸檔是指檔案的生產過程，檔案的產生從業務辦理開始，業務過程產生的資源最后經過檔案整理，形成標準的檔案格式，最后分類編號后歸檔存放在指定的檔案架位置上。根據移交的檔案類型，在與實物檔案核對無誤后，自動編制檔案號，并將該檔案的摘要信息和存放位置記錄到數據庫中。實現檔案文件的采集、著錄與標引自動化和人工智能化。已有的檔案修改后，對檔案的封皮要自動進行修改和維護。

3.2 檔案查詢檢索統計

查詢檢索統計包括三個方面內容：（1）對外查檔。提供對外部如公檢法查檔、個人或者單位老土地使用證書丟失以及國家政府機構等單位的檔案查詢。這個查詢一般根據權限需要先到窗口進行受理，然后經過相應的領導審核審批后才能出示查詢的結果。（2）內部查檔。內部查檔是根據內部用戶的權限，分門別類的進行檔案的查詢，內部查檔可以通過局域網進行查詢。（3）檔案統計。按照國家檔案局以及國土資源部相關的檔案統計的規定進行統計并輸出相應的統計報表。并且可以繪出個直方圖、圓餅圖等各種統計圖表。

3.3 檔案的借閱利用

借閱利用包括通過大廳申請借閱、在檔案室借閱和網絡借閱三種方式：（1）通過大廳申請借閱，經過相關的領導審核通過后，進行查檔，查詢完成后可以直接打印或者復印，由窗口交到申請人。（2）可以直接在檔案室借閱，錄入相關的借閱人信息后，檔案室可以直接借出檔案。（3）實現檔案管理借閱利用的網絡化，用戶根據自己的權限只需要通過身邊的計算機登錄到系統中就可以查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實體。系統可紀錄完整的借閱利用信息，并可以進行借出檔案實體的催還，借閱利用信息的統計等操作。

4 結束語

文章對現代檔案管理的現況以及存在的問題進行了分析，文章提出了數字檔案管理的必要性，并且對數字檔案管理的具有操作進行了探討，希望給廣大檔案管理者提供一定的參考。

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