醫院聲像檔案管理模式創新研究

摘要：醫院聲像檔案見證著醫院的發展，它記載的不僅僅是歷史，更重要的是反饋各種信息，在醫院各檔案管理中發揮著不可替代的作用，隨著現代圖文影像技術的不斷普及，醫院聲像檔案也迅猛發展，但發展過程中，仍有諸多問題存在，如：收集資料不完整、資源開發不夠深入以及管理不規范等。這就要求從創新管理模式、建立檔案收集制度等方面著手。

關鍵詞：醫院聲像檔案；管理模式；研究

檔案管理是醫院管理工作的重要基礎[1]。現代檔案記載中出現了聲像檔案。聲像檔案具有形象直觀、圖文并茂等優點，在醫院各檔案管理中發揮著不可替代的作用。如何有效開發利用聲像檔案，使之更好的為社會以及醫院提供重要的參考信息，是目前工作者探討的熱門話題。

1 醫院聲像檔案管理中存在的問題

1.1職責不清、多頭管理、收集不完整 目前，醫院實行的多是綜合檔案室、信息科以及各醫療業部門分別管理各類檔案資料模式。其中，綜合檔案室管理科技檔案、部分實物檔案、文書檔案以及音像檔案等，除此之外，還監督、指導以及檢查本單位的檔案工作；信息科主要對圖書管理、病例案件統計管理以及計算機管理進行管理；醫療業務部門主要對醫德醫風檔案、各種檢查影像圖文檔案、醫療文書檔案以及病理切片檔案進行管理。醫院應在信息科設立專門的聲像資料管理室，并配備專業人員對資料進行制作與管理，然而事實情況是：綜合檔案室、信息科以及各醫療業部門之間均是獨立收集、管理以及保管，缺乏一定的協調，最為重要的是制約了醫院整體管理水平。

除此之外，各科室均擁有自己的音像數碼設備，他們自行錄影，具有很強的隨機性，使得檔案收集工作人員的正常工作處于一種被動狀態[2]。這就造成檔案的流失，嚴重影響檔案的開發以及保存。

1.2記錄不完整、制作不齊全 對于醫院大型社會活動、醫療、重要會議中具有代表性的錄像等聲像檔案制作不齊全。尤其是重點基建項目，應該將開工前的原景、活動、一系列招標會議以及建設過程中的關鍵環節、最后竣工的照片等均包括在內。這就缺少全面性，形成的聲像檔案不齊全。

1.3落實制度不到位、管理不規范 醫院聲像檔案并沒有制定出符合醫院管理模式的具體要求，比如在檔案移交時間、收集范圍等方面。除此之外，還會出現部分檔案沒有附加文字說明，或者缺少內容、時間等。由于醫院中有多個部門均能形成聲像檔案，出于方便考慮，許多部門并沒有將資料交于相關的管理部門，而是自身留著或者隨意處置，這就會導致資料丟失。由于管理制度的不完善，有的甚至被丟失、損壞，這大大影響了醫院的日常工作。

2 醫院創新聲像檔案管理模式的探討

醫院聲像檔案見證著醫院的發展，它記載的不僅僅是歷史，更重要的是反饋各種信息，為領導日常決策提供參考依據。聲像檔案，在醫院各檔案管理中發揮著不可替代的作用，這就為醫院檔案工作提出了更高的要求。要想能夠充分發揮聲像檔案的作用，這就要求從創新管理模式、建立檔案收集制度等方面著手。

2.1建立健全的聲像檔案收集以及開發利用制度

2.1.1明確醫院聲像檔案收集方法以及范圍 有效收集對象包括：在日常工作中形成、有考察利用價值、真實反映各項工作的光盤或者磁盤。①通過計算機形成的正式電子檔；②通過數碼拍攝的圖像；③記錄重要活動的動態圖像文件；④多媒體文件。采集方法包括：①一般采集：醫院各類會議、外出參觀、外賓前來我院考察參觀，錦旗、獎牌以及各類獲獎證書等；②定期定向采集：醫院舉辦的各類慶祝活動以及評優活動、新建重點學科、購買一定數額以上的設備等；③重點采集：醫院召開的重大會議以及重大會議，反應醫院的聲譽以及地位，具有極高的價值；④專題采集：圍繞醫院科研、醫療工作中出現的重大事件進行拍攝，可以有效豐富聲像檔案內容，檔案室要組織人力進行專題報道，并積極制作相關宣傳片。

2.1.2健全各項管理規章制度 對于日常管理進行強化規范，從影像資料的收集開始，直至最后的借閱均作明確規定，統一化管理，防止資料流失。建立專門的數據庫，以便各部門下載使用已經形成的聲像檔案。并要求拍攝人員積極配合工作，將各類檔案歸檔處理，以此確保檔案的完整性。

2.1.3確保檔案制作齊全，規范整理、分類以及編目 對于檔案管理人員，不僅要有能力懂得整理、分類，更重要的是要懂得拍攝，要經常性的參與到各個科室工作中，對于發現的有價值的聲像材料，要能夠及時拍攝采集[3]。對于重大工作，要將檔案管理工作滲入到全過程。重大活動結束后，要及時將影像資料移交到檔案管理人員手中，檔案管理人員要保證檔案完整，包括文字說明、底片以及正片完整，還有人物、時間、地點以及背景等。

2.1.4實現聲像檔案數字化管理模式 采取現代化的設備對檔案進行管理，進一步形成文件傳遞網絡化、電子化以及文字存儲數字化等管理模式。目前，醫院檔案管理面臨全新的挑戰[4]，隨著高科技的不斷發展，檔案載體越來越多。利用先進的計算機技術實現檔案數字化管理，將其以動畫、音頻、圖像以及視頻信息的形式進行儲存和運用，這樣不僅有效減少庫房的儲存量，還可以方便、快捷的查找。除此之外，建設虛擬化的單位檔案室，使得資源可以共享，并可通過網絡查詢遠程檔案，這樣方便管理，亦可有效延長檔案壽命。

3 結束語

總體來說，聲像檔案具有查閱便捷、資料直觀等優點[5]。所以，在重視聲像檔案發展的過程中，要能夠及時發現并解決其中存在的問題，建立一個健全的一體化管理模式。除此之外，我們要不斷的學習新知識、新理念，讓聲像檔案管理能夠在醫院的改革中發揮出顯著地作用。

參考文獻：

[1]倫瑞貞.醫院聲像檔案的管理與開發利用探討[J].中國當代醫藥，2013，20（5）：142-143.

[2]熊燕.淺議醫院聲像檔案管理中存在的問題與對策[J].右江民族醫學院學報，2013，35（5）：728-729.

[3]張星黔.淺議醫院聲像檔案管理[J].貴陽中醫學院學報，2014，36（4）：158.

[4]陳英姿.淺談高校聲像檔案管理中存在的問題及對策[J].福建醫科大學學報（社會科學版），2008，1.

[5]阮開顏.聲像檔案管理淺析[J].價值工程，2010，15.編輯/成森