醫院設備物資采購管理信息化的設計

摘要：控制醫療設備物資購置成本快速增長是深化公立醫院改革的重要措施。建立設備物資采購管理系統是規范醫療設備物資采購，控制成本增長的有效基礎。該系統提供采購立項、預算審批、字典建立、采購審批、合同制定、物資入庫、物資出庫的信息化管理。通過該系統應用做到了以醫療設備物資采購的全生命周期管理。

關鍵詞：設備物資采購管理系統；預算；采購

自2010年公立醫院改革試點啟動以來，上海市提出加大體制機制探索創新力度，特別制定出臺了《上海市進一步深化公立醫院體制機制改革3年行動計劃（2013～2015年）》。其中特別提到控制醫療費用、推進衛生信息化建設、加強公立醫院內部管理與改善醫療服務等要求。同時上海申康醫院發展中心也根據財政部、衛生部要求，修訂發布《醫院財務制度》和《市級醫院全面預算管理辦法》等有關文件，提出圍繞\"雙控雙降\"目標，著力轉變醫院運行機制。

這些文件和要求首先都指向了醫院在設備物資采購中要拋棄以前的粗放型管理模式，要依托信息化加強立項、預算和采購管理。為此，瑞金醫院通過優化流程，建設配套設備物資采購管理系統，對物資設備的立項、預算和采購提供支撐。該系統將原有的手工申請、審批流程改為電子申請模式，形成從立項、預算、申請、審批、采購的完整流程。

1采購立項

醫院中的采購立項主要針對固定資產的采購，主要包括醫療設備等。固定資產的立項分類包括：鼓勵類、許可類、限制類，分別對應的報批程序為備案制、核準制、審批制。報批程序結束即為項目立項完成。

瑞金醫院資產管理處根據醫院的總體規劃，每年在10月份左右公示第二年可立項通知，由各科室根據實際情況填寫申報項目。申報項目時需要提供項目名稱、申報理由、大概預算金額、安置地點及人員安排、技術概況、績效分析情況等。

該流程通過申請科室網上申報、資產管理處材料審核、院預算采購委員會組織答辯、通過項目上網公示后審批通過。具體流程圖見圖1。

圖1 立項流程圖

2預算審批

每年的設備物資采購預算既是醫院開展醫療業務、又是控制醫療支出成本的依據。通過合理分配人力、物力、財力等資源，協助醫院實現戰略性目標和經營性計劃，并控制開支和提高資產使用率。

目前，醫院制定年度設備物資采購預算審批流程的目標是：

？誗細化醫院整體發展目標和年度經營計劃，為各科室和項目確定具體可行的目標和共同遵守的行為規范

？誗協調各科室和項目的行動一致性

？誗便于預算責任人在過程中控制和監督業務執行情況，及時發現執行中存在的偏差。

？誗優化財務資源，向關鍵科室和項目配置最優的資源

？誗預算審批流程為由院長下達下一年度工作目標，根據工作目標各科室提出設備物資采購預算草案，由資產管理處匯總和初選各科室的預算方案，科室提供預算執行的可行性建議，最終通過預算管理委員會討論決定通過科室預算，院長簽署下達，有資產管理處根據預算執行簽訂合同。

如為年中的無預算申請采購項目將提示進入預算外采購申請流程。具體流程見圖2。設備物資采購管理系統支持各個流程的網上流轉，申請科室可在網上獲知申請項目目前的進展。

圖2 預算審批流程

3設備物資采購

完成采購立項和預算審批，設備物資進入采購流程。設備物資采購管理系統支持包括采購任務下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動全過程，對采購過程中物流運動的各個環節狀態進行的跟蹤、監督，實現對醫院采購活動執行過程的科學管理。

設備物資采購管理系統中設置的具體采購流程包括：供應商送來物品至倉庫，倉庫保管員對物品進行清點，對合格品打印入庫憑證進行入庫；對不合格品可以拒收，也可以先入庫后再退貨。該采購流程中，支持以下幾個特性：①對倉庫庫存數量設置庫存警戒線，對庫存需要進貨的時間、數量進行提示。②與預算申請、審批流程進行整合，便于對通過預算審批項目的進展進行全流程的統計分析。③將原有的以發票為收貨依據更改為以收貨單據或發票為入庫依據，這樣即使發票未及時送到也可先入庫發放，使系統的庫存數量與實際庫存數相一致，便于庫存盤點和及時領用。

完整的設備物資采購流程見圖3。

圖3 采購流程

3.1設備物資字典建立 首先設備物資采購管理系統中需為新增的設備物資種類建立數據字典庫。數據字典建立操作流程為：使用科室申請（填寫品名、數量、需要理由、科室負責人簽名）→ 物資管理部門負責人（審核臨床是否需要）→按醫院規定經各級領導審批同意→資產處管理人員增加。該程序體現了新物資申購不再是一個部門說了算，有大家綜合考慮后給出結果，顯然是對采購過程增加了監控力度。

3.2采購審批 對于不同價格的采購論證審批有不同模式。對于一萬元以下醫療、教學、科研發展需要新增的耗材、低值易耗品、科研物資，系統將其使用申請與采購程序細化為：科室申請（填寫新增及低值易耗物資購置申請表、科研物資申請表）→物資管理部門采購論證（器械采購員進行詢價、比價確定購置價格、產品廠家、供應商，器械科長審核）→財務部門（費用審核）→相關職能部門（醫務處、科教處、護理部、院感辦等對購置需求論證審核）→物資管理部門購買（簽訂供貨協議→新增耗材列入計劃性耗材采購）。該程序與之前不同的是將采購工作前移，對使用申請增加了采購論證和采購過程的審核。

萬元以上物資全部按年度預算審批流程執行。

對于特殊應用耗材采用先消耗、后入庫的方式，即與供應商協商確定一個固定備貨數，之后每月使用數為下月計劃采購數，進入常規采購程序。其設計流程為：供應商供貨→設備科備貨量（雙方協定庫存數）→設備科驗收→使用科室領用→患者使用（根據條碼直接收費）→使用科室申請下月使用計劃（即本月使用數）→設備科制定醫院下月采購計劃量（為科室本月出庫匯總數）→訂貨→供應商送貨→入庫驗收（實體與發票入庫）。

應急物資儲備我們采用了與供應商聯合管理方式，即將應急儲備物資放在具有實力和信譽的醫療公司，根據上級政府部門的要求，雙方共同制定物資應急儲備計劃與管理方案，一旦需要可直接提供醫院使用。

3.3固定資產采購 固定資產采購根據采購的方式（分為外貿合同和內貿合同）建立相應的采購合同，實現對固定資產的采購進行跟蹤管理。

？誗采購合同的類型可以分為固定資產采購合同和固定資產增值合同

？誗合同的資金來源可以分為：預算、應急、財政、科研經費、其他

？誗合同采購流程中的必填字段：合同號、設備名稱、規格型號、數量、單價（分為人民幣、美金、歐元等可以選擇）、資金來源選擇，供應商，多選項為是否招標、借款、申請免稅等

？誗合同流轉審批，最終以PDF格式存檔

？誗合同完成后填寫到貨日期，如果合同內多個物品分批到貨，以最后到貨日期為準填寫到貨時間

？誗驗收在到貨后1個月后，打印驗收單據、固定資產分配卡片、條碼打印，最終由供應商完成驗收后提供固定資產實物照片上傳。

？誗整個合同完成以收到以下文件齊全，才算最終完成整個采購流程：萬元請購單、申請批復、采購物品的配置清單、合同、合同流轉審批表、公司三證、物品彩頁以及招標文件、委托協議等

？誗合同完成可以自動生成存檔文件編號，如果單價超過50萬操作員手工添加備注\"存院檔案室\"

圖4 合同流轉、審批表

3.4醫用耗材采購 醫用耗材采購由科室提交采購申請，資產管理處匯總叫貨，由資產處、供應商、科室人員共同驗貨查收。同時更改原先有發票入庫修改為送貨單入庫，以方便倉庫人員及時出庫滿足臨床需要。

具體操作流程包括：科室請領→資產處審核→醫用耗材采購計劃→醫用耗材采購→入庫→發票登記→出庫的過程。

圖5 科室耗材請領

圖6 資產管理處采購計劃

綜上，建立設備物資采購管理系統將更加規范申購流程，設定預算審批計劃、領用計劃，同時物資的購買、領用與最終用于患者的信息進行一體化管理，真正做到以醫療物資為線索的全生命周期的管理。

參考文獻：

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編輯/王海靜