風電檔案管理工作中存在的問題及對策研究

摘 要：文章首先對風電檔案管理中存在的問題進行總結，并簡要分析了各類問題產生的原因。其次重點探討解決檔案管理安全問題的有效措施，提出加快管理體系的完善、改善基礎設施、根據建設情況及時對檔案進行更新等對策。幫助從業人員明確工作重點內容，促進檔案管理工作質量的提升。

關鍵詞：風電檔案；檔案管理；管理技術

1 風電檔案管理現狀與問題

1.1 工程項目建設檔案管理未與工程建設同步管理

風電工程建設項目確定后檔案并沒有及時的成立，而是在開展一段時間后進行補錄，這種工作模式并不能真實的反應風電工程建設情況。檔案的記錄、管理、移交都存在嚴重的滯后現象，項目建設完成后甚至會出現重要資料的丟失，為后續維護工作帶來了阻礙。

1.2 工程項目建設檔案管理人員配備不足

風電工程成立后，負責檔案管理的部門多數是臨時成立，并不具備工作經驗。甚至在部分現場管理檔案由其他崗位的工作人員代替負責，可見重視程度的欠缺。由于開展工作前并沒有受到過專業培訓，對工程建設的程序理解模糊，在此基礎上開展資料收集必然會出現遺漏的項目。管理人員在分配工作任務時并沒有落實到個人，通常是以部門為團體，造成檔案管理工作在基層不能落實。

1.3 缺少檔案的保護設施、設備

使用中的檔案室多數是由閑置辦公室改造的，并不具備保護措施。室內缺少通風窗口，或者窗口設置位置不恰當，使陽光直接照射在檔案表面，影響字跡的清晰程度。室內防火設備配備不齊全，長時間不經過檢修的一些消防器材已經老化損壞，發生火災事故時很難保障在第一時間撲滅，為檔案存放帶來了安全隱患。還存在室內格局不合理的情況，檔案放置與查閱都在同一空間內進行，并沒有分開建設，為監管工作增加了難度，很容易發生丟失事故。

1.4 風電項目工程檔案材料普遍存在不規范和缺失現象

風電檔案中需要記錄的內容并沒有詳細規定。例如原場地中地質情況的調查、建設中使用的技術、項目使用的重要設備等。對這部分資料缺乏整理，風電項目投入使用后出現故障維護工作很難在短時間內開展。風電檔案中包含的資料眾多，對其放置順序缺少規定，在對某部分內容進行查找時需要依次翻閱，紙張頻繁的查看翻動很容易出現破損，并且這種保管方式增大了資料查找的時間。項目建設中質量情況與材料使用量都會記錄在跟蹤報表中，但管理部門對其書寫格式并沒有統一規定，工程團隊只是依靠習慣來進行，規范性不能落實會影響到監管的威嚴性。例如大型設備進出場，需要由負責人統一簽到，由于缺乏規范性，存在代簽、補簽的情況，簽到證明便失去了保管的價值，更不具備法律效益。

1.5 檔案資料整理不規范

風電檔案卷宗的標記項目缺少統一標準也是普遍存在的問題。為便于保管區分，會在卷宗記錄項目名稱、建設規模、竣工時間等，也會將檔案中的內容所在頁碼也進行標注，目錄頁與一些證明在編寫頁碼時劃分很模糊，一些單位將目錄算在總頁數中，并記錄在卷宗上，但新制度中目錄并不需要標頁。記錄方式的差異性使得檔案很難統一錄入計算機中，對原始頁碼進行改動時也容易丟失內容，使得檔案管理工作不能盡快落實。

2 造成風電工程檔案管理不善的原因

2.1 地域問題

風電工程的建設地通常在落后區域，人跡稀少基礎設施不完善，與總管理部門缺乏溝通，導致管理制度落實困難。檔案的上交、移送周期較長，造成傳遞到管理部門的資料與實際建設脫軌嚴重。

2.2 管理體系及管理制度不健全

現有制度中缺乏對檔案管理人員的制約性，并不能作為工作開展的硬性參考。管理部門對檔案工作重視程度低，使得政策的落實不夠徹底，部分建設團隊并沒有認識到檔案的重要性，搜集整理也只是為了應付領導的檢查。管理體系中缺少對工作細節的規定，日常工作得不到監管，員工態度逐漸散漫，便出現了嚴重的安全隱患。

2.3 各參建單位檔案責任意識差

風電工程將對總項目進行劃分，分包給各個施工團隊，各項目負責人對檔案記錄工作的責任意識差。檔案管理人員與項目負責人之間缺乏溝通，導致資料更新不及時。并且多數負責人認為工程的建設質量是重點部分，其余的檔案與資料便可以忽略，這也是責任感欠缺的表現。

3 解決辦法與控制措施

3.1 健全管理體系

對現有管理制度進行改制是解決檔案管理問題的有效途徑。相關部門應盡快將新制度落實，規范檔案記錄格式與內容，反省原體系中存在的不足之處，并加以改正。管理體系中應詳細標注工作開展的順序，并深入工程建設現場進行調查，與檔案中記載的各項進行對比，觀察是否存在差異，可保障檔案中內容的科學嚴謹性。在風電建設單位內成立檔案管理部門，并指派有經驗的老員工來負責，對從業人員進行崗前培訓，幫助明確工作中的重點，避免重要資料丟失。領導者要定期對檔案管理情況進行調查，制定獎罰制度，來約束工作中態度不認真的員工，鞏固管理制度的威嚴性。

3.2 建立完善的檔案管理制度

政府部門以出臺完善的風電檔案管理細則，基層單位要以此為基準，不斷完善內部工作體系。檔案的歸檔、調取、查看都需要嚴格的審批手續，不經過上級領導批準任何人不得私自查看。風電項目招標投標要按照法律進行，這一階段產生的合同與證明在檔案中都要有所標記，在建設開展時各結構的施工技術、質量等級、具體建設時間等都要嚴格的審查記錄。完善的風電檔案可作為使用過程中維護工作的開展依據，當設備發生爭議時也可作為法律證據被使用，因此其內容的嚴謹與完善關系到工程未來的使用情況，需要提高重視態度。管理制度中還應該對卷宗的書寫內容進行規定，將檔案記錄形式統一，這樣在查閱過程中清晰明了，可快速鎖定資料的擺放位置。在工程開展前應將檔案工作開展順序做出詳細的規劃，基層工作人員可按照這份報表進行統計與管理，可避免現場出現混亂，同時對施工流程也起到了監管作用，避免質量達不到標準的項目仍投入使用。檔案室的安全標準也應當體現在管理制度中，可促進安全設施的完善。

3.3 檔案管理人員及設備設施要與工程項目相適應

在檔案管理人員配備以及設施配備上，要保證與工程項目相適應。管理人員應具有一定的檔案專業知識和技能，在學歷要求上要保證在大專以上或者是中級以上專業技術職稱的檔案管理人員；其次要求檔案管理人員熟悉風電項目建設的過程，了解參建單位的職責范圍；再次要保證工作人員有較強的責任感及嚴肅認真的態度；最后要對庫房和設備進行規范配置。

3.4 事前策劃、過程控制、事后核查

建設單位首先在立項時就要明確歸檔范圍，在編制招標文件、合同簽訂時明確文件形成、歸檔和質量管理要求，明確各參建單位檔案管理人員的素質要求，并約定獎罰條款。加強對參建單位工程現場管理人員檔案業務的培訓和檔案法宣傳，使每個責任單位和責任人了解其職責、歸檔范圍和質量要求。使檔案文件材料形成過程和鑒定驗收中有統一的標準和依據。

建設單位在監督工程質量及進度時，要同步檢查檔案文件材料的形成、管理情況，在進行單項工程驗收時，要保證應歸檔文件材料的完整性，發現問題及時糾正。監理單位要按照《風電建設工程監理規范》嚴格監督檢查施工過程文件和竣工編制文件。

4 結束語

我國的風電工程不斷發展，而風電檔案是風電建設開展的重要依據，影響到施工、驗收、運行、維護、管理和檢修等環節，有效的風電檔案管理可以提高工作效率，避免重要資料發生丟失、損壞等現象。文章研究了管理工作中的不足并及時提出解決措施，為完善檔案管理工作體系打下了堅實基礎。

參考文獻

[1]季淑萍.風力發電項目檔案管理的現狀與改善措施[J].檔案天地，2013（8）.

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