淺析檔案管理工作

摘 "要：檔案管理工作，在單位工作中的意義不容忽視，只有構建系統的檔案管理體制，加強科學化的管理水平，不斷吸收先進的現代化檔案管理，理論與新技術。才能使檔案管理工作跟上時代發展的步伐，為社會經濟的發展提供有利保障。

關鍵詞：檔案管理;管理人員的素質;計算機;

文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01

為了適應新形勢，跟上時代的步伐，更好的發揮檔案作用，檔案管理工作，必須拋棄原來的管理模式，更新觀念思想，提高管理人員素質，完善各項規章制度和提高信息化管理水平等方面下狠功夫，本文將指出檔案管理工作存在的問題及如何提高檔案管理工作

檔案管理礎工作存在許多問題，主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范沒有目錄號且一卷多冊現象較多;二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍;三是大部分案卷缺少，卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用;四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現;五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

如何提高檔案管理工作呢？首先

一、提高檔案管理人員的素質

檔案工作的發展，和現代化的需要對檔案管理工作者提出的新的要求，一般的業務技能，已經不能適應工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業務知識，和實際工作能力，還要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機操作技術，和網絡信息技術，系統的學習，檔案管理知識，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質是至關重要的，所以建立一支高素質、高水平的專業人才隊伍是目前最緊迫的任務。

二、提高檔案管理工作的措施分析

（一）加大投入力度，扎實工作基礎，領導的充分重視是做好檔案管理工作的前提。因此單位領導應對檔案管理工作進行高度重視，將其列入日常工作日程，并構建檔案管理領導隊伍，定期的進行檔案檢查指導等，有關部門應從思想上充分認識檔案工作，并加大在檔案管理中的投入力度，特別是在于檔案保存、整理、信息化建設等方面。建立檔案專用資金。并對檔案室，閱檔室，及辦公室合理分開。

（二）建立符合實際情況的有效制度。中國古語有云：沒有規距不成方圓，此話中所包含的道理，同樣適用于本文所述的檔案管理工作，缺乏相關完善的管理制度，就很難做好檔案管理工作。建立健全科學合理、規劃性強、符合現代檔案管理工作的一系列制度，是確保檔案管理工作有序科學進行的基礎和保障，要建立真正科學合理的檔案管理制度，不能盲目跟從，而應當吸取他人已有經驗成果的同時，結合本單位的實際情況，綜合形成適合自己單位的檔案收集整理歸檔等管理制度。

三、提高信息化管理水平

隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發生了很大的變化，由原來的單一的紙質載體發展為紙質、電子、硬盤等多種載體共存的局面，然而通過調查發現，有一些高校信息化設備依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索，依然主要依靠手工來完成，此外電子的利用率極其低，嚴重的制約了檔案管理工作的發展和利用價值。造成資源浪費。

以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序、排列打印，既降低了人為因素在為主體的歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，降低了出錯率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞、關鍵詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用，才能發揮檔案得的作用。在現代化過程中，檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內外提供高效、優質的服務。

四、結束語

總之隨新舊信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現代化管理已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。在現代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，檔案管理發生了巨大的變化：管理內容更加復雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對高校檔案管理工作遇到的各種挑戰，本文從提高管理人員素質、完善各項規章制度和提高信息化管理水平等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的進一步發展。

加強檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質，不斷完善各項規章制度，提高信息化管理水平及網絡技術等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐。