淺析如何做好新時期的檔案管理工作

摘 "要：隨著我國高科技產業化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經成為今后工作發展的必然趨勢。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，本文對此加以論述。

關鍵詞：新時期;檔案管理;與時俱進;

中圖分類號：G271 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01

隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發生了變化，檔案工作必須要有領導重視，實現檔案管理現代化。只有實現檔案管理現代化，加強管理意識、掌握現代化管理技能，提高綜合素質技術，利用現代化技術整理檔案，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，檔案管理人員應該提高認識水平，強化繼續教育，加強制度建設，建立相關運行機制。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，應從以下幾個方面抓起。

一、搞好檔案工作，領導重視是關鍵

一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展;如果領導不重視，許多具體的工作都會困難重重。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程序上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入領導的議事日程，是時代發展的需要，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。如果只是一味的指責、埋怨領導不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

二、解放思想，實現檔案管理現代化

隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，管理方法手段的落后，給檔案的保管和利用帶來困難，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統介質的干部人事檔案信息，通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過網絡和信息系統，提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。

（一）加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

（二）掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

（三）利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。

三、提高檔案人員業務素質，加強繼續教育

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

四、加強檔案資源建設

（一）把握好檔案收集關。在當今服務型社會的大環境下，檔案館應把國家和社會的具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理。檔案館應向各級基層檔案管理部門下發通知，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，讓基層檔案管理部門向社會各界廣泛征集內容豐富，有特色，有價值的檔案資料，及時修訂和完善各種檔案的歸類、整理、保存，從而達到豐富館藏檔案，為利用者良好服務的目的。

（二）檔案工作要走“特色” 路。所謂特色檔案是指反映地方特色經濟、特色歷史、特色文化以及風土人情、 自然區域特色等方面的檔案。 檔案管理部門應充分認識館藏建設的 “特色” 性，認真研究、分析本地區的特色檔案資源，廣泛征集、整理、保管，豐富館藏內容，優化結構，體現特色，打造精品。

（三）要正確處理好檔案館藏的質量與數量關系。過去比較注重檔案數量的多少來衡量檔案館藏豐富與否，但多年館藏建設實踐來看，僅僅片面追求數量是不夠的，應該豐富館藏，改變館藏結構單一、缺乏特色，案卷質量不高等諸多發展檔案建設的不利因素，辯證的處理好數量與質量的關系， 按照 《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，不斷優化和豐富館藏建設。

五、結語

隨著科學技術的飛速發展，社會生產力的迅猛提高，信息化的容量越來越大，資料作為一種信息資源也顯得愈來愈為重要。新時期檔案管理工作是一項長期而又艱巨的工作。只有創新思想， 改變觀念， 增強法制建設， 充分利用現代化管理手段， 才能做好當代檔案管理工作，真正實現檔案信息的合理配置和有效開發利用，為社會主義經濟建設服務。