探析做好企業辦公室管理有效策略

摘 "要：辦公室管理作為企業管理的重要組成部分，提高辦公室管理效率，積極地落實好辦公室管理工作，可以有效地提高企業的內部管理水平，讓企業管理者更好地進行企業的管理與決策。本文分析了企業辦公室管理的內涵及職責，針對辦公室管理工作存在的問題提出了優化辦公室管理的有效策略。

關鍵詞：企業;辦公室管理;問題;策略;

中圖分類號：D72 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01

一、企業辦公室管理的內涵及職責

（一）辦公室管理，指的是通過企業辦公室工作人員對辦公室各項行政事務進行管理，包括領導活動管理、辦公接待、信息管理、危機管理及突發事件應急處理等，為經營者提供參謀與協作，使辦公室各項事務的決策、控制、執行與信息反饋都能得到有效處理，從而確保企業穩定運作。

（二）企業辦公室管理的職責

作為企業的重要內部組織樞紐，辦公室管理工作一直是企業開展內部管理的重點。企業辦公室管理工作的方面較多，并且工作內容相對復雜與繁瑣，涉及的職能與崗位責任很多。首先，辦公室管理工作負責對企業的日常管理工作的處理。企業的日常管理工作主要包括了對公文的處理、行政事務性工作、會議的籌備等其他方面的管理工作。辦公室的工作人員要負責對于企業內部各個部門進行協調，并且積極地組織各項活動，通過提高各個部門之間的交流效果，更好地提高企業的凝聚力和內部管理制度的落實效果，更好地將企業管理者所制定的任務目標進行實現。其次，企業的辦公室也負責了相應的輔助決策的工作。企業的辦公室在開展管理工作中，對于一些所需的信息進行收集和掌握，并且經過匯總來上交給分管各項工作的主要領導，為領導進行有關決策提供科學的依據。辦公室的工作人員在領導進行決策時，也要做好備選方案的制定和對相應的決策進行公布與記錄。最后，辦公室還要對于一些突發情況與問題進行及時地處理。對于一些臨時的任務和特殊事件，辦公室的工作人員要進行及時地協調和解決，并且保證自身的工作的靈活性。

二、辦公室管理工作存在的問題

（一）管理認知不準確

辦公室管理工作是一項集服務、參謀和管理為一體的綜合性工作，因此，對于辦公室管理人員而言準確定好位十分重要，只有定位好自己，才能更好地做好各項本職工作，促進企業更好的發展。但在實際工作中，辦公室的管理者存在著“錯位”或“越位”的現象，使得彼此都處于一種很尷尬的局面，該管的不管，不該管的卻在插手管，這種尷尬的局面，讓辦公室的日常管理陷入無序化，形成“內耗”。與此同時，也會造成辦公室與其他職能部門相處不融洽、不和諧，形成部門間“壁壘”，不利于辦公室日常工作的開展，破壞企業發展的大好局面。

（二）管理制度不完善

辦公室管理創新的出發點就是提高工作效率，規范程序。但部分企業辦公室在管理工作方面還不太規范化，如工作中無方法和思路、目標不明確以及職責不清晰等，這樣使得工作人員的負荷加重，對企業的整體形象產生了嚴重的影響，不利于管理工作效率的提高。為了保證企業的整體形象，促進企業辦公工作室的高效運行，必須要完善制度建設，使管理規范化。

（三）工作人員綜合素質有待提高

但很多企業的辦公室人員的組織結構不科學，崗位設計不夠合理。一部分工作人員自身不具有足夠的辦公室崗位工作能力，并且開展相關工作中態度不端正，工作效率相對較低。再加上一部分員工自身創新意識不足，難以對辦公室工作進行有效地創新與改進，整體思想意識上也存在一定的缺失。由于思想意識、業務能力多方面都存在著問題，導致了工作中失誤較多，服務工作不到位，整體工作效率較低。

三、優化辦公室管理的有效策略

（一）提高管理認知

辦公室管理工作是企業運營管理的中樞機構，擔負著重要的職責和任務，結合企業的實際情況，個人要做好辦公室工作準確定位，把握方寸十分關鍵，具體而言，一是要正確地認識辦公室管理工作的職責，認清自己的職責范圍才能更好地開展各項工作，才能準確的定位自我;二是嚴格遵守各項工作準繩。把握方寸，就是要嚴格遵守各項工作紀律，辦公室管理工作常常牽涉到諸多領域，處理各項工作任務的時候，把握好分寸才能有所為，有所不為，拿捏的力度才會準確，這是辦公室管理工作的重點。

（二）完善管理制度

規范的管理工作需要有規范的管理制度作為支撐，制定科學的內部管理制度，是辦公室管理工作開展的一個關鍵指標。辦公室管理制度中，對于辦公室工作的流程、目標、職能等要進行明確的細化，并且根據不同崗位落實相應的權責。只有辦公室的工作人員清楚自身的責任與權力，才能更好地完成自身的本職工作，提高管理工作的效率。辦公室管理工作所涉及的內容和方面較多，管理過程較為繁瑣。一個科學、高效的管理流程，可以有效地減少工作中的失誤，提高工作效率。

（三）提高工作人員的綜合素質

由于辦公室的工作的特點和性質，決定了辦公室管理人員必須要具備較高的素質，同時在知識結構方面，必須要不斷地更新，不斷的補充新的知識，這樣才能適應社會經濟的發展。首先，讓辦公室員工充分認識到辦公室工作對于素質和技能要求的迫切性，從“被動學”轉為“主動學”;其次，營造良好的學習氛圍，企業要提供各種學習的平臺和機會，創造濃郁的學習氛圍;然后，加大考核獎罰的力度，建立相應的考核機制，通過考核手段和方式，激勵員工自主學習，形成一種講學習、重學習的思想傳遞，讓辦公室員工在學習的過程中，提高素質，提升技能，不斷適應崗位的新要求。最后，結合企業的實際，適當引進專業技術性高、素質高的行政專業技術人才，通過引入人才，提高辦公室管理的工作效率。

總之，隨著社會主義市場經濟的發展，企業開始不斷發展壯大，辦公室作為綜合性的管理服務部門，是企業中不可缺少的組成部分。辦公室管理水平對企業工作的順利進行有著直接的影響，提高辦公室管理水平，不僅能有效提高企業的管理水平和管理質量，還能促進企業健康穩定的發展。

參考文獻：

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