加強辦公室文書信息和檔案工作效率的途徑

【摘要】信息技術(shù)快速發(fā)展的同時促使著我國檔案管理工作體系的不斷改進和完善，尤其是檔案管理各方面的工作做得更加到位，不過檔案管理仍然存在很多問題。文章就如何加強辦公室文書信息和檔案工作效率進行分析，首先介紹了辦公室文書信息與檔案管理工作存在的主要問題，然后就這些問題提出了幾點解決意見。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書信息；檔案管理；工作效率

辦公室文書檔案在檔案管理工作中占有非常重要的地位，文書檔案的收集以及歸檔等一系列工作同時也是具有較強技術(shù)型與服務(wù)型的工作。近年來，隨著時代不斷發(fā)展，文書檔案在各個企業(yè)都得到了肯定和廣泛應(yīng)用。要想讓文書檔案發(fā)揮其最大的作用，就需要相關(guān)工作人員努力保證文書檔案資料的真實性與完整性，不斷提升檔案立卷的質(zhì)量，充分利用當(dāng)前發(fā)達的信息技術(shù)，讓檔案資料為推動企業(yè)發(fā)展發(fā)揮最大效用。

一、企業(yè)辦公室文書信息與檔案管理工作中存在的問題

（—）管理人員檔案管理意識缺失

很多檔案管理人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作存在誤解和輕視，認為檔案管理工作無關(guān)緊要，因此絕大多數(shù)的檔案管理人員工作積極性不夠高。由于檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，因此檔案工作在實際開展的時候一直處于無序的狀態(tài)，并且檔案自身的巨大作用也不能夠得到有效發(fā)揮，失去了檔案管理工作的意義，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

（二）管理人員之間的素質(zhì)差異比較大

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域中應(yīng)用的不斷普及，檔案管理信息化的推進速度不斷提升。在這種背景下，檔案管理工作人員的個人素質(zhì)以及業(yè)務(wù)操作水平會直接影響到檔案管理的質(zhì)量，尤其是當(dāng)他們之間的素質(zhì)水平存在較大差異時，會對管理方式的認知以及采用上存在很大分歧，選用不同的管理方式對檔案進行管理時會影響檔案管理的質(zhì)量，不利于形成統(tǒng)一的歸檔形式，影響管理工作的效率。

（三）缺乏整體化的規(guī)劃

隨著電子信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，很多企業(yè)都已經(jīng)順應(yīng)時代發(fā)展的形式，相繼建立起了比較規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)，在很大程度上提升了檔案管理的效率。不過由于這種電子存檔系統(tǒng)處在初步試用階段，管理人員還沒有對其完全熟悉，使得在對檔案信息的管理過程中存在很多問題，比如缺乏整體性的規(guī)劃、沒有協(xié)調(diào)運作的模式，這些都會影響工作的順利進行，給檔案管理帶來很大不便。

二、提升辦公室文書信息與檔案工作效率的方法

（一）強化對檔案管理的重視程度

要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認識程度，能夠充分認識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內(nèi)部員工對這一工作的整體認知水平，從內(nèi)心深處重視起來。

（二）加快培養(yǎng)檔案管理信息化專門人才

檔案管理工作是一項系統(tǒng)、復(fù)雜、對專業(yè)性要求非常高的工作，要想保證企業(yè)辦公室檔案管理能夠適應(yīng)信息化這種大環(huán)境，就需要培養(yǎng)這方面的專業(yè)化、復(fù)合型的人才。可以通過定期給檔案管理人員進行培訓(xùn)和專業(yè)知識的教育，提升他們的知識水平和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)信息化時代的管理需要。

（三）改善部門機構(gòu)檔案管理設(shè)施

要想能夠迎合時代的發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需要建立和健全檔案管理設(shè)施，因為檔案管理現(xiàn)代化本身就是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，它會涉及到計算機信息、網(wǎng)絡(luò)、信息交互、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷鄠€領(lǐng)域。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設(shè)備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時要想實現(xiàn)檔案管理工作走向信息化還需要購置專門的計算機信息、數(shù)碼相機、打印復(fù)印設(shè)備、刻錄機等設(shè)備并且對這些設(shè)備進行電子文檔一體化管理。

要做好檔案的管理工作，提升管理工作的效率需要做好以下兩個方面：第一，要對信息程序進行精心的設(shè)計，設(shè)計出適合管理檔案的具有科學(xué)結(jié)構(gòu)的檔案信息管理庫；第二，要遵守相應(yīng)的管理原則，具體來說就是在檔案管理工作中要做到規(guī)范化、數(shù)字化。

（四）建立健全檔案管理制度，讓檔案管理走向規(guī)范化、制度化

為了保證對檔案進行更加科學(xué)高效的管理就需要建立新型的檔案管理制度，有了科學(xué)規(guī)范的管理制度才能夠保證對檔案管理工作的規(guī)范化實施。有關(guān)的部門要把對檔案所需有關(guān)信息的收集工作放到重要位置進行對待，確保收集到的信息的準(zhǔn)確性、及時性，同時還可以通過利用電子計算機實現(xiàn)對檔案的信息規(guī)范化管理。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作不斷受到企業(yè)部門的重視，檔案的管理工作一直在不斷進步。但是檔案管理工作仍然處在發(fā)展變革的道路上，處在摸索階段，難免會出現(xiàn)一定的問題，這些問題的出現(xiàn)會嚴重影響檔案資料作用的正常發(fā)揮，企業(yè)要想能夠充分發(fā)揮檔案資料的作用，就需要針對存在的問題，找出解決的方法，從而提升檔案管理工作的效率。

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作者簡介：陳銘（1981-），男，河北吳橋人，供職于國網(wǎng)黑龍江省電力有限公司信息通信公司，研究方向：信息文書與檔案信息化。