電子商務檔案管理的智能化趨勢

【摘要】在互聯網盛行的信息時代下，電子商務已然是非常重要的商貿手段。電子商務檔案是電子商務活動過程中形成的對經濟主體活動信息采集的原始數據。現在的電子檔案比原有的紙質檔案管理復雜得多，它包含了除文字以外的諸多其他媒介，這些強而有力的數據經過分析可以成為企業需要的最核心數據，因此電子商務檔案管理的智能化是未來發展的必然趨勢。

【關鍵詞】電子商務檔案；檔案管理；智能化管理

隨著電子商務的發展，電子商務檔案管理的智能化已經成為檔案管理的發展方向。電子商務檔案管理智能化是指應用計算機和數據庫的技術和功能，對電子商務中所形成的全部信息進行整體有效的分析和系統的管理。電子商務檔案的形式內容非常多元化，包括電子的郵件、電子合同、電子賬務信息、電子客戶資料等。因此為了高效、系統化、有條理地管理電子商務檔案，實現檔案的智能化是大勢所趨。

一、電子商務檔案的特點

（一）信息的自動生成

電子商務檔案是發生交易的雙方在互聯網上所發生的一系列經濟活動的記錄，這些相關的記錄是互聯網自動生成，而非人工識別記載的。從交易的開始到交易的最終結束都是網絡虛擬完成的，每個過程都被網絡記錄下來，形成電子商務檔案。

（二）信息儲存的龐大性

電子商務檔案記錄了交易雙方的整個交易過程，一個企業的所有電子商務往來都列入在電子商務檔案之中，甚至包括交易的每個步驟，所以可想而知數據資料是相當龐大的。而且電子商務檔案并不像舊的紙質的儲存方式那樣，只記錄交易相關的文字信息，而是將文字、圖片、視頻等相關的所有媒介信息全部記錄下來，并且所有的電子商務檔案會隨著企業的不斷壯大在數量上和種類上不斷增加，這些都決定了電子商務檔案是非常龐大的。

（三）信息和載體的相關性

電子商務檔案的儲存是需要儲存介質的，它與紙質方式儲存的最大不同就在于它無法直觀地識別也不能人為更改和操作，它是虛擬的網絡化的信息，只能是運用計算機的系統進行數據的采集以及對數據加以分析，這也在客觀上說明了電子商務檔案的信息和載體的相關性。

（四）電子商務檔案的復雜性

電子商務構成的本質是數字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般來說電子商務檔案都需要運用加密技術，特別是機密程度較高的檔案，其加密程度會更高，因此電子商務檔案具有復雜性。隨著信息時代的到來，各企業也越來越重視檔案的管理和信息的絕對機密，使得電子商務檔案的復雜性表現得尤為突出。另外，電子商務檔案的復雜性還體現在信息種類和數目的不斷增加。現在大多數企業都是多元化發展的企業，這些多元化的發展方向也使得企業經濟活動的多元化，這就導致企業的電子商務檔案的種類會隨著企業的發展而不斷增加。企業經濟活動的頻繁和時間的累積自然會導致電子商務檔案數目的增加，這些都充分地體現了檔案的復雜性。

二、電子商務檔案智能化的趨勢

（一）檔案存儲的智能化

隨著時代的進步和發展，在這樣的環境下要求電子商務檔案的信息應非常全面，通常包含了商品的基本信息、客戶的相關資料等相關數據。傳統紙質的儲存方式已經無法滿足現在的發展需求，所以需要智能化的電子商務檔案管理來保證信息的安全，減少因數據丟失所造成的不可預知的損失。但智能化管理也需要一定的軟件作為支持，軟件可以提供一定的信息管理的相關職能，及時發現信息在存儲過程中的漏洞并及時修復。

（二）檔案檢索的智能化

隨著網絡大潮的襲來，現代企業非常重視數據庫的管理和電子商務檔案的管理。電子商務檔案記錄著公司所有的商務往來和經濟活動，這些是決策者強有力的決策依據。而科技的發展決定著著企業的信息不只是本地儲存的相關數據，還包括了云端的數據。在這些龐大的數據面前，只有智能化的檔案管理才能將這些數據應用起來。而且智能化的檢索可以按照查找相似度、更新時間等相關選項來為檢索者提供更有效的搜索結果。因此，能否高效、及時地查找到所需信息就是檔案管理水平的重要體現。

（三）客戶關系管理的智能化

對很多企業而言，與客戶建立良好的業務關系是企業發展的經濟命脈，如何建立良好的客戶關系也是絕大多數企業深入研究的命題。在客戶和企業進行經濟活動的過程中，大量的相關信息被錄入電子商務檔案之中，而智能化的檔案管理可以使企業及時得到客戶的信息，了解客戶需求，從而針對客戶制定相應的營銷方案，以更好地為客戶服務，提高客戶的滿意度，減少在溝通中所造成的負面影響。所以對客戶關系的智能化管理可以增強企業的內外部管理，從而提高企業的競爭力。

（四）情商預測的智能化

面對大量的客戶、市場營銷、銷售信息，沒有高效的、智能的數據分析系統是無法在信息時代占有一席之地的。高度智能的情商預測可以幫助企業進行大量的數據分析，從而更好地為企業提供科學的管理思想、有效的營銷方式、清晰的發展方向、周到的售后服務，更好地了解客戶需求，為企業提供更好的盈利水平和拓展空間。與此同時，對信息智能的分析和處理不但可以實現企業當前的發展訴求和商業實踐，更能在信息的世界里了解市場的現狀和未來的發展趨勢，重新梳理企業的商業模式和流程，從而及時準確地為決策者提供可靠數據。

三、結論

總而言之，隨著人們生活水平和生活質量的不斷提高，大量電子銀行系統影響著人們對金錢的觀念，從而使電子化交易也成為人們生活中不可或缺的生活方式。智能化的電子商務開始逐漸被人們所認可和接受，電子商務時代的到來也使電子商務檔案管理變成企業管理的必修課，智能的檔案管理可以更好地為企業提供數據支撐，使企業更好地了解內外部信息，從而更有效地提高企業競爭力。所以順應時代的發展、順應社會的節奏，企業應該改革傳統的檔案管理方式，而智能化的檔案管理是企業發展的助推器，也是時代大潮中不可更改的發展趨勢。

參考文獻

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作者簡介：張建華（1981-），男，吉林白山人，任職于中共白山市委組織部，研究方向：檔案管理。