淺談如何切實有效地做好辦公室秘書工作

薛穎

摘 要：辦公室秘書在一個企業(yè)的行政管理部門具有舉足輕重的作用。文章從提高自身修養(yǎng)，牢固樹立責(zé)任意識，堅持“服從而不盲從”，加強學(xué)習(xí)、增強競爭力四個方面，對如何切實有效地做好辦公室秘書工作進行了簡要闡述。

關(guān)鍵詞：辦公室；秘書工作

辦公室秘書在一個企業(yè)的行政管理部門具有舉足輕重的作用。秘書工作對外即是窗口又是同上級主管部門進行工作聯(lián)系的紐帶；對內(nèi)則承擔(dān)著協(xié)調(diào)各部門工作、報告起草、公文處理、接待服務(wù)、會議籌備等等多項日常工作職責(zé)。因此，辦公室秘書需要具備優(yōu)秀的、專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，方能在工作崗位上做到揮灑

自如。

一、不斷提高自身修養(yǎng)

《論語》有“修己以敬”、“修己以安人”、“修己以安百姓”的記載。擁有良好的個人修養(yǎng)是很多人一生的追求。對于辦公室秘書工作而言，不斷提高自身修養(yǎng)尤為重要。提高自身修養(yǎng)應(yīng)當(dāng)牢記謙虛、尊重、寬容的原則。謙虛，要求做到“四不”，即不自恃、不自負(fù)、不自詡、不自以為是。辦公室秘書是一個特殊的職業(yè)，也常被人們稱為“領(lǐng)導(dǎo)身邊的人”。因此，應(yīng)克服優(yōu)越感，時刻把自己擺在低調(diào)的位置。尊重，是對不同層次人的尊重。孟德斯鳩說，人生而平等，根本沒有高低貴賤之分。在與人打交道時，尊重對方的人格，尊重對方的習(xí)俗，尊重對方的感受，尊重對方的需求，這是人對尊重的基本理解。要提高自身修養(yǎng)，必須學(xué)會尊重他人。寬容，是一種處變不驚的氣度，是一種坦蕩，是一種豁達，是要有海納百川之胸懷。寬容是衡量一個人思想是否成熟，心靈是否豐盈的一把標(biāo)尺。正所謂“大肚能容，容天下難容之事”。

二、樹立牢固的責(zé)任意識

責(zé)任成就事業(yè)，決定成敗，能夠積極提高工作效率。一個企業(yè)辦公室的工作通常是全方位、開放型的，牽一發(fā)而動全局。秘書既要處理好企業(yè)內(nèi)部和外部形形色色的人際關(guān)系、大大小小的日常事務(wù)，又要適應(yīng)不同領(lǐng)導(dǎo)的工作方式，做好各級領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作。這就要求辦公室秘書必須培養(yǎng)并堅持極端負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，一絲不茍的工作作風(fēng)。在實際工作中，要牢固樹立并強化“秘書工作無小事”的觀念。秘書工作容不得一絲一毫的懈怠。辦公室秘書的責(zé)任心可以在諸多方面得以體現(xiàn)，但歸根結(jié)底就在一個“細(xì)”字上顯露無疑。人們常說，做大事情的人不要事無巨細(xì)、事必躬親，要有大眼界，才能高瞻遠矚。而身為秘書，若要工作不出紕漏、沒有半點差池，恰恰需要這種事無巨細(xì)、事必躬親的精神。著眼于大局，立足于小事，真抓實干，務(wù)求實效。辦公室日常事務(wù)繁多、瑣碎，領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種事項也是千頭萬緒。要將一堆大大小小的事情協(xié)調(diào)處理得當(dāng)，就要求秘書必須在“細(xì)”字上下狠功夫。哪些事情是刻不容緩，必須立即辦理的；哪些事情是需要調(diào)查研究，進一步落實整改的；哪些事情又是違反程序和紀(jì)律，必須加以遏制的。秘書都應(yīng)準(zhǔn)確、快速地分門別類，理清頭緒，盡量把可能出現(xiàn)的情況考慮周全，再展開下一步的工作。常言道“好記性不如爛筆頭”。所以，辦公室秘書一定要養(yǎng)成基于高度責(zé)任心和強烈事業(yè)心的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，深諳“責(zé)任重于泰山”的道理。

三、服從而不盲從

習(xí)近平總書記對秘書工作提出了“服從而不盲從”的要求?！胺摹迸c“盲從”，一字之差，其內(nèi)涵卻有著天壤之別。服從，是經(jīng)過深思熟慮之后地堅決貫徹執(zhí)行，是符合黨性，堅持原則；盲從，則是不論是非曲直，屈從于領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，想方設(shè)法迎合地領(lǐng)導(dǎo)，是失去自我的一種體現(xiàn)。只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作是正確無誤的，辦公室秘書就應(yīng)本著對事業(yè)高度負(fù)責(zé)的精神，不折不扣地堅決貫徹落實；如果發(fā)現(xiàn)有違背原則不妥當(dāng)、或是考慮不周全的地方，也絕不能視而不見，盲從于領(lǐng)導(dǎo)的決策指示，而應(yīng)及時采取補救措施，為領(lǐng)導(dǎo)各項工作的順利開展保駕護航。

堅持“服從而不盲從”的原則，是秘書的權(quán)利和義務(wù)。在一個企業(yè)內(nèi)部，優(yōu)秀的辦公室秘書就是要具備在領(lǐng)導(dǎo)的決策指示出現(xiàn)疏漏的時候及時提醒和補救的能力和膽識。智者千慮，必有一失。人不是在任何情況下都能將問題考慮得全面而不出紕漏和偏差，事件也是在不斷地發(fā)展變化之中運行的。對于領(lǐng)導(dǎo)的錯誤指示，秘書如果由于個人能力上的缺失不能預(yù)見，或是已經(jīng)預(yù)見而屈從于領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，惟命是從，亦步亦趨，明哲保身，盲目服從，這是秘書工作的失職。

四、學(xué)無止境，增強競爭力

如何切實有效地學(xué)習(xí)從而更好地完成辦公室工作，是做好秘書的當(dāng)務(wù)之急。辦公室秘書的基本職責(zé)之一就是辦理文書工作并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)更好地處理日常工作事務(wù)。對于文字工作而言，不僅要求秘書掌握政策、精通業(yè)務(wù)，具備過硬的文字功底，還要寫出特色，寫出風(fēng)格。業(yè)精于勤，荒于嬉。綜合提高文稿質(zhì)量就是要從抓學(xué)習(xí)苦練內(nèi)功上做文章。學(xué)習(xí)有知識學(xué)習(xí)和經(jīng)驗學(xué)習(xí)之分。讀書愈多，知識愈豐，思路愈開闊。從長遠看，沒有相當(dāng)?shù)睦碚撔摒B(yǎng)，就干不成什么大事，許多問題就難斷是非。及時選讀黨報黨刊和各類專業(yè)書刊，帶著問題去閱讀并從中找到答案。這種既讀又問的閱讀方式堅持地越長久，獲益就越多，收效也就越明顯。在選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容時，要廣泛涉獵政策理論、專業(yè)知識、金融稅務(wù)、法律法規(guī)、計算機等各方面知識，以拓寬自身知識面，豐富知識架構(gòu)。除了在書本上獲取知識，辦公室秘書還要加強與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，盡可能多的深入調(diào)查研究，增強對基層情況的了解，全面把握領(lǐng)導(dǎo)謀劃全盤、駕馭全局、處理問題的思路和方式方法，學(xué)會與領(lǐng)導(dǎo)同步思考、同頻共振，彌補歷練不足這塊短板。同時，秘書光會寫官場文章也是不行的，還要擠時間寫一些公文以外的文章，來提升自己的語言表達能力和邏輯思維能力，為公文寫作打下堅實的基礎(chǔ)。習(xí)近平總書記長年筆耕不輟，《擺脫貧困》、《干在實處 走在前列》、《之江新語》中的文字如行云流水，哀梨并剪，充滿詩書氣質(zhì)，讀來妙趣橫生，令人過目難忘。辦公室秘書只有在學(xué)習(xí)工作中不斷提高自己、完善自己，做到博采眾長，視野開闊，寫文書時才能夠言之有物，訴之有理。

德者事業(yè)之基。辦公室秘書直接服務(wù)、服從于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還要服務(wù)企業(yè)全體員工。因此秘書更要做到“德才兼?zhèn)?，以德為重”。人而無德，行之不遠。

參考文獻：

[1]欒伊瑩.《報社行政秘書的基本素養(yǎng)及現(xiàn)代意識培養(yǎng)探討》，企業(yè)導(dǎo)報2013年第19期

[2]張傳祿、趙繡雪、羅高利、錢世榮.《案例：服從不是盲從》，秘書工作2014年第04期