強(qiáng)化物資采購合同管理的幾點(diǎn)設(shè)想

周超

一、以提高經(jīng)濟(jì)效益為中心，實(shí)行全面合同管理

在對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同中，應(yīng)把所有的物資采購業(yè)務(wù)納入合同管理，把主要注意力集中到提高企業(yè)整體效益上，對(duì)反映經(jīng)濟(jì)活力契約化水平的各項(xiàng)指標(biāo)實(shí)行全額管理。具體地說：

1、企業(yè)所有的對(duì)外業(yè)務(wù)都要全部簽訂合同，做到無合同不采購，無合同不驗(yàn)收，做到無合同不結(jié)算，無合同不付款。

2、所有的合同從訂立到履行到結(jié)算，實(shí)行全過程管理。簽訂合同前要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)需要提出合同采購計(jì)劃和簽訂申請(qǐng)，批準(zhǔn)后洽談、草簽合同，再提報(bào)上來由訂貨小組集體審批；簽訂合同后分解、落實(shí)到有關(guān)部門組織實(shí)施，督促履行，合同履行后辦理結(jié)算手續(xù)；合同發(fā)生糾紛后，依法進(jìn)行處理。

3、對(duì)合同文本使用率、合同簽訂率、合同鑒證率、合同限額審批率等主要指標(biāo)實(shí)行全額目標(biāo)管理均力示達(dá)到100%。

二、貫徹新的思維方式和管理方法，力求具有較強(qiáng)的操作性

在研究和建立合同管理模式時(shí)，力求避免停留在浮淺的表面分析、現(xiàn)象羅列和一般化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上，要著力于目標(biāo)管理和系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代理論的運(yùn)用上，由此可達(dá)到以下三個(gè)目的：

1、探索一個(gè)具有科學(xué)性、可行性和階段性的管理目標(biāo)；

2、制訂一個(gè)具有整體性、層次性、協(xié)調(diào)性和開放性的完整管理體系；

3、確立一個(gè)具有動(dòng)態(tài)的、受信息調(diào)節(jié)而又符合法律規(guī)范的控制體系。研究的目的在于應(yīng)用。在具體研究和實(shí)施中要注意其可操作性，不脫離現(xiàn)狀又不停留于現(xiàn)狀，從現(xiàn)狀向既定的目標(biāo)過渡。力求現(xiàn)實(shí)性與超前性相統(tǒng)一，理論性操作性與實(shí)際可操作性相統(tǒng)一，既滿足現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的要求又為以后的發(fā)展留有余地。

三、建立物資采購合同管理的框架和結(jié)構(gòu)

任何一種管理形式都有其特有的框架和結(jié)構(gòu)，經(jīng)濟(jì)合同也不例外，物資采購合同管理框架是以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和物資供應(yīng)為前提進(jìn)行的，主要由四部分構(gòu)成，即思想體系、組織體系、制度體系、效益評(píng)價(jià)體系。思想體系包含了四個(gè)方面的內(nèi)容：

1、體系的宏觀基礎(chǔ)—有秩序的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和物資供應(yīng)管理體制；

2、體系的價(jià)值排列，法—理—情；

3、體系的立足點(diǎn)—自律和自衛(wèi)；

4、體系的理論基礎(chǔ)—知識(shí)性，包括法律、法規(guī)、系統(tǒng)控制、信息論、電腦技術(shù)、效益分析；邏輯性，包括目標(biāo)設(shè)立與優(yōu)化、人才培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)制度完善、標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)踐等；時(shí)間性，包括合同的前期管理、中期管理、后期管理等。組織體系的主干是：主體決策—業(yè)務(wù)制衡—全程控制。一是審批采購計(jì)劃和訂立合同；制訂合同管理制度；解決合同簽訂履行中出現(xiàn)的問題；研究決定對(duì)合同管理人員的獎(jiǎng)懲等。二是設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，承辦經(jīng)濟(jì)合同管理的具體任務(wù)；三是各業(yè)務(wù)部門配備一批熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)和具有豐富合同管理經(jīng)驗(yàn)的專（兼）職合同管理人員，負(fù)責(zé)管理本部門的合同，向上反饋合同管理信息等。制度體系主要包括：（1）合同歸口管理制度，即對(duì)本單位合同實(shí)行由專門合同管理機(jī)構(gòu)全面統(tǒng)一管理合同的制度。（2）合同授權(quán)委托制度，對(duì)外簽訂合同一律由其法定代表人進(jìn)行書面授權(quán)委托，授權(quán)代理人或復(fù)代理人在規(guī)定的權(quán)限、范圍、期限內(nèi)簽訂合同。（3）合同審查制度，即規(guī)定各有關(guān)部門在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準(zhǔn)、審查時(shí)限，保證合同正確簽訂履行的制度。（4）市場(chǎng)調(diào)研和市場(chǎng)競(jìng)價(jià)制度，即在合同訂立前對(duì)合同標(biāo)的的價(jià)格、質(zhì)量和廠家品牌等進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，了解市場(chǎng)行情、采取招議標(biāo)訂貨、批量訂貨、代理等方式，優(yōu)選供應(yīng)廠商，努力追求物資的功能價(jià)格比最優(yōu)化。（5）主體資信調(diào)查制度，即在合同訂立前對(duì)對(duì)方的主體資格，履約能力、信譽(yù)情況及委托代理人等進(jìn)行認(rèn)真考察，并逐一建立起客戶檔案。其目的是通過收集對(duì)方的資信資料，對(duì)對(duì)方單位是否具有履約能力做出正確判斷，因此在資信調(diào)查時(shí)要格外慎重。資信調(diào)查的主要內(nèi)容有：對(duì)方單位是法人還是其他經(jīng)濟(jì)組織，是個(gè)體工商戶還是農(nóng)村承包經(jīng)營戶；對(duì)方單位的地址、規(guī)模、性質(zhì)、主管部門、成立的時(shí)間、注冊(cè)資金數(shù)額；通過審查營業(yè)執(zhí)照，看合同標(biāo)的是否屬于對(duì)方經(jīng)營范圍，確保有履約能力；通過當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾聿块T咨詢，看對(duì)方在近三年內(nèi)是否有故意或過失違約或違法經(jīng)營的不良記錄；企業(yè)法人代表人或負(fù)責(zé)人品性、學(xué)識(shí)是否優(yōu)良；委托代理人資格是否真實(shí)、合法、手續(xù)是否齊全；通過稅務(wù)部門咨詢，看對(duì)方近三年經(jīng)營效益狀況；對(duì)方所持的營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否每年及時(shí)參加了年檢。

四、進(jìn)一步提高完善物資采購合同管理的方法和手段

經(jīng)濟(jì)合同管理法律意識(shí)強(qiáng)而且慎密，除要有一套嚴(yán)密的管理體系外，在管理的方法和手段上也必須系統(tǒng)而嚴(yán)密。只有有了科學(xué)嚴(yán)密的管理方法和手段，才能提高管理的工作效率，對(duì)可能發(fā)生的各種因素做出快速反應(yīng)，減少失誤和漏洞。為加大合同管理力度，實(shí)現(xiàn)合同管理真正到位，確定方針目標(biāo)管理、實(shí)行方針目標(biāo)管理方法，以法律法規(guī)為依據(jù)，變分散管理為系統(tǒng)的目標(biāo)管理，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理的全過程管理，變經(jīng)驗(yàn)管理為科學(xué)管理，把合同管理的內(nèi)容和主要指標(biāo)納入企業(yè)的承包目標(biāo)之中，使整個(gè)的管理工作做到縱深，責(zé)任到崗，任務(wù)到人，相互銜接，相互協(xié)調(diào)，形成一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理體系，這個(gè)體系是嚴(yán)密的，嚴(yán)密的主要表現(xiàn)在于各個(gè)環(huán)節(jié)全都是按程序辦事，環(huán)環(huán)相扣，這就從根本上改變了人為因素的影響，從而也就為科學(xué)管理奠定了基礎(chǔ)。

綜上所述，合同管理是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理，也是終端管理，是企業(yè)計(jì)劃管理、質(zhì)量管理、成本管理、資金管理等其它管理有效形式和重要手段，隨著企業(yè)改革的不斷深化，物資部門的合同管理工作將進(jìn)一步規(guī)范物資采購行為，以促進(jìn)企業(yè)整體效益的提高。endprint