信息技術對企業檔案管理的影響與策略

程麗英

摘 要：伴隨著科學技術的快速發展，我國信息技術實現了跨越式的發展，廣泛應用于社會的各行各業中，發揮著自身獨特的作用和功能。近年來，在企業檔案管理中應用現代信息技術逐漸演變成為一種重要趨勢，成為了促進企業管理制度改革和創新的新手段。筆者在本文中主要探討信息技術對企業檔案管理的重大影響，針對存在的問題提出解決的對策，為企業的長遠發展獻計獻策。

關鍵詞：信息技術；企業檔案管理；影響；策略

在信息時代背景之下，幾乎沒有那個領域可以離開信息技術而存在，信息技術的廣泛應用為人類的發展和進步做出了巨大的貢獻。尤其在企業檔案管理的工作當中，信息技術更是發揮其獨特的作用，使檔案管理逐漸走上了信息化的道路上，不僅提高了信息資源的利用效率，還極大地提高了管理水平，為企業的長遠發展蓄勢，無形中提升了企業的核心競爭力。

1 信息技術在檔案管理中的優勢

對企業檔案進行信息化處理，利用電子計算機對檔案室的資料進行深度整理、加工和分析，轉換為存儲在計算機上的新信息數據，為企業做出決策和工作運轉提供信息來源。它的優勢體現在以下幾個方面：

第一，能夠最大限度地挖掘計算機技術的內在潛力，進一步提高檔案資源的利用效率。由于當前許多檔案室所擁有的技術較為落后，限制了對檔案的進一步開發和利用，急需在檔案整理的工作過程中引入先進的計算機技術，充分發揮自身具有的各項功能。這樣既節約了時間，又節省了人力，發揮了資源的最大功效。

第二，可以減少二次信息的整理時間，增強了信息的實效性質。傳統的檔案信息整理主要通過搜集資料、確定選題、進行資料整理分析、最終總結加工的過程，這一傳統的模式既消耗了較長的時間，又可能延誤了信息的及時傳達，使檔案二次信息的實際價值大打折扣。應用信息技術對企業檔案進行管理，能夠通過計算機閱讀的形式掌握數據信息，然后直接操作計算機處理形成二次文件以備工作之需。

第三，在檔案管理的工作中運用信息技術，會使檔案信息得到多次加工和利用，而不會受到費用等因素的制約。

2 信息技術視域下企業檔案管理問題

盡管在信息技術的帶領下，企業的檔案管理工作取得了巨大的成就，但是在管理的過程中，由于內外各方面因素的影響和制約，仍舊存在著一些問題：

（一）檔案管理信息技術硬件力度不夠

由于我國現代企業起步晚，檔案管理工作仍舊處于初級階段，工作方式較為傳統和落后；同時對檔案進行處理、加工的相關設備落后，缺乏先進的、科技含量高的新型設備，加之大多數企業仍舊遵循老路子，沒有突破原來的管理方式，采用舊的管理手段，可想而知工作效率大大降低，且工作質量受到極大的影響。

（二）檔案無法充分發揮作用

眾所周知，檔案是為公司領導管理層作出決策和調整時提供理論基礎的重要資料，缺少信息技術加工的電子檔案，不能及時、準確地收集具有商業價值的各種信息，使企業與良好的商機擦肩而過。在當前的電子檔案管理中不斷暴露出以下幾方面的問題：

1、電子檔案應用的領域和范圍缺乏廣泛性。盡管信息技術已進入檔案管理的領域，但是大多數企業仍舊沒有放開對電子檔案的管轄，電子檔案的單機運作，限制了其作用的范圍。而且僅限于對文書性質的檔案或者文件應用電子檔案，應用的范圍十分有限，使企業達到完全電子化辦公的目標很遙遠。

2、缺乏對電子檔案信息的深層次挖掘和利用。企業員工中缺乏真正掌握利用網絡實現管理和操作的人才，使電子檔案信息的加工、利用止步于初級階段；即使是檔案管理人員，其自身擁有的電子檔案管理技術并不具體、全面，只能夠進行簡單的整理和操作，對于高端的搜索或者查詢、分析等操作程序并不熟悉。技術人員有限的技術和管理人才的缺乏，致使對于電子檔案不能進行深度的挖掘，從而進行二次利用。

3、專業的技術人員力量不足，將檔案的相關數據信息錄入計算機的速度緩慢、數量較少，當需要從電子檔案中查找相關數據時，無處可查，給后續工作帶來了極大的不便和困擾。

（三）管理人員管理水平落后

大部分的企業長期采用傳統的檔案管理模式和制度，一旦引入新的管理機制，勢必會帶來一系列的變化，牽動著各方面的內容都需要進行適當地變革，也就需要相關的管理人員從思想觀念、技術水平、業務能力等各方面進行適度調整。然而，信息技術的引入并不能促使檔案管理人員即時發生轉變，由于其思想觀念長時間處于保守的狀態，并不能很快融入到新的環境中，不能靈活、熟練地操控先進的管理軟件和設備；由于管理水平跟不上去，對于管理的整個程序和模式操縱運行起來較為困難，使得最終的檔案管理工作舉步維艱。

3 信息技術視域下企業檔案管理工作策略研究

1、著力加強檔案管理的“硬件”設備建設

企業穩步推進本單位檔案管理的硬件設施建設工作，充實基礎設施力量，是保證企業順利開展信息化檔案管理工作的前提和基礎。領導需要高度重視，不斷加大資金的投入力度，積極建設和完善本區域的數據庫，引入先進的計算機設備和質量高的硬盤等存儲設備，確保檔案的電子存儲有充足的空間和設備支持。同時需要預防檔案內容的順序顛倒或者混亂，及時對檔案進行歸檔整理，將新舊檔案有機、有序處理。不斷變革新的管理方法，拓展電子檔案的應用范圍，深化其可利用的層次，使電子檔案的效用發揮到極致。

2、積極宣傳企業檔案信息化管理模式

由于各企業的檔案信息牽涉的領域部門廣泛，影響重大，操作流程較為繁瑣。各單位均有一套獨具特色的信息化管理模式，需要進行大力度的宣傳，使領導重視、員工熟知，從上到下全公司都能夠以管理制度為約束，按照企業的管理模式進行檔案信息處理。

3、加快文檔一體化建設

加快文檔一體化建設是面對當前企業文檔分離的現實情況，提出的關鍵性對策。需要我們避免重復性工作，將公司文化和檔案有機統一起來，從根本上保證電子檔案的質量和高標準，認真梳理檔案信息的最初源頭，應用性能良好的文檔處理軟件，真正實現文檔一體化。

4、切實提高企業檔案管理人員素質

檔案管理人員的素質和水平在電子檔案管理工作中發揮著關鍵性作用，直接關系著電子檔案的質量，影響著檔案管理信息化的進程，必須把其作為重點內容來抓。在單位里需要秉持以人為本的理念，加強對檔案管理人員的培訓和教育，通過舉辦專題講座、召開小組討論會議、進行培訓班強化訓練等手段，轉變管理人員的理念，保持與時俱進的新思想；同時使員工在操作電子計算機、進行文本歸檔、對硬盤設備進行維修和保護等方面提高自身的專業技能，才能更加熟練、正確地操縱檔案電子處理系統。

5、加強對電子檔案進行歸檔保護

由于電子檔案自身很容易受到儲存環境的影響而發生變化，要想使電子檔案信息更加安全，需要對檔案進行備份，定期進行檢測處理，以確保電子檔案信息完整無缺。同時建立一套完整的歸檔處理制度，嚴格拷貝、檢測的程序，分配專人負責相關環節的工作，真正保護電子檔案。

可以借助多媒體技術設備來對電子檔案進行保護和處理，以確保電子檔案的質量和可信度。通過電子計算機的相關軟件技術，能夠統一檔案文件信息的紙張規格、字體大小、文件格式等，這樣可以得到更加規范化、整齊統一的文件。然后利用電子計算機的打印功能，對電子檔案進行適時打印，輸出清晰、整齊美觀的載有文字的檔案文本，以供工作人員查閱。相信對電子檔案進行有效、妥善地歸檔處理，就能推動檔案管理進一步邁向數字化、信息化的旅程。

4 結語

本文主要分析信息化技術在檔案管理中的優勢，論述信息技術視域下企業檔案管理存在的一些問題，最后對企業檔案管理工作策略進行了深入的探討和研究，旨在推進企業檔案管理工作的規范化、信息化、程序化。

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