淺析新時(shí)期下企業(yè)檔案人員的能力培養(yǎng)

羅育紅

摘 要：隨著社會(huì)逐漸步入信息化時(shí)代，很多企業(yè)在迅速發(fā)展的同時(shí)很多問(wèn)題也逐一顯現(xiàn)：內(nèi)部管理混亂，人員素質(zhì)有待提高，專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)等等。這在一定程度上阻礙了企業(yè)和部門的發(fā)展，無(wú)法有新鮮血液的注入，企業(yè)和單位也無(wú)法得到更長(zhǎng)遠(yuǎn)更好的發(fā)展，對(duì)個(gè)人也不好。傳統(tǒng)的檔案管理作為一個(gè)典型代表，它的方式已經(jīng)逐漸跟不上社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理人員整體素質(zhì)也存在很多問(wèn)題，單位不重視；地方換人頻繁；很多人沒(méi)有專業(yè)方面的相關(guān)知識(shí)，沒(méi)有機(jī)會(huì)參觀學(xué)習(xí)，沒(méi)有參加過(guò)培訓(xùn)班，沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)交流，所以得過(guò)且過(guò)沒(méi)有鉆研意識(shí)。這對(duì)管理模式和管理人員提出了更高的要求。原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理 模式的沖擊和挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理，人員素質(zhì)

1 引言

隨著社會(huì)科學(xué)，科技的進(jìn)步和發(fā)展。21世紀(jì)社會(huì)逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，我國(guó)各行各業(yè)在發(fā)展的同時(shí)不忘找企業(yè)找單位找部門中的問(wèn)題，希望在新時(shí)期下能煥然一新，發(fā)展的越來(lái)越好。檔案管理在新時(shí)期下，也顯露出各種問(wèn)題：工作人員的素質(zhì)不高；專業(yè)知識(shí)不過(guò)關(guān)；檢索效率低；管理不規(guī)范等等。檔案的工作環(huán)境，管理方式都在發(fā)生著變化。因此，極高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)是推動(dòng)檔案管理的關(guān)鍵。

2 新時(shí)期下檔案管理人員存在的問(wèn)題

2.1 部分檔案管理人員的素質(zhì)不高

對(duì)工作缺乏事業(yè)心和責(zé)任心。隨著改革開(kāi)放的一步步深入推進(jìn)和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷加快，人們的思想觀念轉(zhuǎn)變巨大，價(jià)值取向也發(fā)生了很大的變化。一些檔案工作者認(rèn)為經(jīng)濟(jì)收入、物質(zhì)條件和社會(huì)地位與一些其他行業(yè)差距很大，所以在思想上造成了很大的反差，道德觀念也發(fā)生了變化，導(dǎo)致事業(yè)心不強(qiáng)，職業(yè)情感淡，對(duì)工作缺乏事業(yè)心和責(zé)任心，奉獻(xiàn)意識(shí)與敬業(yè)精神欠缺，不注重提高自身的職業(yè)道德修養(yǎng)和政治修養(yǎng)，業(yè)務(wù)只求完成任務(wù)，不深入了解學(xué)習(xí)，缺乏學(xué)習(xí)新東西的主動(dòng)性與自覺(jué)性，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提升和發(fā)展。特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2.2 管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)

近幾年，雖然檔案管理隊(duì)伍中本科以上學(xué)歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，必須要通過(guò)自學(xué)和一定的工作實(shí)踐才能對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)所占比例很低。上級(jí)單位也不重視，而且有些單位的人員流動(dòng)頻繁，有些人是因?yàn)檎也坏胶线m的崗位最后被安排到檔案管理，檔案工作人員的專業(yè)技能不過(guò)關(guān)，缺乏相關(guān)的管理專業(yè)知識(shí)，這一點(diǎn)嚴(yán)重影響了檔案工作管理的效率，也不利于檔案管理人員工作積極性的調(diào)動(dòng)，在一定程度上嚴(yán)重阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.3 管理方法老套缺乏創(chuàng)新

現(xiàn)如今，由于很多單位對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不重視，很少提供外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，工作人員的檔案管理方法無(wú)法得到及時(shí)更新，還只能用老一套的管理辦法，單一沒(méi)有創(chuàng)新，這使得其服務(wù)效率持續(xù)低下。有些單位甚至長(zhǎng)期忽視檔案管理這一項(xiàng)工作，使得檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進(jìn)取，缺乏新鮮血液的流入，整個(gè)部門的氣氛老化低沉，有些年齡大的管理人員甚至不能熟練操作計(jì)算機(jī)，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作越來(lái)越復(fù)雜，效率越來(lái)越低，質(zhì)量越來(lái)越差。沒(méi)有人提倡創(chuàng)新，也沒(méi)有提出這一想法。時(shí)間一長(zhǎng)，工作人員只會(huì)越來(lái)越懈怠。

2.4 管理不規(guī)范整理效率低

目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案管理部門普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題。比如檔號(hào)不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂等等這些現(xiàn)象層出不窮。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，還有很多檔案管理部門仍然采用的是傳統(tǒng)的手工檢索。各檔案部門在手工檢索的途徑上雖然做了大量的工作，編制了很多的檢索工具。但在這些檢索過(guò)程中仍然會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，一些管理人員誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高，其實(shí)這樣只會(huì)讓程序更加繁瑣麻煩，降低整體效率。

3 新時(shí)期下對(duì)檔案管理人員的要求

3.1 要有較高的政治素養(yǎng)

檔案管理工作從一定程度上來(lái)講是國(guó)家和政府制定宏觀發(fā)展規(guī)劃和調(diào)控政策的重要依據(jù)，它有很大的潛在的價(jià)值和用途，應(yīng)該說(shuō)檔案管理工作的一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員保管者國(guó)家的重要機(jī)密和文件，如若沒(méi)有很強(qiáng)的工作責(zé)任心和很高的政治素養(yǎng)，是很難勝任這一工作的。因此，一名合格優(yōu)秀的檔案管理工作人員必須要有堅(jiān)定正確的政治方向。要有正確的世界觀，人生觀，價(jià)值觀。忠于國(guó)家，忠于黨和人民的利益，有高度的工作責(zé)任感和責(zé)任心。

3.2 要遵紀(jì)守法保守秘密

<<中華人民共和國(guó)檔案法>>的頒布為檔案工作的開(kāi)展提供了法律依據(jù)，并為其奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理工作人員必須認(rèn)真嚴(yán)格遵守<<檔案法>>，嚴(yán)格執(zhí)法。在貫徹落實(shí)相關(guān)法律的同時(shí)，還要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，不斷提高執(zhí)法的自覺(jué)性和執(zhí)法能力。一名檔案工作者要維護(hù)檔案的完整和安全，檔案管理人員不許嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和借閱規(guī)定，保證檔案的安全。

3.3 要掌握一定的專業(yè)知識(shí)

檔案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜繁瑣的管理工作。在企業(yè)發(fā)展、人才培養(yǎng)、科技研發(fā)日新月異的今天仍然存在著諸多影響檔案工作者綜合素質(zhì)提高的因素， 其中專業(yè)知識(shí)的匱乏是重要的一項(xiàng)， 因此，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)， 提高檔案人員專業(yè)技能，是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。專業(yè)工作人員必須具備一定的綜合文化知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能。如要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等方面的基本知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)、方針政策等，同時(shí)要熟悉上級(jí)行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定；要具備經(jīng)濟(jì)、法律、外語(yǔ)等學(xué)科的文化知識(shí)，還要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)；能把檔案政策法規(guī)和專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于實(shí)際，熟練完成業(yè)務(wù)工作。

4 新時(shí)期下如何解決管理人員各方面存在的問(wèn)題

4.1 提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

要解決檔案管理工作人員的現(xiàn)狀，首先要提高檔案管理熱暖的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，相關(guān)單位要強(qiáng)化工作人員的思想素質(zhì)，政治素質(zhì)以及她們的服務(wù)意識(shí)。一方面，要積極開(kāi)展職業(yè)道德教育，完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量；要不斷增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，在工作中牢固樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，除加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論與技能等專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)外，特別要加大信息技術(shù)培訓(xùn)力度，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作需要。通過(guò)教育培訓(xùn)，完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)較強(qiáng)的檔案技術(shù)能力和專業(yè)技能。

4.2 加強(qiáng)交流培訓(xùn)

單位要常常創(chuàng)造讓工作人員交流和培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)，只有通過(guò)學(xué)習(xí)了解以及和他人的交流才能汲取到新鮮的東西，從而推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。使工作單位有活力，工作人員也會(huì)對(duì)工作更加上心，管理工作肯定會(huì)有改觀。

4.3 增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制

檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”的現(xiàn)象，積極推行全員聘用合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗的方法，優(yōu)勝劣汰。能者勞庸者下。從而使檔案工作人員清楚明白地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，而不至于應(yīng)付工作，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力和工作熱情，有利于最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

5 總結(jié)

隨著社會(huì)進(jìn)步，檔案工作也有了其新的變化和發(fā)展，對(duì)相關(guān)工作人員也有了新的要求。希望通過(guò)這一系列措施和方法可以對(duì)新時(shí)期下的檔案管理工作有所幫助，也希望這項(xiàng)工作能越做越好！

參考文獻(xiàn)

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