淺析新時期下企業檔案人員的能力培養

羅育紅

摘 要：隨著社會逐漸步入信息化時代，很多企業在迅速發展的同時很多問題也逐一顯現：內部管理混亂，人員素質有待提高，專業知識不強，缺乏經驗等等。這在一定程度上阻礙了企業和部門的發展，無法有新鮮血液的注入，企業和單位也無法得到更長遠更好的發展，對個人也不好。傳統的檔案管理作為一個典型代表，它的方式已經逐漸跟不上社會發展的需要，檔案管理人員整體素質也存在很多問題，單位不重視；地方換人頻繁；很多人沒有專業方面的相關知識，沒有機會參觀學習，沒有參加過培訓班，沒有經驗交流，所以得過且過沒有鉆研意識。這對管理模式和管理人員提出了更高的要求。原有的檔案管理受到了現代化信息管理 模式的沖擊和挑戰。

關鍵詞：檔案管理，人員素質

1 引言

隨著社會科學，科技的進步和發展。21世紀社會逐步進入信息化時代，我國各行各業在發展的同時不忘找企業找單位找部門中的問題，希望在新時期下能煥然一新，發展的越來越好。檔案管理在新時期下，也顯露出各種問題：工作人員的素質不高；專業知識不過關；檢索效率低；管理不規范等等。檔案的工作環境，管理方式都在發生著變化。因此，極高檔案管理人員的綜合素質，加強培訓是推動檔案管理的關鍵。

2 新時期下檔案管理人員存在的問題

2.1 部分檔案管理人員的素質不高

對工作缺乏事業心和責任心。隨著改革開放的一步步深入推進和社會主義市場經濟建設的不斷加快，人們的思想觀念轉變巨大，價值取向也發生了很大的變化。一些檔案工作者認為經濟收入、物質條件和社會地位與一些其他行業差距很大，所以在思想上造成了很大的反差，道德觀念也發生了變化，導致事業心不強，職業情感淡，對工作缺乏事業心和責任心，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重提高自身的職業道德修養和政治修養，業務只求完成任務，不深入了解學習，缺乏學習新東西的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的提升和發展。特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

2.2 管理人員缺乏專業知識

近幾年，雖然檔案管理隊伍中本科以上學歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業學歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，必須要通過自學和一定的工作實踐才能對檔案專業知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業技術職稱的人數所占比例很低。上級單位也不重視，而且有些單位的人員流動頻繁，有些人是因為找不到合適的崗位最后被安排到檔案管理，檔案工作人員的專業技能不過關，缺乏相關的管理專業知識，這一點嚴重影響了檔案工作管理的效率，也不利于檔案管理人員工作積極性的調動，在一定程度上嚴重阻礙了檔案管理事業的發展。

2.3 管理方法老套缺乏創新

現如今，由于很多單位對檔案管理隊伍建設不重視，很少提供外出交流學習的機會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，還只能用老一套的管理辦法，單一沒有創新，這使得其服務效率持續低下。有些單位甚至長期忽視檔案管理這一項工作，使得檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，缺乏新鮮血液的流入，整個部門的氣氛老化低沉，有些年齡大的管理人員甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作越來越復雜，效率越來越低，質量越來越差。沒有人提倡創新，也沒有提出這一想法。時間一長，工作人員只會越來越懈怠。

2.4 管理不規范整理效率低

目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案管理部門普遍存在管理不規范的問題。比如檔號不規范；案卷標題不規范；大部分案卷缺少卷內目錄；組卷混亂等等這些現象層出不窮。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，還有很多檔案管理部門仍然采用的是傳統的手工檢索。各檔案部門在手工檢索的途徑上雖然做了大量的工作，編制了很多的檢索工具。但在這些檢索過程中仍然會出現很多問題，一些管理人員誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高，其實這樣只會讓程序更加繁瑣麻煩，降低整體效率。

3 新時期下對檔案管理人員的要求

3.1 要有較高的政治素養

檔案管理工作從一定程度上來講是國家和政府制定宏觀發展規劃和調控政策的重要依據，它有很大的潛在的價值和用途，應該說檔案管理工作的一項政治性很強的工作。檔案管理人員保管者國家的重要機密和文件，如若沒有很強的工作責任心和很高的政治素養，是很難勝任這一工作的。因此，一名合格優秀的檔案管理工作人員必須要有堅定正確的政治方向。要有正確的世界觀，人生觀，價值觀。忠于國家，忠于黨和人民的利益，有高度的工作責任感和責任心。

3.2 要遵紀守法保守秘密

<<中華人民共和國檔案法>>的頒布為檔案工作的開展提供了法律依據，并為其奠定了堅實的基礎。檔案管理工作人員必須認真嚴格遵守<<檔案法>>，嚴格執法。在貫徹落實相關法律的同時，還要嚴格執行檔案工作的規章制度，不斷提高執法的自覺性和執法能力。一名檔案工作者要維護檔案的完整和安全，檔案管理人員不許嚴格執行保密紀律和借閱規定，保證檔案的安全。

3.3 要掌握一定的專業知識

檔案工作是一項比較復雜繁瑣的管理工作。在企業發展、人才培養、科技研發日新月異的今天仍然存在著諸多影響檔案工作者綜合素質提高的因素， 其中專業知識的匱乏是重要的一項， 因此，加強檔案人員專業知識的學習， 提高檔案人員專業技能，是一個亟待解決的問題。專業工作人員必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業務技能。如要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規、方針政策等，同時要熟悉上級行政管理部門的各種業務規定；要具備經濟、法律、外語等學科的文化知識，還要熟練掌握現代信息技術；能把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際，熟練完成業務工作。

4 新時期下如何解決管理人員各方面存在的問題

4.1 提高檔案管理人員的專業技能和綜合素質

要解決檔案管理工作人員的現狀，首先要提高檔案管理熱暖的專業技能和綜合素質，相關單位要強化工作人員的思想素質，政治素質以及她們的服務意識。一方面，要積極開展職業道德教育，完善服務方法，提高服務質量；要不斷增強工作人員的服務意識，在工作中牢固樹立主動服務意識，積極發揮檔案人員的主觀能動性；另一方面，要加強對管理人員的培訓，除加強檔案基礎理論與技能等專業知識學習外，特別要加大信息技術培訓力度，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作需要。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構、培養較強的檔案技術能力和專業技能。

4.2 加強交流培訓

單位要常常創造讓工作人員交流和培訓交流的機會，只有通過學習了解以及和他人的交流才能汲取到新鮮的東西，從而推進檔案事業的發展，調動工作人員的積極性。使工作單位有活力，工作人員也會對工作更加上心，管理工作肯定會有改觀。

4.3 增強激勵機制

檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”的現象，積極推行全員聘用合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗的方法，優勝劣汰。能者勞庸者下。從而使檔案工作人員清楚明白地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，而不至于應付工作，從而激發每個人的工作活力和工作熱情，有利于最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

5 總結

隨著社會進步，檔案工作也有了其新的變化和發展，對相關工作人員也有了新的要求。希望通過這一系列措施和方法可以對新時期下的檔案管理工作有所幫助，也希望這項工作能越做越好！

參考文獻

[1]辦公室檔案管理人員的素質培養，劉淑英，民營科技

[2]淺談新時期圖書館辦公室檔案管理，丁振偉，遼寧教育研究

[3]高校院系辦公室檔案管理的規范化，王汝秀，蘭臺世界