淺析我國人事檔案數字化的可行性

張明姝

摘 要：本文通過對人事檔案特點的分析，總結出人事檔案在信息化、數字化過程中可能存在的問題并進行分析。從而指出，目前我國大面積鋪開人事檔案數字化建設的技術條件尚不成熟。

關鍵詞：人事檔案；數字化；信息化

人事檔案是在組織人事工作管理活動中形成，并經組織審查或認可的，記錄、反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄①。

1 人事檔案管理的特點

1.1 真實性

人事檔案的真實性，與一般意義上所說的檔案的真實性有一定區別。從個體來說，每一份檔案從來源、內容、形式等方面都必須完全可靠和真實。凡是來源不明、內容不實、是非不清的文件材料均不能納入人事檔案，即便已歸檔也要提出。從整體上說，每一份檔案應該既反映過去，又反映現在。真實性是人事檔案的生命，是人事檔案能否正確發揮作用的基礎和賴以生存的前提②。

1.2 動態性

人事檔案從建立之日起就是動態的而不是靜止的。一方面，由于人事檔案涉及的當事人，每時每刻都在發生變化，決定著人事檔案必須根據現實情況而不斷增補，以適應人事檔案管理的需要。比如，學歷的變化，職務和職稱的變化，工作崗位的變化以及獎勵、處分都應及時記載并收集相關材料歸檔。直至逝世，訃告等材料也要歸入本人檔案，這才意味著收集補充材料工作的終止。另一方面，人事檔案隨著人員的流動而不斷轉遞，“檔隨人走”、“人檔統一”，是管理人事檔案的一條原則。人事檔案從建立起就始終處于“動態”之中。

1.3 現實性

人事檔案是由組織、人事等部門建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，對一個人是否使用，如何使用起著決定性的作用——查閱人事檔案，了解其經歷、德才和工作業績，以便安置在最合適的崗位上。用人就要先看檔案，已成為必要的工作程序。但是，人又是每天都在發生變化，檔案人員需要跟蹤追跡，及時補充新材料，使檔案既反映成長經歷，又反映現實狀況，達到“閱卷見人”、“檔若其人”的要求。反映現實是人事檔案的重要特點之一。

1.4 機密性

人事檔案在相當長的時間內是保密的，不宜對外開放。人事檔案是組織上在考察和使用員工活動中形成的，記載了員工的自然狀況（姓名、出生年月、籍貫、民族、簡歷、學歷、家庭情況、社會關系、政治表現、個性特點、專長愛好等），學習、工作、科研成就，考核與獎懲等。由于人事檔案既涉及有關工作的重大事項，又有公民的隱私，所以在較長時間內必須保密，建立嚴格的管理、利用制度，確保國家機密的安全，切實維護個人隱私權不受侵犯。

2 人事檔案信息化管理起源

隨著市場經濟的發展和事業單位人事制度改革的深化，人才流動日益頻繁，原有的人事檔案管理體制、制度、方法以及人事檔案自身載體單一、內容陳舊、信息量不足等問題，無法滿足社會需求等方面的問題，嚴重影響了人事檔案的真實性、權威性，降低了人事檔案的可信度和參考價值。如果缺乏相對完善的檔案管理數字化方案及基礎設施，不僅會造成檔案工作與社會發展相脫節，而且各領域的信息化進程必然會受到影響和制約。為了充分發揮檔案資源的價值，解決好檔案的保存和利用的問題。這就要求檔案管理工作，包括人事檔案必須要采用新的技術和手段提高管理水平以適應社會發展對檔案管理的需要。

3 人事檔案信息化管理中存在的問題

3.1 人事檔案信息化建設資金投入大、建設周期長

我國傳統檔案館向數字檔案館變革的技術還不成熟且不經濟。現階段信息資源數字化的主要方式是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入兩種。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者則存在圖像質量不高、源文獻的“背景干擾”、掃描速度慢和單位成本高等缺陷。另外，由于電子產品的更新換代速度快，無法一步到位，其后續的維修、更換和升級也需要大量的資金支持。

3.2 管理條例陳舊、不能適應新形勢

目前我國的人事檔案管理依據依然是中組部、國家檔案局在1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》。在這二十多年中，工作手段和管理方法發生了翻天覆地的變化，現行條例已經不能適應實際了。

3.3 人員信息化程度不高，資源共享程度不夠

當前檔案管理人員的信息化程度不高，多數采用手工檢索查閱的工作辦法。對于信息化的復雜技術顯得力不從心，先進的管理設備沒有發揮其科學管理功能。另外，人事部門相關的管理職能科室均是以業務劃分為依據，各自為政的現象比較普遍。并且，由于沒有全國性的統籌規劃，故無法對各館檔案數據庫進行搜索，從而造成數據庫資源無法共享，這些問題制約了人事檔案信息管理的發展。

3.4 人事檔案保密和安全受到挑戰

人事檔案材料信息化管理是現代社會檔案高度發展的標志，是整個社會檔案信息化管理的關鍵。近年來，人事檔案材料信息化管理建設取得了長足進步，人事檔案材料的錄入、整理、分類、保管等都可以通過計算機應用系統完成，但是，人事檔案材料在內部網絡運行中保密問題日益突出。原來由單個計算機安全事故引起的損害可能傳播到其他系統和主機引起大范圍的癱瘓和損失，直接影響人事檔案材料在內部網絡運行中的安全。

另外，火災、水災、地震等環境事故，造成整個系統毀滅：電源故障，造成設備斷電以至操作系統引導失敗或數據庫信息丟失：設備被盜、被毀等，造成系統毀滅或人事檔案材料泄漏；不正常的機房溫濕度環境，造成服務器、路由器、交換機等局域網核心設備出現故障，甚至燒毀等，都使人事檔案材料存在安全問題。

終上所述，從我國目前的現狀來看，大面積鋪開人事檔案數字化建設的技術條件尚不成熟。人事檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個單位或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準；我國檔案信息的網絡化建設由于缺少統一的技術標準，故無法對各館檔案數據庫進行搜索，從而造成數據庫資源無法共享；另外，人事檔案材料在網絡中運行時的安全性和保密性的問題制約了人事檔案信息管理的發展。因此，我國的檔案信息網絡工作總體上仍處于理論的探討階段，尚未形成實踐性推廣。

參考文獻

①朱玉媛.現代人事檔案管理[M].中國檔案出版社.2002：14.

②鄧紹興、陳智為.檔案管理學[M].北京：首都師范大學出版社，2004： 329-332.