從制定檔案保管期限表入手規范基層醫院的檔案管理

楊蓓

摘 要：通過對基層醫院檔案現狀的分析，闡述了從編制檔案保管期限表入手規范基層醫院檔案管理的必要性，同時從內容、方法等方面介紹了如何進行編制，并以此建立起科學、具體、可行的檔案系統管理制度。

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。醫院檔案是醫院在從事醫療及其他活動中形成的具有保存價值的各種圖表、文字、聲像等不同形式的歷史記錄。是醫院管理的重要組成部分，在醫院發展進程中具有不可替代的作用。自國家啟動醫改以來，醫院呈現出較強的市場化傾向，對于不直接產生經濟效益的檔案管理隨之被邊緣化，管理上存在著殊多問題，與醫院的現代化發展其不相適應，規范檔案管理已迫在眉睫。

1 基層醫院檔案管理存在的問題

1.1 領導不重視，檔案管理手段落后

我國的醫改走過了從公益—市場—逐步公益的過程，在國家定位不清、投入不足的情況下，為保證醫院的正常運轉，解決生存問題成為各基層醫院的頭等大事，醫院重點發展的對象是與效益相掛釣的醫療服務質量、醫療技術人員的培養，檔案管理自然進不了醫院的議事日程，管理手段仍停留在手工操作上。

1.2 檔案人員專業職業素養不高，制約了檔案工作的發展

基層醫院檔案室一般由醫院辦公室管理，檔案工作人員一般由辦公室人員兼任，人員更換頻繁，有的甚至出現半年一換的現象；工作人員在接手檔案工作之前，從未經過檔案專業知識的培訓，不明白檔案工作該干些什么；由于檔案管理不進入績效考核中，檔案管理人員工作積級性不高，專業知識的學習愿望不足，嚴重制約到檔案工作的發展。

1.3 制度不健全，檔案管理粗放

基層醫院檔案室普遍存在制度不健全的情況，沒有制定對檔案鑒定和保管起到指導作用的《檔案保管期限表》，檔案工作人員不知道如何開展工作，主客性太強，造成因有意或無意的錯誤而損毀文件，檔案管理粗放、隨意。

2 從制定檔案保管期限表的入手規范基層醫院的檔案管理

為提高醫院管理水平和服務效率，充分發揮醫療體系整體功能，國家衛生部于2012年啟動了等級醫院評審工作，醫院按照《等級醫院評審標準》全面開展了創建活動，因標準中未涉及檔案管理，檔案又一次被忽視。檔案工作人員如不主動參與到醫院的主體活動中，進一步規范檔案管理，檔案的邊緣化將更為嚴重，只有主動開展規范化管理，才能跟上醫院的整體步伐。

2.1 編制檔案保管期限表的必要性

檔案管理主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計等工作，檔案的收集、整理、保管與鑒定是密不可分的，將一般的文件資料轉為檔案，進行整理、保管都需依據價值鑒定的標準進行，檔案價值鑒定是決定檔案存毀（生死存亡）的工作，檔案鑒定工作的目的，在于正確地確定需要保存的檔案，提高可存檔案的質量，從而更充分地發揮檔案的作用[2]。檔案價值鑒定工作的基本內容就是制定本單位的《檔案保管期限表》，通過編制《檔案保管期限表》明確歸檔范圍、保管期限，為檔案管理確立了標準，避免了隨意性。

檔案保管期限表，是用表冊的形式列舉檔案的來源、內容和形式并指明其保管期限的一種指導性文件。它是檔案室鑒定檔案價值和確定保管期限的依據和標準[2]。檔案保管期限表作用：一是保證鑒定工作的質量和提高鑒定工作的效率，提高鑒定工作的質量。二是有效的防止任意銷毀文件[2]。

檔案保管期表應結合本單位的實際工作進行編制，形成本單位檔案管理標準性文件。

2.2 編制檔案保管期限表的組織

檔案保管期限表編制僅由檔案工作人員是無法完成的，它涉及到整個醫院的業務，應由醫院辦公室與檔案管理人員共同組成編制組織，編制過程中要充分利用醫院制定的各部門職責、制度，在深入調查研究的基礎上，全面把握醫院組織架構、部門職能、地位、業務分工、文書處理方式等，同時發揮醫院辦公室的協調作用，在征求各部門意見的基礎上，參考《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，編制《檔案保管期限表》。

2.3 檔案保管期限表的編制內容

1.順序號

主要是起到固定條款的作用，要求統一流水號，不能重號。

2.條款

順序號條款即文件標題，主要反映文件的來源、內容、名稱和形式。

3.保管期限

保管期限的劃分是鑒定檔案價值的主要任務，是編制《檔案保管期限表》的核心問題。保管期限分為永久和定期兩種[2]。

3.1 永久

永久是指反映醫院主要的醫療、教學、科研活動的，對醫院具有長遠利用價值的文件材料，以及在維護醫院權益等方面具有永久性憑證價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文字材料，定為永久保管[2]。可參照國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》編寫。

3.2 定期

定期是指在一定時期內，醫院在醫療、教學、科研活動中，有查考利用價值的材料，定為定期保管[2]。可參照國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》編寫。

4.附注

即注釋，是對條款及其保管期限所做的必要注釋和說明。

5.說明

說明是指保管期限表制定的依據、使用范圍、批準機關等需要說明的事項[2]。

2.4 編制保管期限表應注意的事項

1.編制保管期限表重點是永久保存的檔案，永久保存的檔案是醫院檔案最重要的部分，它是醫院履行醫療服務活動的原始記錄。

2.保管期限表的編制力求具體，可根據各部門的工作職責制定具體條款、保管期限，方便各部門、檔案管理人員于對號入座，處理得當。

3.保管期限表要有可操作性，保管期限表是鑒定檔案的標準，只有具有可操作性，才能起到指導作用。

4.編制好的保管期限表，應由醫院領導批準，并報上級主管部門備案后執行。

3 通過規范管理，提高醫院的檔案管理水平

3.1 建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，明確行為標準、工作規范，是建設醫院現代化檔案管理的前提條件，檔案管理部門應從醫院的實際出發，根據《檔案法》的相關要求，制定出科學、具體、可行、系統的管理制度，如《檔案管理期限表》、《歸檔與不歸檔范圍》等，并在實際工作中嚴格按照標準、制度執行，做到齊全完整收集、系統規范整理，才能為高效利用檔案提供最基本的實物條件。

3.2 加大培訓力度，提高檔案管理人員的職業技能

醫院應轉變觀念，將檔案管理納入醫院現代建設之列，對檔案人員的培訓放綠燈，在人員結構上，安排年富力強的人員到檔案管理工作崗位，并通過一定的傾斜政策讓來的人“來得了，在得住”。通過學習培訓提高檔案工作人員的知識水平和職業技能，掌握檔案管理的基本業務、工作標準和規范。

3.3 加強檔案的開發與利用

檔案實體是手段，檔案內容信息的開發利用是目的。基層醫院領導不重視檔案管理工作的主要原因之一，是檔案部門只注重收集、整理和保管，檔案開發與利用程度太低，領導及其他部門感受不到檔案有何用處，只有將沉睡的檔案開發與利用起來，才能真正做到“以史為鑒”，才能體現出檔案的價值。檔案工作人員應積極開展編研工作，收集利用反饋信息，總結經驗教訓，為醫院現代化建設服務，才能真正提高檔案的地位，加大檔案建設的投入才不成其為空話，檔案管理才能跟上醫院現代化的發展步伐。

總之，醫院檔案管理存在諸多問題，有外部原因，也有檔案管理部門的內部原因，只有建立科學的管理制度，逐步實現管理的規范化、標準化，在檔案管理中做到有規可守、有章可循、有據可查、有準可依，才能使檔案的走上健康發展之路。

參考文獻

[1]馮惠玲 張輯哲 檔案學概論 第二版 中國人民大學出版社

[2]陳智為 鄧紹興 劉越男 檔案管理學 第三版 中國人民大學出版社