淺談新形勢下文書檔案管理工作存在的問題及對策

韓汐嶼

摘 要：文書檔案是一種基礎類檔案，也是一個單位檔案管理水平的重要體現。本文根據我們當前面臨的新形勢，堅持以問題為導向的原則，針對實際工作中的問題點，從領導重視程度、學習培訓、文書和檔案關系、各部門支持和制度建設等方面進行了探討，提出了相應的解決措施。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；問題；對策

文書類檔案是黨政機關和企事業單位了解相關政策法規、完成工作任務的上傳下達和正規交流的重要載體。隨著時代的發展和科技的進步，文書檔案管理工作正面臨著網絡化、信息化和數字化的新形勢。同時，也出現了一些亟待解決的新問題。如何應對新形勢下的新任務，進一步做好文書檔案管理工作，是擺在相關工作人員面前的一個新挑戰，也是一次新機遇。

1 聯系實際，及時發現文書檔案管理工作中存在的主要問題

實踐是檢驗真理的唯一標準。做好文書檔案管理工作，必須堅持問題導向，找準問題，對癥下藥。根據多年實際工作經驗和相關研究，我認為，目前文書檔案管理工作主要存在以下五方面問題：

一是部分領導和個別部門對此項工作重視程度有待加強。目前，很多部門領導的主要關注點都是業務工作，尤其是有考核指標的業務，對于檔案管理工作認識存在誤區、投入精力較少，有的甚至認為是可有可無，在人力、財力、物力等方面投入不夠，有關政策落實也不夠到位，一定程度上削減了相關工作人員的工作熱情，影響了工作質量。

二是工作人員適應新形勢的素質能力有待提高。在文書檔案管理隊伍中，相關工作人員的素質能力可以說是參次不齊，有些對檔案工作只有基本了解和簡單認識，參加過專業深度培訓的更是少之又少，在一些個別單位甚至未能做到“持證上崗”。這就造成了文書檔案管理工作人員緊跟新形勢、適應新理念的能力不強，也不能及時良好地掌握現代化文書檔案管理手段，制約了工作的提質增效。

三是內部各部門對文書檔案管理工作缺乏足夠的支持。文書檔案管理是不能脫離各部門而獨立存在的，部門的支持程度直接影響其工作質量和效率。但在實際工作中，卻存在許多問題，例如隱瞞或者拖延上交、材料內容有誤等等，給工作開展造成了很多障礙，甚至是不應出現的損失。

四是文書與檔案工作銜接仍存在問題。一直以來，文書與檔案管理的之間都是互相促進，又互相制約的。但是，實際工作中，兩部分工作人員無論是在觀念意識，還是在工作內容上都存在著一定的脫節問題，在格式、標準等方面的不協調問題尤為嚴重，一定程度上影響了整體工作質量。

五是制度執行不到位或管理存在漏洞。目前，很多單位在文書檔案管理的實際操作中規范性仍然不強，存在著不嚴執行流程、日常管理松散、分類不標準、名稱不確切、卷號不統一等突出問題。這些問題看似微小，對于強調細節的檔案管理工作卻是致命的，會對后續工作的順利開展造成很大隱患。尤其是當前，為了更好地適應電子技術在檔案管理領域的深入應用，一些標準化規定更應該得到嚴格的執行。

2 多措并舉，不斷提高文書檔案管理工作的質量和水平

為了使文書檔案管理工作更好地適應新形勢需要，我們必須針對已經發現的問題，及時采取有效措施，不斷完善工作方式方法，逐步探索出一條適應時代需求的、更為成熟完備的文書管理模式。

一是提高領導對此項工作的重視程度。隨著新常態對經濟發展質量和效益提出的新要求，我們的工作重心也必將隨之發生轉移，文書檔案等保障主線業務質量的工作也應該得到更多的關注。一方面，各部門主要領導應端正認識，理解文書檔案管理在保證工作正常開展、協助決策實施、推進落實等方面的重要意義，在資金投入、工作規劃、關注力度等方面給予適當傾斜，形成從上至下重視檔案管理工作的良好氛圍。另一方面，相關工作人員也要主動作為，通過適當的方式多向領導匯報工作進展、宣傳重要意義、傳達政策法規，爭取得到領導更多的理解和支持。

二是強化工作人員的學習培訓。首先，應進一步強化政治素質。通過自主學習、集體學習等多種形式，學習黨和國家的大政方針政策，把握好工作的基本方向。其次，培養提高業務能力。在業務學習中，應提倡學習內容的實用性，抓好與實際工作的結合，注重學習體會的溝通交流，并規定標準、定期考核。同時，提高對新技術的掌控和使用能力。相關工作人員應更加注重對新理念、新知識、新技術的學習，積極組織和參加以檔案管理信息化為重點的相關業務培訓，做到與時俱進，用先進技術支撐工作發展。

三是捋順文書和檔案管理關系。對于檔案來說，文件是基礎，沒有規范標準的文件，不可能形成高質量的檔案；對于文件來說，檔案是的使其長久留存、并持續發揮作用的載體，是基本依托。所以說，檔案和文件之間，既是銜接關系，也是支撐關系，兩者一定要通過嚴格統一的標準、高效順暢的配合、規范有序的操作形成高度的契合，從而實現文書檔案管理工作的整體協調、根本提質。一方面，文書工作人員要增強檔案管理意識，尤其注意細節，在日常工作中時刻考慮到歸檔立卷的需要。另一方面，檔案管理工作人員也要進一步了解文書工作的性質，體諒這方面工作的忙碌和繁雜性，加強溝通交流，實現文書傳遞、檔案管理工作一體化的目標。同時，在條件允許的情況下，兩方面工作人員可以進行適當的換崗鍛煉，換角度看待自身的工作，提升銜接的順暢性和默契度。

四是努力獲得各部門的工作支持。作為文書檔案工作人員，應多采取新的有效的辦法，提供各部門對自身工作的支持程度。例如，可以經常與相關部門交流，第一時間獲得信息，增進感情，獲得更多的工作配合；可以多學習和了解部門業務，掌握和適應他們的工作節奏，為雙方提供工作便利；還可以多嘗試一些信息化手段，通過技術創造效能，提高文書流轉的便捷性等等。同時，也要注意通過宣傳引導等方式，增強業務部門對文書檔案工作的理解，為這方面工作提供更多的便利條件。

五是建立健全相關規章制度。制度是保障各項工作規范有序開展的基本依據，在文書檔案管理這樣標準化、規范化程度較高的工作中，制度建設的重要性更為顯著。因為，我們要強化“檔案法”和“國家行政機關公文處理辦法”等標準性法律法規的規范和約束作用，制定和完善相應的《實施細則》、《管理辦法》等配套規定，用統一的標準指導工作。并且，根據新形勢需要，結合工作實際，廣泛征求各部門意見，對本單位的相關規章制度進行全面梳理，對不適應發展需要的進行廢止，對重復繁瑣的進行合并，對需要改進的進行完善，并可以根據需要建立新的管理規范，通過制度管人管事。同時，要狠抓制度的落實。當前，文書檔案管理制度建設方面最大的問題就是抓落實的問題，再規范有效的制度如果得不到落實，也是一紙空文。所以，各相關領導、部門和具體工作人員要把制度的落實放在重要的位置，提高認識，完善考核，強化監管，共同推進新時期文書檔案管理工作再上新臺階。