淺談新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

韓汐嶼

摘 要：文書(shū)檔案是一種基礎(chǔ)類(lèi)檔案，也是一個(gè)單位檔案管理水平的重要體現(xiàn)。本文根據(jù)我們當(dāng)前面臨的新形勢(shì)，堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向的原則，針對(duì)實(shí)際工作中的問(wèn)題點(diǎn)，從領(lǐng)導(dǎo)重視程度、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、文書(shū)和檔案關(guān)系、各部門(mén)支持和制度建設(shè)等方面進(jìn)行了探討，提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

文書(shū)類(lèi)檔案是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位了解相關(guān)政策法規(guī)、完成工作任務(wù)的上傳下達(dá)和正規(guī)交流的重要載體。隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，文書(shū)檔案管理工作正面臨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化的新形勢(shì)。同時(shí)，也出現(xiàn)了一些亟待解決的新問(wèn)題。如何應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下的新任務(wù)，進(jìn)一步做好文書(shū)檔案管理工作，是擺在相關(guān)工作人員面前的一個(gè)新挑戰(zhàn)，也是一次新機(jī)遇。

1 聯(lián)系實(shí)際，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。做好文書(shū)檔案管理工作，必須堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，找準(zhǔn)問(wèn)題，對(duì)癥下藥。根據(jù)多年實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)研究，我認(rèn)為，目前文書(shū)檔案管理工作主要存在以下五方面問(wèn)題：

一是部分領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)別部門(mén)對(duì)此項(xiàng)工作重視程度有待加強(qiáng)。目前，很多部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的主要關(guān)注點(diǎn)都是業(yè)務(wù)工作，尤其是有考核指標(biāo)的業(yè)務(wù)，對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)、投入精力較少，有的甚至認(rèn)為是可有可無(wú)，在人力、財(cái)力、物力等方面投入不夠，有關(guān)政策落實(shí)也不夠到位，一定程度上削減了相關(guān)工作人員的工作熱情，影響了工作質(zhì)量。

二是工作人員適應(yīng)新形勢(shì)的素質(zhì)能力有待提高。在文書(shū)檔案管理隊(duì)伍中，相關(guān)工作人員的素質(zhì)能力可以說(shuō)是參次不齊，有些對(duì)檔案工作只有基本了解和簡(jiǎn)單認(rèn)識(shí)，參加過(guò)專(zhuān)業(yè)深度培訓(xùn)的更是少之又少，在一些個(gè)別單位甚至未能做到“持證上崗”。這就造成了文書(shū)檔案管理工作人員緊跟新形勢(shì)、適應(yīng)新理念的能力不強(qiáng)，也不能及時(shí)良好地掌握現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理手段，制約了工作的提質(zhì)增效。

三是內(nèi)部各部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏足夠的支持。文書(shū)檔案管理是不能脫離各部門(mén)而獨(dú)立存在的，部門(mén)的支持程度直接影響其工作質(zhì)量和效率。但在實(shí)際工作中，卻存在許多問(wèn)題，例如隱瞞或者拖延上交、材料內(nèi)容有誤等等，給工作開(kāi)展造成了很多障礙，甚至是不應(yīng)出現(xiàn)的損失。

四是文書(shū)與檔案工作銜接仍存在問(wèn)題。一直以來(lái)，文書(shū)與檔案管理的之間都是互相促進(jìn)，又互相制約的。但是，實(shí)際工作中，兩部分工作人員無(wú)論是在觀念意識(shí)，還是在工作內(nèi)容上都存在著一定的脫節(jié)問(wèn)題，在格式、標(biāo)準(zhǔn)等方面的不協(xié)調(diào)問(wèn)題尤為嚴(yán)重，一定程度上影響了整體工作質(zhì)量。

五是制度執(zhí)行不到位或管理存在漏洞。目前，很多單位在文書(shū)檔案管理的實(shí)際操作中規(guī)范性仍然不強(qiáng)，存在著不嚴(yán)執(zhí)行流程、日常管理松散、分類(lèi)不標(biāo)準(zhǔn)、名稱(chēng)不確切、卷號(hào)不統(tǒng)一等突出問(wèn)題。這些問(wèn)題看似微小，對(duì)于強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)的檔案管理工作卻是致命的，會(huì)對(duì)后續(xù)工作的順利開(kāi)展造成很大隱患。尤其是當(dāng)前，為了更好地適應(yīng)電子技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的深入應(yīng)用，一些標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定更應(yīng)該得到嚴(yán)格的執(zhí)行。

2 多措并舉，不斷提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和水平

為了使文書(shū)檔案管理工作更好地適應(yīng)新形勢(shì)需要，我們必須針對(duì)已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)采取有效措施，不斷完善工作方式方法，逐步探索出一條適應(yīng)時(shí)代需求的、更為成熟完備的文書(shū)管理模式。

一是提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度。隨著新常態(tài)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量和效益提出的新要求，我們的工作重心也必將隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移，文書(shū)檔案等保障主線業(yè)務(wù)質(zhì)量的工作也應(yīng)該得到更多的關(guān)注。一方面，各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)端正認(rèn)識(shí)，理解文書(shū)檔案管理在保證工作正常開(kāi)展、協(xié)助決策實(shí)施、推進(jìn)落實(shí)等方面的重要意義，在資金投入、工作規(guī)劃、關(guān)注力度等方面給予適當(dāng)傾斜，形成從上至下重視檔案管理工作的良好氛圍。另一方面，相關(guān)工作人員也要主動(dòng)作為，通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞蕉嘞蝾I(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、宣傳重要意義、傳達(dá)政策法規(guī)，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)更多的理解和支持。

二是強(qiáng)化工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。首先，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化政治素質(zhì)。通過(guò)自主學(xué)習(xí)、集體學(xué)習(xí)等多種形式，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的大政方針政策，把握好工作的基本方向。其次，培養(yǎng)提高業(yè)務(wù)能力。在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)中，應(yīng)提倡學(xué)習(xí)內(nèi)容的實(shí)用性，抓好與實(shí)際工作的結(jié)合，注重學(xué)習(xí)體會(huì)的溝通交流，并規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、定期考核。同時(shí)，提高對(duì)新技術(shù)的掌控和使用能力。相關(guān)工作人員應(yīng)更加注重對(duì)新理念、新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極組織和參加以檔案管理信息化為重點(diǎn)的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到與時(shí)俱進(jìn)，用先進(jìn)技術(shù)支撐工作發(fā)展。

三是捋順文書(shū)和檔案管理關(guān)系。對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，文件是基礎(chǔ)，沒(méi)有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文件，不可能形成高質(zhì)量的檔案；對(duì)于文件來(lái)說(shuō)，檔案是的使其長(zhǎng)久留存、并持續(xù)發(fā)揮作用的載體，是基本依托。所以說(shuō)，檔案和文件之間，既是銜接關(guān)系，也是支撐關(guān)系，兩者一定要通過(guò)嚴(yán)格統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、高效順暢的配合、規(guī)范有序的操作形成高度的契合，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的整體協(xié)調(diào)、根本提質(zhì)。一方面，文書(shū)工作人員要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，尤其注意細(xì)節(jié)，在日常工作中時(shí)刻考慮到歸檔立卷的需要。另一方面，檔案管理工作人員也要進(jìn)一步了解文書(shū)工作的性質(zhì)，體諒這方面工作的忙碌和繁雜性，加強(qiáng)溝通交流，實(shí)現(xiàn)文書(shū)傳遞、檔案管理工作一體化的目標(biāo)。同時(shí)，在條件允許的情況下，兩方面工作人員可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)膿Q崗鍛煉，換角度看待自身的工作，提升銜接的順暢性和默契度。

四是努力獲得各部門(mén)的工作支持。作為文書(shū)檔案工作人員，應(yīng)多采取新的有效的辦法，提供各部門(mén)對(duì)自身工作的支持程度。例如，可以經(jīng)常與相關(guān)部門(mén)交流，第一時(shí)間獲得信息，增進(jìn)感情，獲得更多的工作配合；可以多學(xué)習(xí)和了解部門(mén)業(yè)務(wù)，掌握和適應(yīng)他們的工作節(jié)奏，為雙方提供工作便利；還可以多嘗試一些信息化手段，通過(guò)技術(shù)創(chuàng)造效能，提高文書(shū)流轉(zhuǎn)的便捷性等等。同時(shí)，也要注意通過(guò)宣傳引導(dǎo)等方式，增強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案工作的理解，為這方面工作提供更多的便利條件。

五是建立健全相關(guān)規(guī)章制度。制度是保障各項(xiàng)工作規(guī)范有序開(kāi)展的基本依據(jù)，在文書(shū)檔案管理這樣標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度較高的工作中，制度建設(shè)的重要性更為顯著。因?yàn)椋覀円獜?qiáng)化“檔案法”和“國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”等標(biāo)準(zhǔn)性法律法規(guī)的規(guī)范和約束作用，制定和完善相應(yīng)的《實(shí)施細(xì)則》、《管理辦法》等配套規(guī)定，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)工作。并且，根據(jù)新形勢(shì)需要，結(jié)合工作實(shí)際，廣泛征求各部門(mén)意見(jiàn)，對(duì)本單位的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行全面梳理，對(duì)不適應(yīng)發(fā)展需要的進(jìn)行廢止，對(duì)重復(fù)繁瑣的進(jìn)行合并，對(duì)需要改進(jìn)的進(jìn)行完善，并可以根據(jù)需要建立新的管理規(guī)范，通過(guò)制度管人管事。同時(shí)，要狠抓制度的落實(shí)。當(dāng)前，文書(shū)檔案管理制度建設(shè)方面最大的問(wèn)題就是抓落實(shí)的問(wèn)題，再規(guī)范有效的制度如果得不到落實(shí)，也是一紙空文。所以，各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和具體工作人員要把制度的落實(shí)放在重要的位置，提高認(rèn)識(shí)，完善考核，強(qiáng)化監(jiān)管，共同推進(jìn)新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作再上新臺(tái)階。