淺析檔案管理過程中檔案保管的期限表

劉小梅?強(qiáng)曉華

摘 要：檔案是對(duì)人們的日常生活或各組織的活動(dòng)情況進(jìn)行了記錄，檔案管理工作不僅對(duì)選拔人才有重要的影響，還和我們的日常生活息息相關(guān)。檔案管理工作中建立檔案保管期限表的主要作用是鑒定檔案價(jià)值和確定檔案保管期限，因此其在檔案管理過程中是最基本的一環(huán)。本文結(jié)合我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)，通過對(duì)檔案保管期限表的類型、作用及編制方法進(jìn)行研究分析，為檔案管理的今后工作提供相應(yīng)的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；期限；保管期限；期限表

檔案管理是一項(xiàng)管理性的工作，它是社會(huì)管理各項(xiàng)工作中重要的組成部分。以提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)是檔案管理的最終任務(wù)目標(biāo)，而檔案保管期限表作為檔案管理工作中最基本的一環(huán)，其在檔案鑒定工作中具有極其重要的作用。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案管理工作更要改革創(chuàng)新，為我國現(xiàn)代化建設(shè)做好服務(wù)，選拔出好的人才。

1 檔案保管期限表的意義

檔案保管期限表，是把檔案的來源、內(nèi)容和形式等通過表冊(cè)的形式列舉出來，并明確標(biāo)明檔案保管的期間和年限。

建立檔案保管期限表，首先，使鑒定工作有了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，避免了因個(gè)人認(rèn)識(shí)的偏差，而造成鑒定不一的情況，使鑒定工作質(zhì)量提高，保證了工作的公平公正性；其次由于保管期限表的保管期限明確標(biāo)明，可以避免檔案的保存不完整、不安全，被丟失銷毀的情況發(fā)生，從而達(dá)到保護(hù)檔案的目的；最后，還便于檔案部門管理檔案，按照不同檔案不同的保管期限，區(qū)分其不同的價(jià)值，進(jìn)行準(zhǔn)確的組卷，從而有利于檔案鑒定工作的開展。

2 檔案保管期限表的類型

按照編制的主管機(jī)機(jī)關(guān)不同，期限表的類型一般分為5種：由國家檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)編制的為標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表，又稱通用檔案保管期限表，它是全國各機(jī)關(guān)、單位使用的標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)其它幾種期限表制定；由國家檔案行政管理部門和相關(guān)主管部門編制的為專門檔案保管期限表；而為本系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、單位提供使用的由同一系統(tǒng)的主管機(jī)關(guān)編制是同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表，需要向同級(jí)檔案行政管理部門備案；同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表，它是供同一類型的各單位使用，由檔案行政管理部門編制；機(jī)關(guān)檔案保管期限表，則是單位自己編制的，只為本單位使用服務(wù)的。

保管期限表的保管期限不能縮短，但可延長(zhǎng)，這5個(gè)種類之間互相制約，互相聯(lián)系的關(guān)系，是社會(huì)主義的檔案領(lǐng)導(dǎo)上統(tǒng)一集中，管理上劃分類別原則的體現(xiàn)，對(duì)于穩(wěn)妥完善地制訂檔案保管期限表和確定檔案材料的實(shí)際保管期限是非常有利的。

3 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)由順序號(hào)、條款、保管期限、附注、說明等組成，其中條款和保管期限是主要項(xiàng)目。條款是檔案保管期限表的主要內(nèi)容，檔案保管的年限確定的依據(jù)是被鑒定檔案的價(jià)值。

3.1順序號(hào)，即流水號(hào)，是對(duì)期限保管表的各條款進(jìn)行分類排序的，不能重復(fù)。

3.2條款

條款是保管期限表的主要構(gòu)成項(xiàng)目，是各種檔案的保管期限在條款中被具體地指明，檔案的保管期限也是根據(jù)條款來劃分的。條款一般是由一組簡(jiǎn)單文字概括的反映出其來源、內(nèi)容和形式，也就是同一類型的檔案名稱。文字簡(jiǎn)單明了，能概括反映出檔案的來源、內(nèi)容和形式是制定條款的要求。每一組價(jià)值相同且有一定的內(nèi)在聯(lián)系的文件制定一條款。條款一般不能制定的過于復(fù)雜詳細(xì)，但也不能過于簡(jiǎn)單概括。條款制定出來后，要條款之間的聯(lián)系為根據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的排列順序。條款一般不僅還可以列明文件具體的作者，還可以指出文件的具體用途，如備用、參考等。

3.3期限，也是期限表的主要構(gòu)成部分，它是指由檔案的鑒定價(jià)值來決定的，是指規(guī)定了每分檔案文件保存的具體時(shí)間。一般分為永久和定期兩種，定期又分為長(zhǎng)期和短期兩種。

部分國家的檔案保管的定期期限劃分為1年、5年、25年、40年、 75年等等。而我國則是三種保管期限，即永久、長(zhǎng)期和短期（15年以下），其中定期中可以根據(jù)情況再分若干具體年限。其中像法規(guī)政策性的文件材料、本機(jī)關(guān)的土地、房產(chǎn)登記憑證等重要的文件材料以及涉及本單位的演變、人事方面的文件材料等，一般是永久保管的文書檔案；而本機(jī)關(guān)一般性業(yè)務(wù)的材料、一般性的文件管理材料等是定期保管。也就是說在我國對(duì)社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展有查考價(jià)值的，則為永久保存的檔案；長(zhǎng)期保存的檔案則一般是系對(duì)本機(jī)關(guān)的工作在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)有查考價(jià)值的檔案；比上述兩個(gè)層次保管期限低，短時(shí)間內(nèi)有需要的，則列為短期保存的文件。

定期保存的計(jì)算方法，一些特殊文件和專門文件的保管期限是從失效、結(jié)案算起，其他一般的都是從文件產(chǎn)生第二年開始計(jì)算。對(duì)于期滿后的定期保存的檔案還要進(jìn)行復(fù)查，如有繼續(xù)保存價(jià)值的，可以通過延長(zhǎng)保存期限或轉(zhuǎn)成永久保存，從而能夠繼續(xù)保存。

3.4附注，即注解和說明，對(duì)條款和保管期限在條款之下所做的必要的注解和說明。如：合同的保管期限是從該合同完成后開始計(jì)算，應(yīng)在文件后面附注上“失效后”。

3.5說明，對(duì)檔案保管期限表需要說明的相關(guān)項(xiàng)目。如，開始使用期限表的時(shí)間、批準(zhǔn)制定期限表的時(shí)間等相關(guān)事項(xiàng)的內(nèi)容。

4 案檔保管期限表編制的方法步驟

檔案保管期限表的編制方法一般分以下4個(gè)步驟

4.1學(xué)習(xí)檔案保管相關(guān)的規(guī)定和原則，做好編制前的調(diào)查，做好編制前的準(zhǔn)備工作

以我國關(guān)于檔案管理工作的原則和相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，對(duì)本機(jī)關(guān)的工作職責(zé)、工作范圍、任務(wù)、組織機(jī)構(gòu)等進(jìn)行好調(diào)查研究，對(duì)本單位的文件的詳細(xì)情況做好整理，如文件的種類、數(shù)量等情況，從而方便編制正確的檔案保管期限表。

4.2 擬定檔案保管期限條款和保管期限

在做好編制準(zhǔn)備工作步驟的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案類別的劃分，初步制定保管期限表的條款，并確定大致的保管期限。如果條款比較多的話，可以進(jìn)行類別劃分，從而避免不必要的重復(fù)。

4.3編制初步完成后，征求各方意見和建議，進(jìn)行修改。期限表的草案初步編制完成后，應(yīng)征求各單位、各部門的意見和建議，對(duì)不足的地方和需要修正的地方進(jìn)行修改補(bǔ)充，使其更加結(jié)合本單位的實(shí)際情況，更利于以后的檔案保管工作。

4.4報(bào)送部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，形成正式文件，予以執(zhí)行

保管期限表經(jīng)過反復(fù)的討論補(bǔ)充修改后，形成正式文件，報(bào)送本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)、頒發(fā)，并報(bào)送檔案行政管理部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)備案。

5 總結(jié)

現(xiàn)階段，科技的發(fā)展進(jìn)步和我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作的是否規(guī)范、是否標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求。檔案管理工作，檔案不僅記錄了各機(jī)關(guān)、各單位的活動(dòng)還記錄了個(gè)人的活動(dòng)軌跡，因此檔案管理工作不僅要為我國的社會(huì)主義建設(shè)做好人才的儲(chǔ)備工作，做好各機(jī)關(guān)各單位各企業(yè)的工作的積累，而且還影響到了我們每個(gè)人的日常生活。做好檔案保管期限表，提高檔案保管質(zhì)量，為今后我們選拔人才，任用干部起著非常重要的作用。這就要求我們各機(jī)關(guān)部門充分重視檔案保管工作，在檔案期限表這些基本工作環(huán)節(jié)方面，更要做到嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，從而為管理國家，服務(wù)社會(huì)發(fā)揮其積極意義。

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