關于行政公文寫作存在的不規范問題探究

摘 要：現階段我國正處在全面改革的深化階段，各個行業領域的管理都得到了進一步加強，管理的模式也正在進行著轉變。行政公文是行政機關實施管理過程中的重要手段，對行政管理發揮著重要的作用，但從實際情況來看，行政公文寫作還存有諸多問題有待解決。基于此，本文主要就行政公文寫作過程中存在的問題進行詳細分析，并結合實際探索有效的完善策略，希望通過此次的理論研究對實際工作起到一定的指導作用。

關鍵詞：行政公文；不規范；策略

行政公文不只是管理國家以及處理政務和交流信息的文字載體，同時也是推動國家各級政府及其職能部門進行政治經濟等諸多領域決策的信息傳遞工具，在實際工作中起著非常重要的作用。行政公文在行政機關管理中具有法定效力及規范體式，是公務活動有序進行的重要手段，加強行政公文的規范化寫作是促進行政機關管理水平提升的重要基礎。

1 行政公文寫作不規范問題體現

第一，行政公文的文種選擇沒有規范進行。行政公文的標題有三個重要的要素，其中文種是必不可少的。公文的文種要結合行文的目的及發文機關職權、主送機關行文關系進行確定。但在實際過程中公文的文種常常會出現誤用的情況，主要體現在所使用的公文文種并非是法定的行政公文[1]。還有就是文種和公眾公文的內容沒有得到有效契合，這一方面主要體現在報告和請示之間的混用。此外，還存在三種類型的通知沒有得到正確的使用，即轉發性通知、批轉性通知以及頒發性通知三種通知類型的錯誤使用。再者就是請示、批復、涵的情感化混用，公告公示和公示通知的隱行性的錯用。

第二，行政公文中語言表達不規范的問題也比較突出。行政公文的語言，是行政機關以及團體單位在正常的公務活動中形成的特定書面語言，因此行政公文的語言使用要采取規范化的現代漢語，語句要準確凝練地表達。但是在實際工作過程中，卻出現了語言的重復和啰嗦等不規范問題，最為常見的是相近詞語以及相同詞語的重復，還有變換說法、同一語意重復的不規范問題，再者就是詞匯的搭配不當、不規范問題，沒有嚴格按照正確的語法關系將詞語組成句子，比較常見的是主謂搭配不正確以及動賓搭配不正確等。例如：這個企業的設備和技術力量很好，就是生產沒有搞上去[2]。在最近召開的一次會議上，各供銷社和各有關部門的同志在一起交流了發展商品方面存在的問題。

第三，行政公文寫作過程中的格式沒有得到規范化，主要是標題的不規范問題。公文的標題是公文的眉目，主要是由發文機關、事由以及文種這三個要素組成。首先，公文的標題在實際的寫作過程中，經常會出現隨意將發文機關省略的問題。其次，還存在事由表述錯誤的問題，主要體現在動賓搭配沒有得到妥當進行，成分殘缺以及沒有使用介詞等。再次，還存在標點符號的亂用，在不該用書名號的地方使用了書名號。最后，在表述上沒有達到簡潔清楚，在發文機關代號混淆等方面也有著重要的體現。

2.行政公文寫作不規范的問題成因及優化策略

2.1 行政公文寫作不規范的問題成因

行政公文寫作沒有規范化進行有著諸多的因素，其中最為主要的就是對行政公文寫作的本質屬性還沒有進行全面深化的了解。寫作的動機主要是有感而發和遵命而作兩種情況，但是行政公文寫作則大多是遵命而作，所以常常表現出被動。由于公文自身的權威性以及政治性和工具性等，就決定了公文的寫作要能夠客觀有邏輯、用詞準確。之所以會出現行政公文寫作不規范的問題，主要是沒有把握好自己的社會角色位置，對公文的寫作受命性屬性沒有充分了解，還有就是對請示寫作的知識比較欠缺[3]。

再則就是對公文發展的動向沒有做到充分的了解，在同步理論知識上了解的比較少，思想上沒有得到充分重視。其中思想上沒有得到充分重視是最為重要的一個原因，主要是辦公人員沒有對相關的規定進行認真學習，在辦文水平上較為低下，責任心層面相對比較欠缺，沒有和實際得到有機結合。此外，還由于權力的因素使得公文的寫作沒有規范性的進行。

2.2 行政公文寫作不規范的優化策略

行政公文寫作規范化需要從多方面進行加強，首先要從公文撰寫人員的思想認識上進行加強提高。各級領導以及機關工作人員要對規范行政公文的寫作重要性有著充分認識，在思想重視的基礎上才能夠真正提升行政公文寫作的規范性，從而有效遏止隨意性。只有在行政公文規范化工作的自覺性方面得到進一步加強，才能形成良好的公文寫作氛圍。

其次，要有效提升公文撰寫人員的政策水平。撰稿人員要努力學習黨的路線方針政策以及國家頒布的法律、行政法規，使自身的政策水平得到有效提升；要堅持實事求是以及正確反映客觀事物的決心；要力求行文語言準確、通暢、簡明，與此同時還要嚴守機關職權以及責任范圍[4]。

再者，要進一步提高公文撰寫人員的整體素質。行政公文是否能夠得到有效處理，主要通過公文起草者來實現，因此其自身能力則是公文規范化的基礎。具體實施上，可以采取開展廣泛深入的業務培訓、增設政策理論學習班等方式，為公文撰寫人員創造更多的學習機會，使他們的知識積累和思維能力得到有效提升，從而進一步帶動其整體素質的提升。

然后，要進一步加強完善各類相關制度。發揮制度的剛性和強制性作用，將較為有效的辦文制度固定下來，對行政公文的寫作規范化起到保障作用。從具體的措施實施上主要是加強監督和管理，有效落實已制定的責任制度，并對公文處理進行定期質量檢查，設置審核機構，多層次地進行審核。還要在雙向溝通上進行有效加強，準確把握和體現領導的意圖，這就需要進行行政公文的寫作前溝通以及寫作中溝通和效應溝通。

最后，要對行政公文寫作工作的作風進行積極有效的整頓，各個行政機關要能夠對因權力因素所引起的錯誤進行及時的糾正[5]。這不僅與公文制作的規范性有著重要關系，同時也是對整個部門工作風貌的真實反映。因而在行政公文的寫作過程中，要杜絕思想上的不認真以及不負責任的不良作風，將行政公文寫作與展現部門良好形象、促進經濟社會發展緊密聯系，只有這樣才能將公文寫作工作做好，保證公文寫作的規范化。

3.結語

總而言之，行政公文寫作具有權威性和嚴肅性，在寫作過程中用詞用句要精確，語言表達要簡潔凝練。行政公文是整個社會生活的紐帶，從事這一工作的人員只有不斷提升自身的綜合素質，才能真正的將公文寫作規范化。

參考文獻

[1]楊雪蓮.從公文處理過程角度談如何提高公文處理質量[J].辦公室業務，2013，（04）.

[2]胡景濤，董楠.公共績效管理文獻回顧與評述[J].財政研究，2014，（02）.

[3]沈蕾，王巧玲，朱建邦.我國公文工作效率研究和實踐探索歷程述評[J].檔案學研究，2014，（06）.

[4]王巧玲，謝永憲，沈蕾.公共管理視閾下政府文件工作效率研究[J].北京檔案，2014，（11）.

[5]張少農.在國土資源管理及公文處理實用知識培訓班上的講話[J].國土資源通訊，2014，（11）.

作者簡介

王亞茹（1990—），女，湖北省棗陽市人，工作單位：湖北省棗陽市森林公安局，職務：辦公室科員，研究方向：漢語言文學。