電子文件概念發展及其理論實質分析

王大青

摘要：針對當前實踐中人們對電子文件仍然存在著模糊認識的現象，闡述電子文件概念發展歷程、內涵與外延變化情況，著重分析電子文件概念發展的緣由。從時代進步、科技發展、電子文件管理現實需要等方面揭示數字網絡環境下電子文件實施知識管理的本質需求，由此認知電子文件概念的發展規律，以期為電子文件的科學管理奠定基礎。

關鍵詞：電子文件數字文件概念認知理論實質知識管理

Abstract： In the practice， there are blurry under？ standings on the concept of electronic record.

Having discussed the developing course， this pa？ per analyzes the reasons of the concepts evolution. Such as the reasons about ages progress， technolo？ gy development and the requirements of manage？ ment for electronic record. The substantial cause is the knowledge management for electronic record. Therefore， the developing law of the concept has been revealed in order to establish foundation for the scientific management of electronic record.

Keywords： Electronic Record； Digital Record； Concept Analysis； Theoretic Essence； Knowledge Management

一、引言

在人類由信息時代邁向知識時代的進程中，電子文件管理理論的發展甚至推動了檔案管理基本理論邁上新的臺階，而這反過來又要求我們重新審視電子文件管理理論與實踐。鑒于此，我們站在時代前沿，以歷史的、前瞻的眼光重新梳理和發展電子文件管理基本理論是十分必要的，而其中的首要問題就是電子文件概念的認知。

對于什么是“電子文件”，從20世紀80年代開始，國內外學者就進行了廣泛而深入的研究。從研究方法來看，主要采用“屬+種差”的模式進行定義，即首先研究電子文件的上位概念——“文件”內涵和外延所發生的變化，進而揭示電子文件的“種差”即其本質屬性。因此，要系統地把握電子文件概念發展規律，首先就要分析因電子文件的出現而促使文件概念所發生的變化。

二、文件概念的深化認識及其意義

（一）對文件構成的強調

1997年，國際檔案理事會發布的《電子文件管理指南》，將“文件”定義為：“文件是由組織機構或者個人在其活動過程中所形成或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、結構和背景信息構成，而不管其形式或載體如何”。[1]該定義明確了文件的三個構成部分，即內容、結構和背景信息。其中，文件的“背景信息”指文件形成前、形成過程中及形成后所處環境信息，是支撐文件憑證價值和情報價值所必需的背景知識，由文件創建和管理中所涉及責任者、地點、業務、緣由、行政環境、法規環境、各要素間聯系等信息構成。

與傳統的文件定義相比，《電子文件管理指南》強調了文件的構成。其原因有許多，但關鍵的因素是電子文件的產生對傳統檔案理論的沖擊：一是傳統紙質文件結構，無論是物理結構還是邏輯結構，一旦形成，往往是固定不變的，任何變動都會直觀地反映于文件對象本身。然而，對于電子文件來說，其物理結構與邏輯結構卻是分離的，兩者之間的聯系具有非直觀性和變化性；二是紙質文件在傳遞和處理過程中，業務辦理的各種“痕跡”，往往會作為業務背景信息直接記錄在文件上。可是，電子文件產生、處理與傳輸則需要依賴數字設備，其背景信息可以與電子文件的內容信息分離，極易發生文件背景信息不完整、不可靠乃至丟失的現象。因而重新定義文件、強調文件的結構與背景信息是十分必要的，這也是在新的歷史條件下對文件定義科學性的進一步提升。

（二）對文件本質的進一步認識

在2001年發布的國際標準ISO15489-1《信息與文獻-文件管理-第1部分：通則》中，文件的定義為“文件是由組織機構或者個人在履行法定職責或從事具體社會活動過程中所形成和接收的信息，它是作為證據和信息進行維護的”。[2]這個定義，強調文件是作為“證據和信息”看待的。

不僅如此，在2011年發布的國際標準ISO30300《信息與文獻-文件管理系統-基本原理與術語》中，對文件定義的“屬”又進行了新的深化，指出“該信息是作為證據和資產進行維護的”。[3]那么，文件是什么類型的資產呢？文件作為記錄信息，是融合了人類智力勞動的產品，屬于知識資產的范疇，也就是說文件不僅僅是法律證據與業務憑證，而且也是知識資產。

（三）文件概念深化認識的意義

隨著電子文件的出現與增長，人們對文件本質屬性的認識不斷深化，其意義在于：

1.對文件概念定義的深化是認識電子文件的前提，是區別電子文件與其他電子文獻的根本條件。文件概念的準確定義是文件與檔案管理理論、實踐蓬勃發展的基石。只有對文件概念進行科學定義，才能有文件和檔案的科學管理，才能為認清電子文件的本質創造條件，才能談得上科學的電子文件管理。

2.對文件概念定義的拓展是人類在邁向知識時代的進程中對文件本質屬性的新發現，決定著電子文件管理的根本走向。也就是說，隨著時代的進步，文件本身所具有的多維特性在文件管理實踐中被人們由淺入深地逐步認識，從而推動了文件管理實踐不斷地由傳統手工管理發展到信息管理，再由信息管理發展到當今時代所要求的知識管理，這也是大數據環境下電子文件共享與利用的本質要求。

三、電子文件概念的發展及其意義

（一）電子文件概念的發展

1997年，“電子文件”的典型定義為“電子文件是適宜于電子計算機操作、傳輸和處理的文件”。[4]在這個定義的“種差”部分，將產生文件的主體對象限定為電子計算機，即認為電子文件是依賴電子計算機生存的。

2008年，國際檔案理事會將“電子文件”的定義發展為“位于電子存儲載體，由電子設備產生、傳輸、維護和利用的文件”。[5]這個定義將電子文件的產生主體對象擴展為“電子設備”，而不僅僅局限于“電子計算機”。從社會發展實踐看，產生電子文件的主體——電子設備的多樣性是電子文件定義發展的根本依據。如今，除了電子計算機外，智能手機、數碼照相機等電子設備也可以產生與處理電子文件，將諸多電子設備所形成的文件囊括進來，使得電子文件的內涵和外延更為準確。

在對電子文件的外延進行界定時，國內外均有學者認為電子文件應包含存儲了模擬信號的錄音帶、錄像帶等。對照2008年的電子文件定義，可作如下分析：

1.模擬信號的錄音帶、錄像帶屬于電子存儲載體，它們所記錄的文件也是由模擬信號的錄音機、錄像機等電子設備產生、維護和利用的。然而，這類模擬信號的文件不能被此類電子設備或電子計算機直接傳輸，只有經過數字化流程后方可被計算機傳輸，而這個數字化過程實質上是一個有損的復制過程。由此來看，模擬信號的錄音帶和錄像帶與紙質載體文件一樣本身不具可傳輸性，從這個角度說，其本身不能嚴格地符合電子文件定義要求。

2.模擬信號的錄音帶、錄像帶，與同屬電子設備的膠片式照相機所生產的紙質照片等，實質上沿用的都是傳統載體檔案管理模式，與當下創新的電子文件管理模式是有本質區別的。這與提出電子文件概念的初衷是不相符的，即提出電子文件概念的宗旨就是為了對其實施有別于傳統載體檔案文件的創新管理模式。

鑒于此，模擬信號的錄音帶和錄像帶等不符合電子文件定義的“種差”要求，應將其排除在電子文件外延之外，這樣更加切合電子文件概念定義的精神，更加有利于電子文件的科學管理和利用。

在我國的國家標準GB/T 18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》中，將“電子文件”定義為“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。[6]在此定義中，明確電子文件為“數碼形式”，將其依賴設備指定為“數字設備”。與同時期國際標準中電子文件的定義相比，這個定義具有一定的先進性，即其明確了電子文件的形成環境，并且清晰地界定了電子文件的外延，將屬于傳統載體檔案范疇的模擬信號錄音帶和錄像帶等明確排除在外。但是，這個定義也存在著一定的冗余性，即它添加了“可在通信網絡上傳送的文件”，實際上在數字環境中生成、由數字設備處理的文件或者非文件的數字信息，均具有可在通信網絡上傳送的屬性。

（二）電子文件概念的時代延伸——數字文件概念的出現

光子和量子計算機，是一類新型數字設備，不能簡單地用電子設備來指稱。近年來，隨著光子和量子計算機的出現，其生成的文件，用“電子文件”概念來指稱又顯得不夠準確和科學，或者說“電子文件”的內涵和外延應作進一步拓展。

在2011年發布的國際標準ISO16175《信息與文獻-電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》系列標準的術語表中，出現了“數字文件”這個概念，其定義是“借助數字設備形成、傳輸、管理和利用，并存儲于數字存儲載體的文件”。[7]這個定義的“種差”部分，將產生文件的主體由電子設備擴展為數字設備，將存儲介質由電子存儲載體演變為數字存儲載體，這完全體現了當今數字網絡環境下文件生產設備的多樣性。也就是說數字文件這個概念，比原來的電子文件又向前發展了一步。

（三）電子文件概念發展的意義

當前，從描述對象來看，電子文件與數字文件基本是一致的。但是，從發展趨勢看，隨著光子、量子等數字設備的推廣應用，以數字文件取代電子文件這個概念是符合時代發展潮流的，其意義主要表現在以下三個方面：

1.適應了數字計算機范疇拓展的社會實踐。數字文件的產生設備主體除了電子計算機外，還包括了量子計算機、光子計算機。人類社會在邁向知識時代的進程中，光子計算機、量子計算機和激光傳輸材料等已經走出實驗室，進入初步應用階段，而光子計算機和量子計算機使用光子和量子信號進行數字運算、存儲和傳輸，并不是電子信號。如果我們忽視這個發展趨勢，依然稱光子計算機和量子計算機所生成的文件為電子文件，則會降低概念定義的科學性以及文件與檔案理論的實踐指導性。

2.擴大了數字文件產生主體的范圍。數字文件產生設備除了計算機外，還包括了非計算機的數字設備，如智能手機、PDA、iPad、數字錄音筆、數碼照相機和數碼攝像機等。在人類所面臨的大數據環境中，文件生產的社會實踐、大數據分析和處理工具、大數據利用理念等均要求人類拓展數字文件的捕獲、收集渠道和范圍，以便從看似無關、似乎沒有價值的數據中發掘知識。將生產數字文件的主體由單一的計算機拓展為多元化的數字設備，正是適應這個趨勢之舉。

3.科學地界定了數字文件概念的外延。如果說電子文件的定義容易產生外延的模糊性，數字文件則以“數字設備”和“數字存儲載體”清晰地界定了其外延，將生產模擬信號的舊式錄音機和錄像機等電子設備以及記載模擬信號的傳統錄音帶和錄像帶等電子存儲載體排除在外，從而為數字文件管理模式的創新與發展排除干擾。

四、電子文件概念發展的理論實質分析

正如美國檔案工作者協會所指出的那樣：今天，對檔案術語和學科界限最為關鍵的影響，在很大程度上來自于電子文件的挑戰。電子文件迫使檔案工作者更加密切地與相關學科進行協作，從信息技術和知識管理等視角考慮檔案術語的發展。[8]

在文件和檔案管理領域，20世紀70、80年代醞釀出“機讀文件”，80、90年代培育出“電子文件”，21世紀又提出“數字文件”，其背后蘊含著檔案管理理論的發展實質。

（一）文件的知識資產屬性是電子文件管理和利用模式創新的內在驅動力

在人類社會邁向知識時代的進程中，電子文件知識資產屬性的發現與強調，可以很好地回答“電子文件的管理和利用模式要不要創新”以及“如何適應知識社會發展趨勢”等問題。在數字資源爭相開展知識管理和知識服務的大數據環境下，揭示電子文件的知識資產屬性是響應此外部環境并實施互動的最佳內在驅動力，從而為電子文件資源開展知識管理與知識服務提供堅實的理論支撐。

（二）電子文件的憑證價值需求是數字辦公環境下電子文件構成和管理機制演變的決定性因素

社會實踐需求是促進事物發展最為直接的作用因素，往往也是決定性的因素。電子文件其情報價值和文化價值往往直接來源于電子文件內容，而其憑證價值的保障則對電子文件構成及其管理機制提出了更為復雜的需求，要求從電子文件應用系統設計開始、對電子文件全生命周期實施科學的智能式“檔案化”管理，而這個管理在很大程度上要借助于電子文件管理“命脈”——電子文件管理元數據來實施，這必然要求對電子文件構成作進一步深化認識、對電子文件管理機制進行創新。

（三）信息和通訊技術的發展是文件和檔案管理領域中新概念產生與發展的強大推動力

現代社會，信息和通訊技術迅猛發展，從而在根本上改變了文件和檔案的產生、管理和利用方式。互聯網、物聯網、云計算、大數據等技術，不僅僅改變了當代文件量的構成，也對文件提出了質的發展要求。現代信息和通訊技術，不僅催生了新的文件生產設備，也發展了檔案管理設備，從而對傳統文件和檔案理論產生了重要沖擊，隨之孕育并發展了新的概念。

（四）文件和檔案管理領域新概念產生與發展的根本要求源自于時代環境變化

正是時代與社會發展的大環境，不斷要求文件和檔案管理領域產生與之相適應的新概念，也正是由于時代與社會需求的牽引，才持續地促進著電子文件相關概念的不斷發展。今天，語義網、電子政務、電子商務、數字地球、智慧城市、智慧檔案館等建設，無一不體現出社會對知識的強大需求。作為文件和檔案理論工作者，必須敏銳地捕捉到時代的根本特征及其發展趨勢。正如加拿大著名檔案學者特里·庫克所指出的那樣，應“將著眼點從信息轉移至知識上來”，[9]從而科學地把握時代對電子文件管理理論的本質要求，并將其體現于電子文件基本理論之中。

（五）文件和檔案管理實踐是文件和檔案領域中新概念出現的根本源泉

認識來源于實踐，實踐是認識的源泉。在信息技術強勁運用的當下，各國文件和檔案實踐部門紛紛行動起來。例如，我國各省市投入巨資進行電子文件管理系統的開發，在國家層面上構建檔案資源共享云平臺。但是，從總體上看，在數字辦公環境下，如何科學、高效、長久地保存并利用好人類記憶，仍然是當今文件和檔案領域所面臨的實踐難題。要想成功地應對這一挑戰，首先就要對“文件”這一管理對象進行深刻的認識。

（六）文件和檔案管理理論的發展是文件和檔案領域中新概念發展的內在機制

基本概念是理論體系構成的基石。因此，文件和檔案管理理論的發展必然要求其內在的概念體系與時代同步發展。實踐在進步，反映實踐客觀規律的理論也必然要隨著之發展，并且應具有很好的科學性和前瞻性。唯有如此，文件和檔案管理理論才能發揮對實踐的說明、解釋、指導與改造作用，才能引領實踐科學發展。客觀地、歷史地定義好電子文件管理的相關概念，正是文件和檔案管理理論發展的重要標志與內在機制要求，是文件和檔案管理理論打破舊的體系、重新建構新的理論體系并漸趨完善的必由之路。

*本文為國家社科基金重點項目“云計算環境下電子文件元數據管理智能化研究”（項目編號：13ATQ008）的階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1] [4]ICA. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective[S]. 1997.

[2]ISO. ISO 15489- 1 Information and documenta？ tion -- Records management -- Part 1： General[S]. 2001.

[3]ISO. ISO 30300：2011 Information and documenta？ tion -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary[S]. 2011.

[5]ICA. Principles and Functional Requirements for RecordsinElectronicOfficeEnvironments - Mod？ ule1： Overview and Statement of Principles[S]. 2008.

[6]國家質量檢驗檢疫總局，國家標準化管理委員會. GB/T 18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》[S].2002.

[7]ISO. ISO 16175- 1 Information and documenta？ tion- Principles and functional requirements for records in electronic office environments- Part1： Overview and state？ ment of principles[S]. 2010.

[8]The Society of American Archivists. A Glossary of Archival and Records Terminology[S]. 2005.

[9]Terry Cook. Electronic Records， Paper Minds： The Revolution in Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era[J]. Archives and Manuscripts 22， 1994（2）：300-328.