淺析檔案業務工作的基本內容

孫鳳鯤

一、檔案業務工作的基本內容劃分

檔案是經濟社會發展的真實記錄和選拔干部的憑證，對于檔案的業務工作我們可以在實踐中進行相應的劃分。隨著經濟社會的不斷發展，檔案工作的劃分也會發生變化，過去我們國家檔案界的傳統劃分是分為六個環節，即檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的統計以及檔案的提供利用。近年來，經濟社會的發展使檔案工作也有了相應的變化，其中檔案的編目與檢索和檔案的編輯與研究工作，也已經發展成為獨立的環節。因此，目前檔案工作的環節一般是如此劃分的。

1.檔案業務的收集。各個機關在具體進行檔案管理工作的時候，文件是分散而形成的，這個時候，如果對檔案進行相應的利用，就要求對檔案進行集中，為了解決這個矛盾，就需要將分散形成的檔案經過挑選，通過檔案業務的收集工作對檔案進行保存。中央和地方一些專業主管機關，負責對于本系統的檔案工作進行指導、監督和檢查。這項工作屬于檔案事業管理工作，把這些機關的檔案工作和檔案業務指導工作統稱為機關檔案工作。機關檔案工作的機構，根據實際工作需要，設檔案科或者檔案室。

2.檔案業務工作的整理分析研究。檔案業務工作比較復雜，甚至于有的還處于雜亂無章的情況當中。因此，為了解決檔案的這些問題，就要對檔案進行系統的比較研究，這樣一來就形成了檔案的整理工作。

3.檔案事業管理工作的基本內容。我們國家的檔案事業管理工作，是由各級檔案事業管理機構負責的。管理部門根據檔案保管期限的原則和標準，進行監督檔案的銷毀工作，同時對于組織檔案工作業務交流，規劃和組織檔案科學研究工作和檔案專業教育工作，指導檔案專業職務的聘任工作。

4.檔案教育工作的基本內容。為了培養從事檔案工作的德、智、體全面發展的新生人才和提高在職檔案工作者的素質，進行檔案學理論和有關學科知識的教育工作。我國檔案教育分為兩個部分：一是培養檔案專業后備力量的職業教育；二是對在職檔案工作者的繼續教育，或者稱之為“成人教育”。我國的檔案教育體系由以下幾個方面的教育組成。一是高等教育。高等教育可以分為三個方面的層次：層次之一是碩士研究生或者是雙學士學位教育，層次之二是大學本科，層次之三是大學專科。高等教育，培養具有一定的政治理論水平和管理能力，有深廣的文化專業基礎的檔案管理人才和檔案專業的教學、科學研究的人才。二是中等教育。中等教育是培養檔案管理工作和輔助工作的一般人才。三是在職教育。在職教育有兩個層次，即高等教育層次和中等教育層次，學員畢業以后，都取得相應等級的學歷。在職教育形式多種多樣。比如說廣播電視大學、高等教育自學考試、函授、業余大學、職業大學等。四是短期訓練班。這也是一種在職教育的基本形式，學員學習結業以后不能取得有等級的學歷。但這種教育的形式比較靈活，時間可長可短，規模可大可小，學習內容根據實際需要進行確定，針對性比較強，收效也比較快。五是檔案科學研究工作。研究檔案工作的理論和技術，建設和發展我國的檔案學。我國檔案科學研究隊伍，由三個方面組成：其一是中央和地方建立的專業研究機構，其二是教學研究機構，其三是各級群眾性的學術團體——檔案學會。六是檔案宣傳和出版工作。國內外宣傳黨和國家有關檔案工作的重要決定和指示，宣傳檔案事業的發展狀況，宣傳檔案工作對于社會主義事業和國家經濟社會發展的現實作用，交流檔案工作的先進經驗和做法，宣傳介紹檔案和出版檔案專業的書籍以及檔案史料。宣傳工作，除了通過報紙、廣播、電視、電影、文藝等形式之外，中央和地方檔案部門出版了多種檔案專業期刊，并且建立了檔案出版社。

二、檔案業務工作的基本內容

檔案業務工作環節的劃分，隨著檔案工作的發展而發生變化。過去我們國家檔案界的傳統劃法是分為六個環節，即收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用。近年來，檔案的編目與檢索、編輯與研究工作，也已經發展成為獨立的環節，因此，目前檔案工作的環節一般也是如此劃分的。為了更長遠地利用檔案，則要求盡量地延長檔案的使用壽命，解決檔案的不斷損毀和長遠利用之間的矛盾，這就需要對檔案采取保護措施，進行系統的管理，這就形成了檔案的保管工作。為了保護檔案原件和更多更好地利用檔案系統，以便于方便查找相關的資料和史料的需求，這就要求對檔案史料進行相關的研究，并且要求編輯、公布和出版檔案的史料，這就形成了檔案的編輯和研究工作。檔案的國家所有制和國家檔案的集中統一管理原則，是由我國的生產資料社會主義全民所有制的基本性質所決定的，也是由我國的人民民主專政的國家制度所決定的。

（作者單位：吉林省大安市人力資源和社會保障局 ）

（責任編輯 劉月嬌）