淺析卡片式檔案的檢索工具

陶金紅

卡片式檔案檢索工具，是將文件或者案卷的內(nèi)容和形式特征顯著地錄在卡片上，按照一定的規(guī)則將卡片組織成有機(jī)體系，用以檢驗(yàn)檔案。它的種類有分類卡片、全宗文件卡片、專題卡片、人名卡片、文號卡片以及主題卡片等。

一、分類卡片

分類卡片是以邏輯體系分類的卡片形式，揭示全部（或者主要部分）館藏檔案內(nèi)容與成分的一種綜合檢索工具。它將檔案館長久保管的檔案，打破全宗界限和全宗內(nèi)分類系統(tǒng)制成卡片，按照邏輯體系分類排列。

1.分類卡片的優(yōu)缺點(diǎn)。分類卡片的優(yōu)點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：第一是便于系統(tǒng)、集中地提供檔案。由于它打破了原來的全宗界限和全宗內(nèi)的分類體系，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)加以科學(xué)地分門別類，使同一專題的檔案信息集中在一起，便于從專題和問題的角度進(jìn)行查找檔案，并能夠系統(tǒng)完整地提供檔案。它具有系統(tǒng)性和集中性強(qiáng)的特點(diǎn)。第二，機(jī)動(dòng)靈活，適應(yīng)性強(qiáng)。它可以變換組合成多種專題卡片，是再生產(chǎn)檢索工具的一種基礎(chǔ)工具。分類卡片的缺點(diǎn)是：標(biāo)引者、分類者、利用者、檢索者的標(biāo)準(zhǔn)難以一致，查找的程序比較繁瑣，但它仍然不失為基礎(chǔ)性的檔案檢索工具。

2.分類卡片的編制方法。將檔案館的全部檔案，以文件或者案卷為單位逐一填制卡片，一文一卡片或者是一卷一卡片。一文一卡片，費(fèi)力多，而查找文件迅速準(zhǔn)確；一卷一卡片，卡片數(shù)量大而減少，但是漏檢率和誤檢率比較高，所以，今后趨向一文一卡片，層層轉(zhuǎn)發(fā)或者全宗之間的重復(fù)文件，可只填制一張卡片，分別注明出處，有主件和附件或者請示與批復(fù)的，可以只填制一張卡片。此外，還應(yīng)做到把沒有標(biāo)題的文件，按照其內(nèi)容簡明扼要地摘寫在卡片上，一個(gè)文件涉及到幾個(gè)問題的，分別填制幾張卡片，一份文件的內(nèi)容屬于兩個(gè)問題之間時(shí)，填制兩張卡片，分別歸類。制卡片工作，可以逐個(gè)全宗進(jìn)行，在全宗范圍內(nèi)進(jìn)行逐類編制。

卡片著錄完畢之后，要按照擬定的分類體系統(tǒng)一進(jìn)行分類和排列。類與屬類的設(shè)置要適當(dāng)，一般不能超過三四層。分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，同一類別內(nèi)，只能采取一個(gè)劃分標(biāo)準(zhǔn)，類與類之間、屬類與屬類之間，不能相互包含和交叉。類和屬類的命名，要范圍清楚，含義確切，簡明扼要。類內(nèi)一般按照文件內(nèi)容所反映的問題，結(jié)合時(shí)間、作者和地區(qū)進(jìn)行排列，類與類、屬類與屬類之間，分別設(shè)置指引卡片，以便于查找。

二、全宗文件卡片

全宗文件卡片是以邏輯體系進(jìn)行分類的卡片形式，揭示的是某一全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分的檢索工具。它是將某一全宗內(nèi)長久保存的文件都制成卡片，按文件的內(nèi)容組成邏輯體系分類進(jìn)行排列。卡片的填制方法與分類卡片基本相同。它是機(jī)關(guān)檔案室經(jīng)常采用的一種檢索工具，在檔案館，有些重要全宗檔案有時(shí)也會采用。

三、專題卡片

專題卡片是以卡片形式系統(tǒng)地揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的檢索工具。它以專門題材為對象，不受全宗限制，把全館（室）有關(guān)這一專題的檔案線索集中起來，有利于按照專題查找檔案。它是應(yīng)用比較普遍的一種檢索工具。專題卡片的編制程序和編制方法如下。

1.選題。所謂選題是對專題卡片目錄能否發(fā)揮作用具有決定性的影響作用。選題一般是根據(jù)黨和國家各項(xiàng)工作的具體需要而進(jìn)行的，并根據(jù)館（室）藏檔案的狀況來進(jìn)行。

2.擬定計(jì)劃。對于一些較大的專題，應(yīng)當(dāng)在編制工作之前擬定計(jì)劃。計(jì)劃的主要內(nèi)容包括：專題的名稱；題目內(nèi)容大綱和選材標(biāo)準(zhǔn)；題目包括的年限和地區(qū)；查找檔案的范圍；工作步驟與工作方法；人員的組織分工等。

3.選材。在選材之前，首先應(yīng)當(dāng)弄清在本館（室）內(nèi)的哪些全宗和類別中有該專題的檔案，列出全宗和類別名單。選材的主要要求是，挑選能反映專題本質(zhì)的、有價(jià)值的文件，既不能遺漏有用的材料，也要防止混入與專題關(guān)系不大的材料。選材要掌握好尺度，應(yīng)以選全選準(zhǔn)為原則，防止過度或者過嚴(yán)。

4.填制卡片。填寫卡片一般與選材結(jié)合進(jìn)行。通常先粗選，隨選隨夾條做標(biāo)記，篩選時(shí)隨定隨填卡，也可以邊選邊填，一次性完成。專題卡片的格式和項(xiàng)目，可以借用通用的，也可以專門設(shè)計(jì)卡片。專題卡片項(xiàng)目一般設(shè)有：專題名稱、類、屬類、全宗名稱、（文件內(nèi)容涉及到的）時(shí)間、地區(qū)、檔案號、檔案內(nèi)容與成分簡介、檔案館名稱、填卡片人姓名和填卡片的日期等。填寫卡片的方法有三種：一是以文件為單位進(jìn)行填寫，一文一卡片；二是以案卷為單位進(jìn)行填寫，一卷一卡片；三是組合填寫，將若干內(nèi)容相近的文件或者案卷組合填在一張卡片上。這有兩種做法：一種是將若干文件或者是案卷內(nèi)容進(jìn)行綜合起來，填寫在一張卡片上；另外一種是將若干文件或者案卷的內(nèi)容逐個(gè)填寫在一張卡片上。但是，不同全宗、不同類別的文件或者卷宗不能填寫在一張卡片上。

5.卡片的分類排列。填寫卡片以后，即可以進(jìn)行卡片的分類與排列，對于揭示該專題檔案內(nèi)容和成分的全面性、系統(tǒng)性、正確性以及對卡片目錄的使用都有特別重要的影響。卡片的分類和排列，一般根據(jù)事前編制的分類方案結(jié)合卡片的實(shí)際情況進(jìn)行。

（作者單位：吉林省通榆縣向海蒙古族鄉(xiāng)四井子衛(wèi)生院；中級職稱；研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）