略論檔案工作的性質(zhì)及其規(guī)律

龍洋

檔案在經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進(jìn)步中，具有特別重要的意義，它不但是歷史活動的記錄，同時也能夠?qū)x拔人才和使用人才提供幫助和借鑒，還能使人們對于過去進(jìn)行充分的了解。因此，本文分析研究了檔案的基本性質(zhì)和其充分發(fā)揮作用的規(guī)律性，以便能夠為檔案的使用提供幫助。

一、檔案基本作用的性質(zhì)

檔案的基本作用，可以概括為兩個基本方面。

1.憑證性質(zhì)。從檔案的形成來看，檔案是原始?xì)v史的真實記錄，是令人信服的歷史證據(jù)；從檔案的形式上來看，檔案是歷史的真跡，保留著真實的歷史標(biāo)記，可以成為處理問題的真憑實據(jù)。比如說，對于工作的成敗得失，對于各種糾紛的檢驗和評判，常常會以檔案為憑據(jù)；在揭露篡改歷史，維護(hù)歷史面貌，常常會以檔案作為真憑實據(jù)進(jìn)行見證；在維護(hù)國家主權(quán)和領(lǐng)土完整，解決歷史爭端，常常會以檔案為憑證；在辦理刑事與民事案件中，常常以檔案為物證進(jìn)行斷案，這樣一來檔案管理就能夠更好地為民警辦案提供方便。

2.檔案管理參考性質(zhì)。從現(xiàn)實情況來看，檔案是歷史活動的真實記錄，檔案對于人們了解過去的歷史以及以往發(fā)生的一些情況，研究事物發(fā)生以及發(fā)展的普遍規(guī)律，需要我們對歷史進(jìn)行批判地繼承，也需要進(jìn)一步地繼承歷史文化遺產(chǎn)。毫無疑問，檔案對于這些問題具有廣泛的參考作用和價值。

檔案的參考作用，有它自己的特點，這就是檔案的原始性和可靠性，由于人們常常把檔案稱為真實的原始記錄，所以檔案對于機關(guān)和企事業(yè)單位來講十分重要。另外，檔案也有自身的對應(yīng)特點，這就要求我們要辯證地去看。在過去，由于人的認(rèn)識水平具有一定的局限性，同時我們有時也會遇到政治斗爭的復(fù)雜多樣性，所有這些情況都使得檔案所記載的內(nèi)容有時可能并不是十分符合客觀事實及其發(fā)展的客觀規(guī)律以及歷史的真實情況，有的甚至是惡意歪曲事實和誣陷他人。這種情況在舊政權(quán)檔案中比較明顯。因此，不能認(rèn)為凡是檔案上記載的就都是真實可靠的，而是要具體問題具體分析。

二、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性

1.檔案作為機關(guān)工作和生產(chǎn)的客觀存在，是機關(guān)和企事業(yè)單位歷史活動以及過去情況的記錄。在一定時間內(nèi)，檔案要發(fā)揮其應(yīng)有的規(guī)律性就需要對檔案的具體情況進(jìn)行查考和相關(guān)利用；同時，檔案管理工作是國家的一筆寶貴財富，國家在各項工作中也需要利用。檔案既有現(xiàn)實的作用，又有長遠(yuǎn)的歷史作用。因此，必須正確地處理好全局與局部、當(dāng)前利益和長遠(yuǎn)利益之間的關(guān)系。絕對不能簡單地認(rèn)為檔案是機關(guān)和企事業(yè)單位沒有用了的東西，而不負(fù)責(zé)任地把檔案隨便燒掉，也不能只是考慮本機關(guān)內(nèi)部的規(guī)則，將重要的檔案留在本機關(guān)內(nèi)進(jìn)行保存。各個機關(guān)的檔案既不能過早地移交給檔案館，也不能長期不向檔案館集中。集中起來的檔案，既不能只顧眼前的利用，而不采取必要的保護(hù)措施；也不能考慮長遠(yuǎn)的安全，而不顧當(dāng)前的方便利用。

2.隨著時間的推移和歷史條件的不斷變化，檔案的機密性逐漸減少直至消失，最終可以開放，廣泛提供利用。一般來說，檔案的形成時間距離今天越遠(yuǎn)，其機密性就越小，反之，現(xiàn)行機關(guān)的檔案機密性就越強。檔案的機密性強弱與檔案保存的時間成反比關(guān)系。在階級社會里，無視檔案的機密性是十分錯誤的，但是把機密性看成是固定不變的也是形而上學(xué)的做法。因此，應(yīng)當(dāng)不斷地研究檔案的基本內(nèi)容，合理地調(diào)整檔案的秘密等級直至解密，并且要逐步地擴大檔案的利用范圍，直到面向社會進(jìn)行公開，以便于更廣泛地發(fā)揮檔案的作用。

3.在檔案管理活動中可以通過對檔案的查找反映出歷史活動，同時檔案又是我們進(jìn)行生產(chǎn)和繁榮科學(xué)文化所必需的。在現(xiàn)代社會中，隨著經(jīng)濟發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，檔案為我們事業(yè)的發(fā)展和時代的進(jìn)步服務(wù)，也為生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和文化教育服務(wù)。新中國成立以來，從檔案利用工作的發(fā)展變化情況來看，可以看出檔案發(fā)展變化的一般規(guī)律性。由于社會矛盾的不斷變化和發(fā)展，檔案從主要服務(wù)于階級斗爭逐步轉(zhuǎn)化為更多地應(yīng)用于生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)文化事業(yè)上來。

4.檔案的發(fā)揮作用受一定條件的限制。檔案的作用是客觀存在的，同時其作用是隨著社會發(fā)展和時代進(jìn)步而表現(xiàn)出不同的作用。一方面，社會發(fā)展水平、社會制度以及政治路線、方針政策等，對于檔案利用的程度，都有很大的制約作用；另一方面，人們對檔案的認(rèn)識水平和管理水平都將直接影響檔案能夠發(fā)揮作用的程度。

（作者單位：吉林省通榆縣醫(yī)療保險經(jīng)辦中心；研究方向為檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）