國內外數字檔案資源建設研究綜述*

張琦 蔣冠

摘要：數字檔案資源建設已成為檔案界關注的熱點問題，目前國內外已有較多研究成果。對有關此熱點問題的代表性研究進行綜述，梳理其研究主題，總結其研究特點，找出其存在的問題并加以思考，以期對我國數字檔案資源建設后續研究有所裨益。

關鍵詞：數字檔案資源電子文件數字館藏

Abstract：The construction of digital archival re？ sources， in which many achievements have been made， has become a hot issue in archival circle re？ cently. In order to tease out the theme and character？ istics， and also， to point out the shortcomings， this pa？ per made a review of the representative research both in China and abroad. Moreover it made reflec？ tion on the direction of this area to provide reference for our digital archival resources construction re？ search.

Keywords：Digital archival resource；Digital re？ cords；Digital collection

所謂信息資源建設，就是人類對處于無序狀態的各種媒介信息進行選擇、采集、組織和開發等活動，使之形成可利用的信息資源體系的全過程。[1]數字信息資源與固化在傳統載體上的信息資源相比，在傳播與利用上有著不可比擬的優勢。開展數字檔案資源建設，使館藏檔案資源突破時空限制，變“被動提供”為“主動挖掘”，以提高利用率。隨著檔案數字化工作的推進、電子文件的大量增長，以及用戶信息利用需求的日趨多樣化，如何科學有效地進行數字檔案資源建設已成為檔案事業發展的重點問題。本文從數字檔案信息資源基礎建設、數字檔案資源服務平臺構建以及涉及資源建設的其他問題這三個方面，對國內外關于數字檔案資源建設的代表性研究進行綜述分析。

一、國內外文獻載文情況

國外關于數字檔案資源建設的研究起步較早，20世紀90年代歐美各國圖情檔等信息機構就先后開展了多個數字資源建設項目。考慮到中英學術術語的表達差異，筆者于2014年12月24日通過Google學術搜索引擎，以不同的題名在2001～2014年度范圍內進行檢索，具體結果見表1。經人工剔除弱相關文獻后，共收集到具有代表性的國外數字檔案資源研究成果121篇，主要發表于《Library Trends》、《The Electronic Library》、《Li？ brary Resources & Technical Services》、《Information Management Journal》等期刊。相較而言，我國在數字檔案信息資源建設方面的研究發展較晚。筆者于2014年12月28日，利用CNKI數據庫，以“數字檔案資源建設”或含“檔案數字化建設”為組合檢索詞，以主題為路徑進行檢索，得到2001～2014年國內數字檔案資源建設相關領域研究文獻結果1611條，見圖1。

二、研究內容分析

筆者對所檢索的文獻中涉及主題進行歸納分析后發現，國外在數字檔案資源建設領域的研究從基礎層面，如數字圖書館的構建條件、數字檔案資源的可持續管理框架、數字資源效益分析、信息素養教育等，逐漸向資源整合、數據長期存取等應用層面轉變。國內則涉及多個細節問題，如數字檔案館的形成條件、檔案數字化歸檔系統的構建、電子出版物、電子郵件、網上檔案遺產、數字檔案館與實體檔案館之間的關系、檔案數字化建設法規、數字化環節中的知識產權等。

（一）數字檔案資源基礎建設研究

1.數字化建設的原則。數字檔案資源建設是一項涉及多方面內容的系統工程，除了在源頭上控制數字檔案，即加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理外，各檔案館館藏檔案的數字化建設是核心工作。為了確保館藏檔案數字化的科學性，必須明確其建設原則。典型觀點如表2所示。目前普遍認同的是實用性原則，即根據定期的統計數據，優先選擇利用率較高的館藏檔案進行數字化。[9]另外，也有學者提出按照特殊載體檔案優先、珍貴檔案優先、高危檔案優先、利用率高檔案優先、共享性強檔案優先的原則，[10]加快對傳統載體檔案數字化的觀點。

表2國內外有關檔案數字化建設原則的代表性觀點

2.數字檔案資源采集范圍。各國檔案館館藏資源的迅速增長，一方面是社會經濟的發展造就，另一方面則是由于檔案部門偏重館藏的管理理念、文牘主義式管理手段，造成了館藏檔案來源的冗余。[11]建成優質的館藏數字資源庫需要從源頭上明確檔案數字化的范圍。20世紀，Rainer曾論述了圖書館對于德語國家工人階級文化信息的收集。[12]美國國會圖書館牽頭建設的“美國記憶”工程內容定位于美國歷史、文化和立法等方面。[13]Debo？ ra[14]認為在法律允許范圍內，高校圖書館出于幫助決策，應以多種形式收集政府信息。李廣建等則指出數字資源的范圍應逐步擴展至網絡數據庫、網頁、文件等結構化、半結構化和非結構化信息資源。[15]現今常用的采集范圍包括本館傳統館藏檔案、各立檔單位檔案、具有檔案性質的行業、專題信息資源庫、互聯網上具有檔案價值的信息。

3.數字檔案資源長期保存。數字信息的長期保存的關鍵在于技術淘汰的高速率。[16]如何推進數字資源長期保存工作規范化、規模化，改善保存工具性能，成為各國著力思考的問題。1996年，RLG（Research Li？ brary Group，圖書館研究小組）和CLIR（Council on Li？ brary and Information Resources，圖書館與信息資源委員會）等機構就對數字資源保存進行了技術限制、保存對象擴展、保存機構、保存政策制定等范例研究。[17]目前，加拿大InterPARES項目、英國數字保存聯盟項目、美國數字信息資源保存項目等研究成果均可供參考借鑒。出于節省保存成本的考慮，一些機構還參考了Shelby Sannet、Brian Lavoie等學者構建的長期保存框架和操作流程。[18]目前公認的四種長期保存方法是拷貝、遷移、虛擬仿真和硬件留存。此外還有學者提出過再生性技術保護[19]的方法。

4.數字檔案資源整合。國外數字檔案資源有多種整合方式，典型性的模式[20]見表3。國內學者提出的整合構想有：“建立由國家中心、省級分中心、基層中心組成的整合與共享體系[21]”、“合理規劃國家檔案資源的流向，以發展國家綜合檔案館為重點[22]”、“關注整合建設的方向和導向性問題，積極的以共享、效率為導向，加強成本—效益分析[23]”、“通過IT服務集約化將集成管理思想應用到現代檔案管理[24]”、“組建數字檔案信息資源總庫[25]”等。從檔案資源整合方面的文獻數量和研究課題來看，實現數字檔案資源信息整合程度的高低，已引起廣泛關注。

（二）數字檔案資源服務平臺建設研究

數字檔案資源建設除了對檔案信息資源本身的重視外，構建良好的檔案信息平臺，提供利用是其最終目的。國內外在該方面有多種視角，如檔案工作人員服務素質、[26]檔案館提供利用的組織方式方法、利用效益的獲得等。檔案網站是檔案部門提供電子化管理和服務的窗口，所以這部分內容主要從檔案網站的構建角度進行綜述。20世紀90年代，國外檔案界就已經大規模地建立起檔案網站。我國最初建立檔案網站是在1996年，繼北京市檔案館的首次嘗試后，檔案網站逐漸興起。

1.國內檔案網站的建設現狀。至2014年年底，筆者通過百度、搜狐、雅虎等門戶網站進行搜索，能實現有效鏈接的各類檔案網站已超過400個。可以預見，隨著檔案網站數量的增加，網站建設成效日益顯著。[27]但現有網站建設仍有不足。首先，網站建設發展水平具有不平衡性。一是東西部或南北方差距明顯。各省市級檔案部門建立的檔案網站中，東部發達地區比例為87.31%，而西部只有12.69%；同理，經濟較發達的南方沿海地區數量比例為75.62%，北方僅24.38%；[28]二是檔案機構之間差距較大。我國縣級檔案機構建設水平遠不如省市級；三是我國綜合性檔案館建設的數量和質量明顯高于專業檔案館；而在專業檔案館中，高校檔案館、城建檔案館覆蓋率高于企業檔案館覆蓋率。[29]其次，檢索系統不完善，檔案網站的用戶體驗度不高。一是數據庫資源不豐富；二是檢索技術的不健全。我國大部分的檔案門戶網站的檢索工具開發水平不高，生成的信息檢索工具相對簡單，甚至連模糊檢索功能都不能實現。再次，網站信息構建形式不合理。（1）網頁界面設計單調。目前國內大多檔案網站主要以文本為主要載體提供信息服務，版式設計上大多為上下或左右分欄，不能充分利用圖標文字美化頁面。（2）網站欄目內容不合理。欄目設置簡單，特色檔案、民生檔案、家族檔案或生活服務信息欠缺。最后，網站信息服務被動。內容更新不及時，部分內容滯后陳舊；后期維護欠缺，“重建設、輕管理”；溝通互動不積極，“互動門檻高、互動途徑貧乏、互動反饋欠缺”。

2.國外檔案網站建設的啟示。依據第三方網絡流量統計機構Alexa的統計，中國國家檔案局、中國國家圖書館、北京、上海等省級檔案館網站在全球網站的月平均排名約在兩百萬名左右，另據NARA數據顯示，英美等國的主要檔案網站網絡流量統計月平均排名幾乎就已經保持在三萬名以內。根據我國對國外檔案網站研究成果的描述，可以發現國外檔案網站有著頁面布局新穎、內容豐富更新快、檢索工具現代化、數據庫龐大、互動功能健全等優點。（1）體現檔案網站的特色性。檔案網站建設反映館藏特色和地區文化特征、網站的特色體現在網站資源的儲備上。國內應給予重視，加大在線檔案資源的數字化程度，提高數字檔案全文開放的比重。[30]（2）強化網站構建的技術性。最大限度地實現各檔案館的技術和智力資源共享，尤其是在檢索系統的開發方面，滿足不同用戶的多樣化查詢需求。例如，在國外檔案館網站中盛行的RSS，在國內網站建設中尚未應用。（3）重視用戶需求的導向性。國外網站普遍以人為本，重視網站內容定位。

（三）數字檔案資源建設中的其他問題

除了上述數字檔案資源的基礎建設和服務利用平臺構建的研究外，國內外學者還關注了諸如數字檔案資源效益分析、數字檔案風險管理、數字化信息鏈接、電子檔案出版、網上檔案遺產、災難及其恢復、數字檔案館與實體檔案館之間的關系、檔案數字化建設法規、數字化環節中的知識產權等數字檔案資源建設的相關問題。其中，尤以探討數字檔案建設過程中涉及的法律法規這類問題的文獻數量較多。例如，數字化建設過程中產生的關于檔案法律效力問題一直是學術界關注的焦點。數字檔案的不穩定性、信息與特定載體之間的可分離性等特點，導致檔案容易失真。因其法律效力和憑證作用降低而難以成為合法有效的證據。所以，在數字檔案資源建設中，充分貫徹前端控制和全程管理思想、保證檔案形成背景和元數據的完整性至關重要。又如，數字檔案信息在網絡傳輸、利用過程中產生的網絡傳輸權問題。將數字檔案“搬”上網絡平臺，能夠實現檔案信息資源的共享，將檔案的價值最大化，但是檔案網絡傳輸權的歸屬問題往往被忽視。再如，數字化建設中涉及的隱私權、著作權問題。數字化檔案建設中，不加注意便會造成信息泄露或侵權行為。網絡環境下，檔案信息數字化傳播中，對隱私權的侵犯表現為非法搜集、盜取、加工、傳播、利用檔案數據。

三、結語

總體看來，國內外在數字檔案資源建設研究領域的熱點大體一致，只是在表達上略有差異，國外相關文獻偏向于將圖書館與檔案館數字資源建設視為一體，而國內則嚴格區分了二者。值得注意的是，雖然我國數字檔案資源建設已進行多年，相關論文發表數量呈穩中有升趨勢，研究內容涵蓋基礎設施、標準規范、安全保障、人才建設等多個方面，但大多數研究成果都存在內容交叉重復、缺乏創新性等問題。從目前我國研究狀況看，形成一個完整的數字檔案資源理論體系尚不可能，相關研究局限于從宏觀層面對數字檔案資源建設進行闡述，缺乏權威性和系統性。系統的建設指南、可操作的技術方案、安全保障條件、高效便捷的服務體系等方面有待學術界深入研究。

*本文為國家社科基金青年項目“質量導向型數字檔案資源建設模式研究”（批號：12CTQ041）與“基于檔案部門視角的存檔網絡信息采集模式研究”（項目編號：12CTQ039）的研究成果之一。

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作者單位：天津師范大學管理學院