電子文件憑證性保障的研究與應用

郭偉 方昀 張職亮 李德昆 譚超軍 張清昶

摘要：本文從技術、管理層面分析了電子文件憑證性的要求，結合實際應用，提出了通過保障電子文件元數據和電子文檔的完整性、真實性和有效性來保障電子文件憑證性的技術方案。

關鍵詞：電子文件安全憑證元數據

電子檔案在管理過程中最核心的要求就是確保其真實、完整、可用和安全，核心內容是保護其憑證價值，[1]電子文件的憑證性是指電子文件具有法律意義上的證據性、完整性、真實性和有效性，[2]電子文件憑證性可具體化為合法性、真實性、可靠性、完整性和可用性。[3]隨著電子政務及信息化的快速發展和深入應用，我國電子文件發展進入“井噴期”，電子文件取代紙質文件的進程不斷加快，電子文件的憑證性作用日益凸顯。如何保障電子文件的憑證性，陶水龍、[4]薛四新[2]等認為電子文件憑證性保障方法的核心在于，維護電子文件管理信息包中電子文件元數據及其數字實體對象的原始性、真實性和內容完整性，[2]提出基于電子檔案身份證的電子文件憑證性保障機制。本文在現有研究成果的基礎上，主要探討如何從技術與管理層面系統保障電子文件的完整性、真實性和有效性以保障電子文件憑證性的問題。

一、保障電子文件憑證性系統的要求

（一）技術層面要求

查驗電子文件真偽的重要參考條件是環境技術、系統功能。對環境技術和系統功能的考察主要從以下指標進行確定：與電子文件的產生、存儲、傳輸直接相關的設備和環境狀況是否可靠；計算機系統是否安全穩定，是否具備防范非法侵入的能力；對信息數據的準確與完整性是否具有自我保護能力等等。此外，還包括三個方面的內容。一是電子文件的元數據不可修改，或者代表電子文件憑證性的關鍵元數據不可修改。二是非結構化的電子文檔一旦生成，將作為最初的原始憑證，不可以修改。三是需要有確保元數據和電子文檔只讀性的技術保障，包括只讀保護、電子文件訪問審計以及關鍵行為告警等。

（二）管理層面要求

電子文件元數據管理活動背景，是反映電子文件形成和管理活動是否正常和科學的指標，電子文件的真實性與管理活動背景信息關系密切。本文所指的管理層面主要是指電子文件元數據管理活動背景。對電子文件而言，背景信息是與電子文件的形成、運轉、處理、儲存、檢索、傳輸和利用有關的數據。背景信息主要通過元數據來體現的，它可以系統地捕獲和保存文件從產生到歸檔整個生命周期中的所有背景信息，可以說電子文件元數據是電子文件的“生命線”。具體而言，電子文件的作者是否可靠與系統對作者行為權限的管理有關。電子文件形成者和保存者的身份是否合法可以通過來源背景進行識別，即通過分析形成者的處置權、文件創建命令以及形成者、保管者職能與文件的關系等指標來驗證。如果電子文件生成和遷移流程從一開始就被納入了有元數據保證的嚴密的監管體系，擁有完善的自動記錄系統，對文件的起草、審改、定稿、簽發、接收、承辦、歸檔等都形成了有效的跟蹤記錄，那么這些記錄就可以成為證實電子文件內容完整性和真實性的重要依據。

二、保障電子文件憑證性安全防護系統的實施方案

（一）電子文件元數據準確性保障

電子文件元數據，是描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程并可為計算機及其網絡系統自動辨析、分解、提取和分析歸納的數據。元數據能夠有效證明電子文件的真實性和憑證價值，為電子文件的管理和查詢利用提供了方便。電子文件的元數據一般存儲在關系型數據庫中，其存儲方式容易被修改和發生變動，甚至可以不通過應用系統進行操作。為了防止元數據被修改或刪除，需要建立嚴格的訪問控制權限體系，讀寫分離，如只允許新建，而不允許被修改或刪除。通過建立元數據全生命周期的跟蹤審計機制，實現從元數據生成起即跟蹤元數據的所有操作行為，并詳細記錄和分析，以確保元數據的準確性。

（二）電子文檔準確性保障

對電子文檔的準確性保障分為兩部分，一是在服務器終端對電子文檔進行只讀保護，只允許新建電子文檔，而屏蔽其他所有的修改和刪除操作；二是在客戶端采取水印保護和操作控制。水印保護即通過文件水印控制電子文檔的使用，跟蹤文件的使用情況，在閱讀文件時顯示屏幕水印，紙質打印時顯示打印水印。操作控制即通過安全策略控制用戶對電子文檔的操作行為，包括允許查看時間、允許查看次數；是否允許編輯、復制、截屏、打印、刪除、水印、硬件綁定信息、操作系統控制信息等。

（三）電子文件審計信息的有效性

安全審計中心主要記錄用戶對電子文件（包括元數據和電子文檔）的操作行為信息，并統一收集到服務器上保存并以報表的方式呈現，對用戶行為實時追蹤，一旦出現違規操作，系統自動告警，相關管理員將及時處理違規事件。通過安全審計中心，建立事前、事中、事后的防范、監控和分析體系，對電子文件憑證性進行全面的管控。

（四）方案實現

筆者在上述要求的基礎上，設計了整個技術流程圖，事前對電子文件進行只讀控制、事中對潛在的危害電子文件憑證性行為進行告警和控制、事后進行審計跟蹤，為電子文件憑證性提供全面的技術保障。如圖1所示：

在電子文件生成環節，通過只讀性控制電子文件的元數據和電子文檔的修改、刪除等操作，保障原始數據的真實性。查詢和獲取電子文件時，一般通過查詢元數據和最新的電子文檔獲取。對查詢后的元數據與生成時的元數據進行校驗，檢查元數據是否被修改或信息缺失來判斷元數據的憑證性。對生成后的電子文檔，通過與原始電子文檔進行校驗，來判斷電子文檔的憑證性。對電子文件的生成、應用等過程進行詳細的安全審計，可以對電子文件的操作行為事中監控，一旦修改或刪除操作即提示告警。事后也可以通過查詢跟蹤，追溯對電子文件的所有行為。

三、保障電子文件憑證性的應用案例

天津奧的斯公司電梯維保單憑證性解決方案，是天津市檔案館用于解決電子文件憑證性的成功嘗試。奧的斯公司每天都會產生維修保養電梯的記錄，這些重要憑證，現以數據庫及PDF憑證文件的形式，托管存放在天津市檔案館。我們開發安裝了一套系統，使維保記錄不被篡改。對數據庫中的數據，使用審核工具，它能夠捕捉和存儲完整數據庫的所有數據修改，這樣能夠查到某條具體數據從入庫以來的所有改動。對PDF憑證文件，則使用一套程序，限制對PDF憑證文件所在文件夾的文件操作，只允許新建，不允許刪除或修改，同時告警。具體流程如圖2所示。

圖2所示，維修工人把維修單數據上傳至奧的斯公司數據接收服務器的同時，也把相關數據同步傳送到架設在檔案館內的數據庫服務器上，檔案館接收到數據后進行存儲備份，同時通過防火墻，將收到的數據實時架設在“天津檔案網”的服務器上，通過互聯網向客戶以及質監部門提供利用、監管，并支持下載（PDF文檔）。在整個網絡環境中，檔案館將部署強大的數據庫跟蹤審計系統以及主機安全管理系統，對數據從接收、存儲到發布等各個環節進行實時監控，通過強大的報表功能對每條數據、每個操作進行記錄，同時對相關數據進行防篡改保護。

注釋及參考文獻：

[1]陶水龍.電子檔案憑證價值研究[J].北京檔案，2014（7）：13-16.

[2]薛四新，張桂剛，李超.電子文件憑證性保障方法研究[J].檔案學研究，2013（4）：51-54.

[3]崔屏.電子文件憑證性溯源及內涵研究[J].檔案與建設，2013（9）：4-7.

[4]陶水龍，陳偉，田雷，王立.電子檔案憑證性保障的現狀分析與對策研究[J].檔案學研究，2012（1）：57-60.

作者單位：1.天津大學管理與經濟學部2.天津市檔案館3.福建暢云安鼎信息科技有限公司